略谈如何做好档案工作

李莉

摘要：本文从四个方面阐述了如何做好新形势下档案工作，一是要规范公文处理，把好公文质量关。二是要加强档案宣传力度，把好档案征集和整理关。三是要更新管理观念，加强档案现代化管理。四是要开拓思路，发挥档案作用。

关键词：档案管理  整理工作

在服务型社会的大环境下，如何进一步做好档案管理工作，深入地开发和利用好档案资源，更好地为社会和大众服务，成为新形势下档案管理工作面临的新课题，笔者根据多年的工作实践，认为应从以下几个方面做好档案工作。

一、规范公文处理，把好公文质量关。

公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案。档案是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。由于各职能部门写作人员水平参差不齐，对公文相关要求的理解存在差异，导致起草的文件质量也不一样。常见的问题有：文种使用不当，附件标识混乱，公文格式不规范等等，这些问题的存在直接影响了公文转化为档案的立卷归档。因此，办公室档案管理人员要严格按照公文处理办法，抓好各个环节的质量关，确保公文规范、准确。

二、加强档案宣传，把好档案征集和整理关。

档案的收集工作是档案部门获取和积累档案的重要途径，在档案管理中处于特殊的地位。它是档案管理工作中重要的一环，是档案工作的起点。档案的数量决定着档案工作的规模，档案的质量高低决定着档案水平，没有档案的收集工作，档案的数量和质量就无从谈起，档案的服务也是无米之炊。档案的种类繁多，形式多样，要正确处理好“有文不归”和“有文必档”的关系，要按照国家档案局8号令的要求，明确制订文件材料的归档范围和收集重点，确保把有价值的文件材料收集齐全。

（一）增强责任意识，加强档案征集工作。文件材料的收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度，取得领导重视和各部门配合外，更重要的是档案管理人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤，要爱岗敬业，尽职尽责。档案管理人员应根据文件材料来源广、范围大的特点，主动上门，跟踪收集。首先根据文件材料形成时间的规律主动收集，把握文件材料收集的主动权，把反映主要职能活动和历史面貌的重要材料都收集起来。要加强与各部门的交流沟通，避免归档时遗漏。阶段工作结束或年度工作完结，专职档案管理人员应主动上门将所形成的文件材料收集归档，把大量分散的档案资料进行加工、筛选鉴别、集中归档，从中找出规律性的材料和数据，变死资料为活信息，为开展各项管理工作服务，为各项工作提供齐全、完整、翔实、可靠、准确的档案信息资源。同时，应加强宣传，通过多种渠道、多种形式，在多种场合适时宣传档案知识和档案法律法规，特别是借新修订的《档案法》颁布之际，加大宣传力度，增强全员的档案意识，使其自觉配合好文件材料的收集和归档工作，促进档案工作的顺利开展。

（二）严格标准，认真做好档案的整理工作。档案的整理工作是一项承上启下的工作环节。在文书整理归档过程中要注意解决好三个问题。一是要准确把握文件归档的时效性;二是明确归档的重点，进行科学合理分类，提高档案的利用率。三是坚持“以我为主”归档原则的前提下，注意维护全宗的完整齐全。即不该归档的文件不混入，应归档的文件不散失。

三、更新管理观念，加强档案现代化管理

（一）更新档案管理观念。档案管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。没有档案管理观念的现代化，即使有一流的档案保护和管理设备设施，还是不能解决现有档案管理滞后性的问题，更不能在根深蒂固的传统管理观念的基础上构筑档案管理现代化的高楼大厦。

（二）推动档案资源信息化。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案利用过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效的开发利用，达到档案信息资源的社会共享。建立档案信息共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享。

（三）正确处理好传统技术与现代化技术的关系。实现档案管理现代化不可能一蹴而就，而是需要一个过程。在这个时期中，档案工作的传统技术与现代化技术、档案管理的手工操作与现代化管理是并存的。因此，我们既要积极引进现代化新技术，也要重视与传统技术有机结合;既要抓紧开展档案现代化管理工作，又要大力做好档案管理各个环节手工操作的规范化、标准化，以顺利实现向档案现代化管理的转变。

四、开拓思路，发挥档案的作用

档案的价值和作用通过服务社会取得实效来体现，档案部门必须在为党和国家工作大局服务中，为社会各界和广大人民群众 服务中找准自己的位置。要加强内部管理机制上的创新，强化竞争意识，打破“看门收摊”的传统观念。积极主动地为利用者提供咨询服务，及时了解群众需求，做好超前服务。下大力气，广辟渠道，深入挖掘档案信息资源，为经济建设和各項事业发展服好务。

（一）做好档案编研工作。档案工作人员应将社会需求作为编研选题的首要标准，从实际出发，找准编研工作与现实工作的结合点，选择一些社会需求量大，实用价值高的题材进行编研，让档案信息资源更准确、更系统、更精炼，更好地为社会提供服务。使编研工作产生最佳的社会效益和经济效益。

（二）办好档案展览。档案展览是档案收藏部门按照一定的主题，以展出档案原件或其复制品的方式，系统地揭示和介绍档案馆（室）中有关档案的内容与成分的一种具体的服务方式。要充分挖掘馆（室）藏档案资源，利用重大事件、重要活动等节点，举办丰富多彩的主题专题展览活动，让社会各界了解历史，激发人们的爱国热情和工作激情，以达到存史、资政、育人的目的。

（三）建好档案信息网站。档案是人类认识世界和改造世界的历史记录，也是人类智慧的结晶。它汇集着大量的知识，记载着丰富的信息，是一种极其重要的信息资源。档案信息数字化是时代发展的必然要求。政治文明建设的不断完善和发展，又为档案工作服务社会提供了宏观的社会环境。网站面向的是社会大众，它是人们实现信息资源共享的最便捷的途径。