新环境下人力资源和社会保障局档案管理策略研究

张俊峰

摘要：目前我国经济水平和科技水平发展十分快速，人力资源和社会保障局档案管理工作是我国的主要工作之一，档案管理有利于提高档案工作效率，节约人力、物力，使档案资料发挥更大使用价值。当前，数字化档案管理工作正呈现出加快推进、高质量发展的良好势头。不仅是对一个人各项重要资料的记录，还记载着各类企业和单位的发展状况，关系着社会生活的方方面面。档案管理工作对于人力资源和社会保障局来说是最基础性的工作。同时，随着时代的发展脚步，人力资源和社会保障局的档案管理工作也应该与时俱进，保持着先进性，便于更好的服务。

关键词：新环境;人力资源和社会保障局;档案管理

引言

随着企业受到科技日新月异的影响，更多的挑战和机遇也相应地接踵而至，企业应该始终秉持科学严谨的态度，把人力资源工作做得更好，使其促进企业可持续发展，并不断做好创新，积极更新管理制度，创新人力资源管理方式，从而在未来发挥更大的作用。人力资源和社会保障局的档案管理工作十分重要，它直接影响着民生问题，保障着社会的稳定发展。由本文分析可知，人力资源和社会保障局档案管理人员职业道德建设的方法包括：加强思想政治素养的建设、加强档案管理法律法规的建设、构建职业道德教育机制、加大监督力度和宣传力度[1]。

1人力资源和社会保障局档案管理存在的问题

1.1缺乏比较完善的档案管理制度

人力资源和社会保障局的档案种类繁多、内容复杂涉及的范围又广泛，如果没有一个完善的档案管理制度，那么开展档案管理工作的难度是很大的。档案的类型不同就应该有不同的部门进行管理，但是这种管理没有一个统一的机构设置或者说没有一个比较完善且实用的管理制度来保障，那么就会出现部门的多头管理，且部门之间缺乏有效沟通和了解，导致档案管理的工作人员没有默契且工作上配合度地下。不同部门或者机构之间对同一个档案进行了信息的收集、整合和记录的情况，会导致档案管理的负担很重，且不利于整体的档案管理。人力资源和社会保障局由于实行的是分部门分岗位的管理制度，导致各部门和各岗位之间没有一个统一的管理制度和管理方式，难免造成档案信息的遗漏或者档案信息重复的现象，这种现象的出现很大程度上降低了档案管理上的效率。

1.2人力资源配置上存在不适应现象

一些企企业档案工作人员配置存在不足。档案管理人员多数为非专业人员，理论水平和实务技能不足。同时，很多人员年龄偏大，信息化技能不足，工作热情偏低，缺乏数字化档案管理经验。与此同时，企企业缺乏高水平培训的问题亟待解决。档案管理人员获得的正规培训机会较少，不能有效把握数字化档案管理的最新动态、技能，影响了数字化档案所需要的精细化管理、纸质档案录入、系统对接等实际工作的开展。

1.3有关档案管理人员职业道德的法律缺失

当前我国对档案管理工作出台了一些法律依据，主要是《中华人民共和国档案法》，在该部法律中对档案管理工作的方法、流程、具体内容以及要求都做出了规定，同时也对档案管理工作人员的权利和责任做出了规定，也包含了一系列奖惩手段。但目前我国对于档案管理人员职业道德的法律还处于空白中，《中华人民共和国档案法》中没有关于职业道德的规定，这也使得档案管理人员职业道德的建设无章可依、无法可遵。不同与其他企业的档案管理，人社局的档案管理工作与员工经济效益方面的关联较少，不能够以此来推动档案管理人员职业道德的建设，因而对职业道德的立法也就很有必要了。

2人力资源和社会保障局档案管理有效策略

2.1进行档案管理制度的统一规划

人力资源和社会保障局要想实现档案管理制度的统一规划，首先，应对档案管理各部门进行整合。整合工作完成之后才方便进行管理制度的完善和统一性的规划管理。之后，就可以建立有关人力资源和社会保障局的档案管理体系。在体系的构建中，人力资源和社会保障局要加强和档案管理相关的部门之间的沟通和交流。有效的沟通和交流是保证默契度的前提，只有沟通到位，才能实现相互配合，才利于完成工作。从另外一个角度来讲，这也是实现了合理的配置资源和档案资源信息的共享。档案管理体系的内容牵涉的范围很广，要涉及社会生活的方方面面。其中就包括个人的档案、生育、养老、医疗和再就业等。健全人力资源和社会保障局的的管理机制，要有科学的教育、规范和奖惩机制，保证档案管理工作的实际效率。在健全人力资源和社会保障局的管理体系中，还要注重设置统一性的机构，机构的设置能够在很大程度上满足档案管理工作中所需要的专业型人才，做好岗位的明确分工，落实岗位的相关责任制度，减少工作过程中的工作失误。

2.2进行职业道德培训

数字化档案在保密和安全性方面存在很大的管理风险。因此，加强对档案管理从业人员的职业道德培训十分重要。应组织档案管理从业人员全面学习档案法、保密法、网络安全法等方面的法律法规，增强法律意识。组织开展职业道德培训活动，使其在数字化档案管理中自觉遵守保密、安全、服务等各种责任，在日常工作中严格落实数字化档案的保密、风控等要求，规范档案整理、入档、管理、借阅、服务等工作行为，严防档案信息流入未经允许的范围，造成失密、泄密、篡改等不良现象。

2.3提升信息化建设水平

第一，企业在建立电子信息化数据库系统的时候，需要从自身发展需求入手，在此基础上，将人力资源档案信息进行全面的收集和完善，结合档案管理工作的实际需要，对数据库中的档案信息分类建档，做到管理的动态化，并在日常工作中，及时更新数据库内容。另外，在大数据等信息技术的支持下，挖掘深层次的数据信息，对数据信息资料进行总结，找出特定的规律，让档案管理工作可以提升自身的工作质量和效率;第二，人力资源档案信息数据库是非常重要的，其安全性应当受到重视，为此，相对应的借阅制度要更加严格，安全管理标准和职责要更加明确。

2.4加大监督力度和宣传力度

尽管很多人力资源和社会保障局为档案管理人员职业道德的提高提供了机会，但职业道德的提升本身还是靠档案管理人员的自觉性，这就导致一些档案管理人员不重视自身职业道德的提高，因此还需要有力的监督机制。监督机制的完善需要从内部和外部两个方向上入手，如内部可以构建考核机制，定期开展档案管理人员职业道德考核，同时要明确考核标准和考核制度，结合评价体系对现有档案管理人员的素质做出评价，发现其职业道德方面存在的缺陷，进而开展针对性措施;而对于外部监督机制，则是由人社局的上级直接对档案管理人员职业道德建设进行监督，还可以让群众进行监督，收集群众对檔案管理人员提出的意见，规范档案管理人员的职业道德[2]。

结语

目前我国经济发展取得了较大突破，企业内部也在进行深化改革。与此同时，我国科学技术发展迅速，信息技术在很多行业和领域都得到了广泛应用，并取得了不错成效。对于企业人事档案管理工作而言，可以将先进技术应用其中，提升档案管理工作的规范性，同时也有助于提升企业整体管理效率[3]。

参考文献

[1]王庆丰.新形势下人力资源和社会保障局档案管理工作策略研究[J].卷宗，2019（04）.

[2]郎方.新形势下人力资源和社会保障档案管理[J].区域治理，2019（50）.

[3]张娜.新时期提升人力资源档案管理工作的策略[J].办公室业务，2020（04）.