档案数字化的原则及安全控制

罗红丽

摘要：数字化档案管理可以提升档案管理的质量、安全和效率，进而解决出现档案管理的多种弊端，本文从档案数字化的原则、问题出发，探讨了如何做好档案数字化管理工作。

关键词：档案数字化;原则;措施

引言

数字化技术的优势在于能夠整体化地将档案信息做好记录，建设更加规范化和标准化的应用软件管理模式，确保档案的收集、整理、保管等各个环节都能维持科学的模式。在统筹规划要求下，数字化运作模式能够帮助档案管理部门更新现有的工作模式，强化业务监督和信息预测，确保各项流程的操作符合工作要求。

1、基本原则

从基本原则来看，需要从业务角度确定数字化技术的应用要求。未来的档案从生成——存档——利用的环节当中，需要考虑到业务层面、数据层面、性能层面的要求，满足基本原则。

数字化加工扫描设备将成为长效机制建设过程当中的重点，目的在于集中、一次性地将库存的关键档案信息进行数字化处理，必要时选择一些专业的数字化设备并配备技术人员参与到各项工作当中，结合档案工作岗位的特定能力要求，逐步构建数字化管理平台实现信息化管理。在档案部门的直接管理之下，可以委托服务单位提供设备、人员，将需要保存的电子档案全部至定制开发的数字化系统当中，完成图文数据的全方位应用管理，有效地配合现阶段的业务管理办公系统，在功能层面上满足实际要求。

2、档案数字化建设的问题现状分析

2.1档案数字化建设的管理系统存在漏洞

档案管理工作离不开信息管理系统的建设，但由于数字化管理系统缺乏相应的科学管理标准，信息资源混乱，再加上档案管理软件在信息储存方面存在落后性，导致信息安全存在漏洞;信息技术的不断变革在20世纪90年代中期至20世纪末形成了单机与局域网结合的档案信息化人才服务信息化建设，也会直接影响档案数字化建设管理系统的安全。

2.2数字化档案管理进程较慢

社会科技的快速发展，终端技术的运用替代了手工立卷，档案载体具有很大转变，电子载体不断加多，非纸张载体以及纸质载体的档案都是档案管理的主体内容，新型载体、新型类型档案资料的出现为档案管理工作添加全新的内容。以

2.3具体管理推进中存在不规范、无标准问题

当前，数字化档案管理工作虽说得到了一定程度的开展，但是，也存在形式大于实质的问题，还没有完善的数字化档案管理工作流程。特别是在立档、入档、管理、使用、服务等各个环节缺乏明确的工作标准和严格的程序要求，影响了数字化档案管理工作的实际成效。

3、档案数字化建设安全管理措施

3.1突破以往的管理理念

打破以往管理思维，提高数字化档案管理的充分重视，就必须要进行全方位的普及宣传，确保相应工作人员可以正确认识数字化技术的必要性以及关键性。各个部门对于档案的理解有所区别，要通过各个部门的工作属性，设立相应的宣传方案，从而提升宣传成效。不断进行宣传活动外，还需要分批次组织相关人员进行数字化档案管理的参观，经过近距离体验，充分提高工作人员对于数字化管理的认识，进而提升各部门对于档案数字化管理的配合。

3.2加强档案管理队伍的综合素质

加强档案管理工作团队的综合素质是十分繁琐的工作，首先针对当前的管理工作人员展开业务考核，之后按照考核结果对管理团队进行重新建立，把业务水平较高的人员放置在关键职位上。培训是提高业务能力的主要策略，按照考核的最终结果对有关人员进行相应的培训，有助于提高管理团队的整体水平。并且，管理机构要通过当前人员结构，针对薄弱环节展开人才引入，经过此种模式可以在较短的期限内对管理团队整体结构展开合理优化。

3.3以严密的档案整理确保档案的安全性

档案整理需要在特定的空间、时间完成，对保密性强的档案还应在封闭的空间由特定的人员操作完成，不允许外人接触，也不允许档案上网。对安全系数高的档案，要在专用电脑上完成数据库的建立。数字化档案依靠的技术都是计算机以及相关电子设备，档案管理室要达到防潮、防水等要求，必要时配备相应的除湿机、空调等设备，确保档案保管环境合格。尤其是在数字化的过程中，要注意对网络的管理，禁止外网入侵，注意防范病毒，确保档案不泄漏。档案管理人员进入档案保管室都要通过人脸识别、指纹识别等方式，确保身份的真实性。同时，要在数字化存储上做多手准备，在不同的设备上多次备份。

3.4以先进科技提高档案管理的安全性

在档案数字化建设中对网络防火墙的构建尤为重要。电力企业与技术公司要在系统的安全性能保障上下功夫，在防火墙搭建、操作系统安全等方面入手，在技术上做更多的探索和突破。技术公司可以尝试数字化加密方式，在最大程度上提升档案管理的安全性。对公开性档案和保密性档案采取不同的加密方式，只有从多个环节对档案信息进行保护，才能确保档案数字化管理水平的提高，确保档案信息更加安全保密。

3.5加强宏观层面的安全管理

数字化档案信息的安全保障工作是一项复杂而繁琐的工作，其不仅需要强大的技术手段支持，还必须要有一系列的安全管理保障来支撑。因此，想要真正形成有效的数字化信息安全保障体系，还必须要进行有效的安全性管理保障建设。在安全性管理保障建设过程中，可以从宏观的层面进行管理。比如，建立健全信息安全管理机构，形成统一高效的档案信息管理思想，形成稳定的档案信息管理领导工作小组等，提升档案信息安全管理工作的整体把控水平。

4、结语

数字化档案管理有利于提高档案工作效率，节约人力、物力，使档案资料发挥更大使用价值。当前，数字化档案管理工作正呈现出加快推进、高质量发展的良好势头。搞好今后的数字化档案管理工作，需要综合考虑软硬件配置、管理标准化、人力资源培育等因素，统筹推进，科学施策，使数字化档案管理工作在经济社会发展中起到更大的作用。

参考文献

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