信息技术环境下高校财务档案管理路径分析

侯潇

摘要：在信息技术快速发展的影响下，互联网与民众生活工作的融入度显著提升，各行各业开始落实信息化建设，推动了各行业工作效率的提升，适应了快节奏的工作生活模式。在教育行业飞速发展的背景下，高校信息资源不快扩大，使得高校档案管理的难度有所提升，财务档案作为高校档案的重要构成，伴随着高校运行模式的变化，财务档案管理的复杂度亦有所提升，信息化建設成为优化高校财务档案管理的重要手段。对此，本文将对信息技术环境下高校财务档案管理优化路径进行探析，以促进财务档案管理质量的提升，维护高校的稳定发展。

关键词：信息技术;高校;财务;档案管理;路径分析

财务档案管理作为高校档案管理的重要门类之一，集中反映着高校管理状态的关键数据资源，主要涉及建设项目、教学活动以及科研活动等多环节，包含交易记录、财务报表以及财务申报书等多项资料。特别是在教育改革的影响下，高校财务档案的内容复杂性与多样性有所提升，财务档案管理的信息化建设成为提升高校财务档案管理的重要手段。对此，本文将从概述、问题以及措施出发，对信息技术环境下高校财务档案管理进行探析，旨在通过强化对高校财务档案的特点与财务档案管理信息化建设价值的了解度，提升高校对财务档案管理信息化建设的重视，并以财务档案管理的现状为出发点，对其创新优化路径进行探析，以促进高校财务档案管理效率与质量的提升。

1、信息技术环境下高校财务档案管理的方向

在教育改革的影响下，高校规模与师生容量逐步扩大，再加上教育模式的变化，使得高校财务支出有所增加，所产生的数据量亦有所增加，使得高校财务档案管理的难度有所提升，而了解财务档案的特点，则是高校财务档案管理优化的重要征程。整体而言，高校财务档案的方向，主要表现为：

1.1真实性控制

高校财务档案包含交易发票、凭证等多项信息资料，真实反映着高校的资金流通与往来情况，使得高校财务档案具有真实性的特征。一般而言，高校财务档案资料具有不可更改性，对此，在财务管理过程中，应当保障财务数据与实际交易状态的一致性，清晰明了的反映高校财务往来的实际情况。

1.2利用性控制

高校财务档案是高校后期审核工作的重要数据参考，是提升高校运营科学性的重要数据支撑，由此，高校财务档案应当具有可利用性特征。从财务档案管理的角度出发，应当重视财务档案的可利用性的控制，通过建立审核机制与财务凭证查询平台的方式，促进财务档案可利用价值的提升。

1.3专业性控制

在财务管理中，涉及较多计算公式与专业名词，具体表现为财务收支票据、财务核算凭证等内容。其中财务收支票据主要包含公共活动费用清单、学费交易凭据、设备采购清单、科研资金清单以及建设费用清单等多项内容，财务核算凭证主要包含工资清单、节日福利清单以及银行往来对账清单等多项内容，由于财务档案内容的特性，使得财务档案具有专业性特征。在高校财务档案管理过程中，应当强化对财务档案专业性的控制。

2、信息技术环境下高校财务档案管理的现状

在信息技术快速发展的影响下，高校档案管理信息化建设逐渐步入正轨，目前，核算管理、报账管理以及财务预算管理等已逐步实现信息化，但是，在处理经济业务事项时，仍采用传统纸质档案管理模式，而随着高校规模的扩大、经济业务频繁度的提升，使得传统档案管理模式的不适应性有所提升，推动了高校财务档案管理的建设步伐。但是，当前高校财务档案管理仍存在以下几方面问题：

2.1硬件配置不足

相较于传统财务档案管理而言，信息化财务档案管理对平台、系统的依赖度较高，使得信息化建设的前期资金投入需求量较高。但是，在实际的财务档案管理信息化建设过程中，由于重视程度不足，使得信息化建设缺乏必要的思想与资金支撑，陷入硬件配置不足的情况。再加之，部分高校财务部门并未设置专门档案室，资料存放较为凌乱，并未满足财务档案管理的保存需求，使得财务档案数据的完整性与全面性受到影响，进而提升了财务档案管理信息化建设的难度[1]。

2.2管理机制不全

信息化财务档案管理机制是提升财务管理有序性的重要路径。信息化财务档案管理与传统财务档案管理的工作模式、流程具有较大差异，但是，在实际的运转过程中，高校重视财务档案管理流程、内容以及模式的转变，却并未制定影响的管控机制，使得财务档案管理缺乏必要的约束与管控，进而导致信息化建设的落实质量偏低。

2.3保障措施不当

传统财务档案以纸质为媒介，环境因素与人为因素对传统财务档案管理质量的影响力较大，易出现字迹消退等问题的影响，出现财务档案完整性不足的问题。而高校财务档案信息化管理以平台、系统、u盘等为媒介，提升了财务档案管理的便捷度，但是，信息化管理模式会受到病毒与黑客的攻击，而部分高校的保障措施有所欠缺，增加了数据信息篡改、盗用等问题出现的可能性[2]。

3、信息技术环境下高校财务档案管理的落实

从问题的角度出发，应当重视硬件配置、管理机制以及安全防范等方面的控制优化，具体表现为：

3.1提升管理意识，重视设施搭建

高校财务档案管理主要涉及档案管理人员、高校领导层等主体，两者的意识将直接影响高校财务档案管理信息化建设的落实，对此，高校领导层与管理人员应当强化对信息化建设的重视，严格按照相关规定，予以档案管理人员相应的培训，提升财务档案管理人员对信息网络、档案管理以及财务信息的认知，并通过配置扫描仪、高拍仪、监控设备、防盗门、防火门、复印机、操作系统、服务器以及打印机等硬软件设施的方式，为财务档案管理信息化建设创造条件。

3.2优化管理机制，提升管理质量

高校财务档案信息化管理机制，应当包含监督制度、流程机制以及数据备份机制、责任机制等多项内容，其中责任机制应当对财务档案的收集、立卷、归档、移交等工作职责进行细化分配，方便追责。流程机制应当对财务档案管理的保管、查阅使用等流程与环节进行优化，以促进财务档案管理有序性的提升。监督机制应当对财务档案管理人员的工作流程与行为进行监督，以促进财务档案信息化管理的标准化发展[3]。

3.3落实安全防控，提升系统安全

针对于安全防控优化，应当注意：一是人员意识，高校应当重视财务档案管理人员安全意识与风险意识的培养，引导管理人员对财务档案的采集、传输以及保存的安全保密控制，并通过划分程度等级的方式，促进财务档案安全管理效率的提升;二是防控机制，首先应当引导管理人员“一式两套”，降低档案丢失风险，并通过优化访问权限、防火墙技术、认证技术、系统修复管理的方式，保障管理系统的稳定性，进而达到提高高校财务档案信息化管理的成效[4]。

结束语

综上所述，财务档案管理作为高校档案管理的重要构成，是高校资金运用管理的数据支撑。在信息技术环境下，信息化建设成为财务档案管理优化的重要路径，在优化过程中，应当重视安全防控、管理机制以及人员设备管理等方面的优化，以促进财务档案管理信息化建设的优化落实，进而达到提升财务档案管理有序性的目标。

参考文献：

[1]侯建华.高校财务档案管理模式创新探析[J].唐山师范学院学报，2021，43（03）：158-160.

[2]张焱.信息化背景下高校财务档案管理分析[J].中国管理信息化，2019，22（17）：41-42.

[3]涂小丽.浅析高校财务档案管理信息化建设[J].农村经济与科技，2019，30（13）：323-324.

[4]宋晓淳.高等院校财务档案信息化管理模式分析[J].才智，2019（18）：231.