工程档案收集归档的问题与对策探讨

郭星辰

摘要：工程档案主要指的是工程项目从前期准备、中间实施、结尾验收等环节中所保存下来的具有较大利用价值的文字信息、影像视频以及数字图表等不同的记录资料。要想让工程档案发挥出其应有的作用和价值，就必须要保证档案信息的齐整性和精准性。本文主要结合目前工程项目及档案管理的实际情况，重点分析了工程档案收集归档过程中出现的问题及解决问题的基本对策，希望此次研究能够对工程档案工作的开展提供有价值的参考意见。

关键词：工程档案;收集归档;问题及对策

1.工程档案收集归档的问题

1.1缺乏多样性的收集归档载体形式

很多建设单位都是在工程最后的竣工阶段才明白需要提前做好工程档案的专项验收的相关准备工作，这时才开始联系本单位档案部门，联系上级档案验收组织部门，档案部门介入的时间晚，因此档案专项验收都存在突击收集、突击整理、突击验收的情况，往往就只顾上必需的基本纸质文件材料的收集归档，声像、电子档案等特殊载体文件材料未能积累和收集归档。

1.2缺乏完善的收集归档内容

存在的问题主要是项目前期的报批文件欠缺或者是复印件、初步设计和专项设计文件收集归档不全，工程建设管理有关规章制度、办法未归档，工程建设协调的重要专业会议文件材料归档不全，重要合同、协议未收集或收集不全，重要设备随机资料、招投标文件、购置手续归档不全，概算、预算、决算及建设计划等文件材料归档不全，监理资料归档不全或编制不规范，工程整体竣工验收文件材料欠缺等。特别是工期长的工程建设项目，经过多年建设，人员多次更换，收集归档内容不齐全问题尤为严重。

1.3缺乏规范的目录、页码编写形式

一是装订成册的资料没有册内目录，或者目录只简单罗列本册资料的主要内容，而没有标注其所在页码。二是页码编写不规范，因为成册资料包含的内容多，由许多个小材料组合而成，组卷单位在组卷时往往会把各个小材料打印好，再由复印部统一装订，因此资料里面的页码都是各自成一小段的，不是连续的页码;还有就是夹进去的图表、说明书、合格证等零散材料，没有页码;最后是资料装订好后，又增加了部分材料，增加的这部分材料也没有页码，造成整册资料页码不连续。

1.4竣工图签章折叠不规范

从原则上来讲，竣工图上的竣工图章都是由施工单位进行加盖的，是在施工与监理单位的共同确认下进行签字的。竣工图问题一般都会表现出以下几个方面：第一，图纸上未加蓋有效的竣工图章。按规定，即使是施工时未做任何变动的施工图，做竣工图归档时也要加盖竣工图章，否则，就不能认定是竣工图，没有相关单位和人员的签字，如果日后有工程质量问题，将无从问责。第二，竣工图章不规范。有以下几种情况：其一是竣工图章太简单。只是简单刻制一个“竣工图章”或“竣工”字样的印章盖上充当竣工图章。其二是竣工图章填写不规范，手签的完全是一个人的字迹，不是由相关责任人员分别签字的。其三是把所有责任人员签字都刻到竣工图章里面直接加盖到竣工图上。这样的竣工图章对责任追究是完全无力的。

2.解决工程档案收集归档问题的对策

2.1加强工程档案的归档要求和质量审核

要想有效解决竣工图、竣工资料以及监理资料中所出现的质量问题，就需要工程建设单位将工程档案的质量审核要求及归档要求等利用文字的方式确定下来，而对于归档时间、归档份额及相关内容等利用复印的方式确定下来，其主要目的是为了能够确保归档资料的清晰程度，并且这些内容还需要罗列在施工合同与监理合同中。对于施工单位来讲，必须要提供出齐整、规范且质量合格的竣工档案;对于监理单位来讲必须要尽到严格监督和审核竣工档案的职责，并且还要能够提供出满足质量审核需求的监理资料，只有做到以上几点，才能进行工程及监理费用的结算。工程档案质量作为权衡工程质量的关键性依据，必须要将其纳入到工程质量的管理程序中来。

2.2加强工程建设项目档案培训和管理

一是加强工程建设项目档案的业务培训和指导。档案验收组织单位可以建立建设项目档案验收专家（人才）库，对工程建设单位进行建设项目档案的业务培训和指导。开办建设项目档案管理培训班，参加单位不仅要有建设单位的档案部门，也要有建设单位的工程管理、合同管理、设备管理、招投标管理等参与工程建设的相关业务部门，还要有设计单位、施工单位、监理单位等参建单位，对他们进行建设项目档案收集、分类、整理、验收等相关业务培训，并进行定期的业务指导。二是严格落实工程建设项目档案管理登记备案制度，有建设项目的建设单位要按要求提前申报备案，加强验收组织单位对建设单位建设项目档案的管理，以便档案部门提前介入，及时指导建设项目文件材料收集归档工作。

2.3建立健全工程档案收集归档制度

要将“三纳入”“三参加”“四同时”的制度进行严格落实，因为此项制度是确保工程档案资料完整的重要前提。第一，要先贯彻落实好“三纳入”制度。对于工程施工单位来讲，不仅要将档案工作纳入到领导级别的议事日程中，还需要将其纳入到工程建设管理与岗位人员的职责当中去。第二，要贯彻落实好“三参加”制度。就档案部分来讲，不仅要加入到工程建设的计划会与平衡会中来，还要加入到竣工验收会及设备开箱会中来，这样可以为工程档案的收集归档提供有效的业务指导。第三，要贯彻落实好“四同时”制度，工程档案工作不是只落实在工程建设的某一个阶段，而是需要向其贯彻落实在建设过程中的各个阶段，确保同时开展。

2.4工程档案的管理和保密

对于工程档案来讲，其包含的内容大多都是与工程单位相关的比较重要的一些的档案信息，这些档案信息的最大价值不仅在于其信息内容的含量，还在于对建设单位的建设意义，甚至对国家的发展进程也具有非常重要的促进作用。所以，对于此类档案信息必要进行的妥善的保存和管理，而保管场所不能仅仅局限在办公室或者一些其他的办公场所，而是需要将其保存在能够满足国家相关标准的场所，当然，在保存过程中，必须要做好以下措施，即防盗措施和防潮防热等措施的处理。由于工程档案的保存工作具有非常大的重要性，所以，在选择工作人员方面，必须要让其具备一定的专业技能和先进的专业知识，能够在保存那些较为重要的档案信息方面采用相应的工作手段。因此，总结为档案保存程度的好坏与工作人员的专业技能及职业素养水平等具有非常紧密的联系。另外，档案收集归档人员还需要注意档案的信息的保密性，坚决不允许出现信息泄露的现象。

总结

工程档案收集归档是档案规范整理的前提和基础，是档案专项验收的必要条件，而档案专项验收又是工程竣工验收的必备条件。由此证明了档案收集归档工作在整个工程建设中发挥着非常重要的作用。所以，要想确保此种成效的有效开展，就需要相关工作人员能够及时发现其中存在的问题，并做好相关问题的记录和保存，只有这样为工程建设项目的顺利竣工及验收提供重要保障。

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