事业单位档案管理中信息化建设的问题及解决措施

代伟 周杰

摘要：事业单位在我国经济社会发展中发挥着重要作用，新的时代形势下，事业单位的发展面临新的挑战，为实现事业单位的良好稳定发展，需要加强各项管理工作，档案管理是事业单位管理的重要环节，直接影响事业单位的运营和发展。需要积极采用先进技术手段，将信息技术引入到档案管理工作中，来提高档案管理的效率和质量，为事业单位的发展提供保证。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

引言

档案管理是事业单位工作的重要组成部分，做好事业单位档案管理工作，可以为做好有关社会服务工作，造福广大人民群众提供更好的档案服务。在新时代，为做好事业单位档案管理工作，应进一步明确工作中存在的主要问题，采取有效的优化对策，尽快加以解决，推动事业单位档案管理工作。

1新形势下事业单位档案管理特点

在事业单位中，档案管理规范化意味着对事业单位内部事务、人员档案的收集与整合都标准化、科学化、体系化，有助于提升事业单位档案管理的质量和水平。目前就我国事业单位的档案管理现状而言，存在许多不规范、不标准的地方，亟待进一步的优化、发展。在资料信息数字化发展背景下，事业单位内部的档案资料也由以往的单一文本资源转变为多元化资料，如视频资料及软件资料等各种不同的类型，这些资料不同于传统的纸质资料，在收集及整理方面都会使档案管理工作面临新挑战。同时，在当前信息暴增背景下，有关新产品、新事物及新理念都有着越来越快的更新速度，产品寿命也越来越短，这就导致档案管理工作内容不断增加，在这种情况下若不能及时改变档案管理模式，则无法适应当前的时代发展需求，因而需要实现事业单位档案管理创新。

2事业单位档案建设信息化建设的问题

事业单位档案信息化管理依托信息技术发展，档案信息化管理建设受到多种因素制约，相比其他部门信息化建设发展迟缓，当前档案信息化管理建设主要目标是实现信息存储数字化、信息开发智能化，使事业单位档案显示其潜在价值。事业单位信息化建设要求不断整合内部资源，目前大部分事业单位掌握信息处理收集方法，以电子形式把信息提供给各部门分析利用，不同部門方便获取信息，档案管理信息化利用电子技术进行资源综合收集，提高档案管理水平。当前事业单位档案管理信息化建设取得很大成效，但由于多种原因仍存在不少问题，主要表现为保密工作审批繁琐，大量人工电话催还档案资料，借还档案资料登记工作量大等。事业单位档案管理制度不健全表现为缺乏档案监督制度，事业单位档案信息化管理虽然建立规范的流程，但监督方面未提出明确方法。缺乏外部监督机构，不能对档案工作人员形成有效监督，导致档案管理存在不规范问题。现有档案管理制度涉及领域不全面，事业单位对档案管理开发重视不足。

3事业单位档案管理中信息化建设的措施

3.1完善基础设施，推动数字化进程

加强档案信息化基础建设，加大对于软件和硬件设施的投入，为档案信息技术应用和档案信息资源开发提供必需条件。在硬件方面，要严格按照技术使用标准配置必需的计算机、扫描仪、刻录机、服务器等设备，严把采购关，加大在资金方面的支持。在软件方面，按照“满足当前应用需要，预留后续发展空间”的原则，建设符合机关事业单位档案管理特点的应用系统和实现共享的平台，推动数字化建设进程。

3.2优化人才队伍

由于档案管理人员整体素质与档案管理水平息息相关，因此，我们要提高档案管理人员的创新意识，明确自身职责，提高在实际工作中的责任意识。认真努力的开展档案管理工作。同时还要重视档案管理人员的培训，努力提高档案管理的专业知识和专业技能，使其能够熟悉运用现代化技术，全面提高档案管理信息化的水平。

3.3丰富档案管理方法

在档案管理中，资料收集是一个重要的基础环节，在这样的情况下，信息化建设要做到紧密连接，确保每项档案工作能完整、准确收集。进入信息时代，单位因为资料繁多、有大量的数据，但是因为档案资料牵扯到的环节较多，档案储存还存在一定差异，这就要求档案管理人员对档案进行分类管理，确保后期使用资料的准确和快捷，提高档案资料的利用率。对于电子档案，档案部门有电子档案的控制权，这样可以为后期资源的开发提供支持。为了加强档案管理工作的质量，档案管理者应拥有熟练的操作技能，满足档案管理工作的实际需求。档案信息化建设不能只停留在口号上，需要档案管理工作软件的支持。在电子档案管理中，档案数量增加的情况下，档案部门应在软件中选择适合的电脑管理档案软件，加强系统的开发，提升档案管理工作的质量。

3.4推进文档一体化管理

以往的档案管理工作主要是以分离式管理形式展开。但是根据如今的具体情况，这一档案管理形式已经无法满足现今工作的要求。在传统档案管理模式下，档案管理和文档管理之间实际上是互不影响且互相脱离的状态，这种档案管理形式的主要不足体现在：常常会造成档案管理工作重复进行的状况，这会使整个档案管理工作出现大量的人力、物力的浪费。因此，依据信息化创新建设的发展需求，通过档案信息化建设持续推进文档一体化管理则成为关键所在。其中，应当将文档一体化管理作为档案信息化建设的关键工作来开展。在此过程中，档案馆可以通过计算机技术真正实现档案管理及文档管理的云端储存，继而再安排档案管理人员凭借信息化储存真正完成档案一体化管理。

结语

新时代，事业单位档案管理工作应站在新的起点和高度，更新管理理念，分析和研究档案管理工作中存在的突出问题，创新档案管理模式，优化档案管理机制，大力推进档案管理信息化，为事业单位业务工作的发展、满足人民群众的社会服务需求，提供更好的档案服务。

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