关于质量管理体系内审问题的思考

摘要：质量体系从初建到正常运行，是很艰难和漫长的过程。在整个运行过程中，可能会遇到文件规定与实际脱节、流程规定不切合实际、部分要求难以达标等问题，最终导致文件是文件、规定是规定的两张皮现象。本文通过对现行质量体系文件执行情况进行总结、分析，提出改善措施和建议。

关键词：体系文件;执行力;方法

一、现行质量体系文件执行情况分析

1、引用建立质量体系文件，缺乏自身要求转化。

公司现行质量体系管理文件大多引用于总公司及其他事业部的文件。在引用的同时缺乏深层次的理解。对引用文件的内容缺乏“适用性、可操作性”的评估，没有做到充分转化，而是一味的制定“要求”，导致文件规定不利于执行，脱离实际，导致质量体系文件裹足不前，形成了“两张皮”情况，从而影响质量管理体系文件的执行力。

2、体系文件审批前的“会签”不充分。

在体系文件初步定稿后，一般以电子版形式将文件转发到各部门进行会签，但经过电子版会签的文件，在运行过程中经常出现一些不必要的问题，甚至有相关部门不清楚文件的管理要求等。反馈的大部分问题应该在文件会签时提出，并得到有效、合理的纠正或调整。

3、体系文件培训及效果验证不到位。

目前，公司体系文件编制审批完成后，我们针对文件的重要程度及质量体系运行过程中出现的问题，组织相关部门人员进行文件集中宣贯。文件宣贯主要为口头宣读，缺乏针对性和实例说明。而文件仅靠口头宣读是远远不够的，因为各级人员对文件规定的理解程度的不同，导致质量体系运行过程中经常出现执行效果偏离的情况。

目前，体系文件培训效果验证是针对个人进行某个问题的提问或考试，验证的内容缺乏针对性、系统性，不能及时有效地判定出相关人员对体系文件的掌握情况。往往在体系文件运行一段时间后才能发现，已得到培训效果确认的相关部门、人员依然出现文件理解不到位的情况，最终导致执行不到位。

4、质量体系运行缺乏案例剖析、宣贯。

5、对违反体系文件操作的考核力度不足。

二、改进与建议

1、明确质量职责。

“职责和权限”是质量体系良好运行的“轮子”，是各部门在质量管理活动中应承担的义务、责任和权限的根本。明确质量职责是保证质量体系有效运行的基础，将每份质量体系文件落实到相应的部门、岗位，从而更好地保证、提高质量体系文件的执行力。

2、确保质量体系文件的可执行性。

体系文件是指导我们日常工作的标准性文件，是质量体系稳定、良好运行的基础。所以，在体系文件编制过程中，相关人员应根据公司质量管理的现状，结合公司质量管理的发展目标及工作要求，编制合理的质量体系文件，应重点考虑文件的适用性、可执行性、全面性。能够真正起到规范管理的作用，帮助质量体系良好运行。

3、进行有效的文件会签。

质量体系文件会签看似不重要，可在我看来确是非常重要和关键的一步，因为质量体系的有效运行，靠的是我们每个部门的共同配合，相互协作完成的。若某个质量系统性流程不能得到合理、有效的识别与认可，可想而知，在实际运行过程中的效果一定不会良好。

“会签”的过程，就是质量体系文件理顺的过程，各相关部门负责人应根据实际运行提出合理化建议。对于各部门提出的建议，应逐一进行总结、分析，最终确定适用的文件规定。

4、体系文件应做到有效宣贯、培训和效果验证。

良好的体系文件在于良好的执行效果。每份质量体系文件规定都应在相关范围内得到识别、理解和执行。

我认为，培训工作更重要的应该是告诉员工“为什么要这么做”。

在体系文件宣贯的同时，我们应突出每个文件的重点环节及流程接口处的培训。除文件宣贯外，还应编制1-2个质量流程案例，进行实际模拟运行并进行流程讨论、分析，应让员工知道“应这么做”和“不应这么做”的道理与重要性，必要时还应进行一对一的培训。这样可加深相关人员对文件规定的理解程度。

对于质量体系文件培训效果的验证，我认为除了日常的提问、考试外，还应结合质量体系文件的运行周期进行现场实际执行情况确认，检查文件规定的相关环节是否得到落实，实际运行流程是否与文件规定保持一致，是否存在差异等。

我认为质量体系文件培训的效果评价不应该是针对某一个人或某一个部门，而是质量体系文件本身的要求是否得到落实和执行。培训效果的好与坏，应与文件规定的落实和执行情况相适应。

5、领导作用，全员参与

质量体系运行过程中，员工对体系文件规定的理解存在独立性、选择性、多变性，如何才能统一大家的思想？

质量管理原则中提出了“领导作用”、“全员参与”，我的理解是：领导应确定质量管理的统一方向，明确不同岗位人员责任和权限;“全员参与”并非“一哄而上”，应将“职责和权限”分解到人、岗，分工、分责、分权，各级人员都应充分参与质量管理，只有充分参与才能带来质量提升。

6、质量体系案例剖析、宣贯

质量体系文件良好运行是一个艰难又漫长的过程，而质量体系运行是否良好，最终体现在产品的合格率、质量目标的达成度、内外部质量信息反馈等方面。我们应利用质量体系运行的结果，积极寻找出典型的违反质量体系流程操作的案例，并从人、机、料、发、环、测、信等环节进行逐一剖析，最终确定问题点发生的主要原因。

为确保类似质量问题不再发生，我们应对质量案例剖析结果进行公示，起到警示作用，除以以外，我们还应组织相关部门、人员进行案例宣贯、教育，确保相关责任人了解问题发生的主要环节及原因，并对正确的方法及文件规定进行宣贯、培训，以提高质量意识，确保违反体系文件的行为得到纠正。

7、严肃体系文件执行要求，实行质量奖惩鲜明对比

制定质量体系管理规定是为了对“过程”进行有效监控，有效预防产品质量问题。

而再好的质量体系文件若得不到落实和有效执行，将给产品质量管理带来极大的隐患，甚至导致批量性质量问题。

对于生产过程中出现的违反质量体系文件操作的行为，我们应给予指导、纠正。但对于不重视、不执行质量体系文件规定的行为应进行严肃处罚;对于按要求执行体系文件管理规定并提出有效建议的行为应给予表彰奖励，通过合理的质量奖惩，促使员工自觉执行公司各项质量管理规定，从而构造良好的质量氛围。

结束语

质量体系的良好运行贵在坚持，体系文件执行过程中会遇到诸多的不习惯和抵触，从管理者到执行者，再到每位员工，想要改变他们的各种不习惯，除了做好指导和纠正外，我们还要常抓不懈。只有不畏艰难、不惧抵触、坚持不懈才能让不习惯成为習惯、成为自然，才能让体系运行更流畅。

作者简介

赵秋芹（1986.08-）女，汉，本科，助理工程师，研究方向：质量管理体系。