大数据下的事业单位人力资源档案管理创新(1)

那立伟

摘要：大数据时代是社会科技信息发展的产物，数据信息呈爆炸状增长，在这样的大背景下加强人力资源档案管理刻不容缓。因此，相关部门和工作人员应该重视档案的重要性，从内而外改善传统档案管理存在的弊端，为其长远发展打下坚实的基础。

关键词：大数据;事业单位;人力资源档案;管理;创新

前言：人力资源档案管理是保证事业单位正常运行的重要前提，在大数据时代下，人力资源档案管理所面临的挑战很多，只有直面这些挑战并切实解决问题才能在市场中占据有利地位。因此，要制定科学合理的档案管理制度，运用多元的档案管理方法灵活应对这些挑战;强化对人事档案管理的重视，有效地完善人事档案电子化管理制度，构建现代化的管理系统，加大对档案数字化工作的投入。只有真正认识到人力资源档案管理的重要性，并从内到外加强档案管理工作，才能在未来发展中持续保持优势。

一、将电子档案融入事业单位中的优势

（一）更加方便和快捷

作为事业单位中最基础的工作，电子档案的管理实际是通过利用计算机技术来更好地减轻工作人员自身的劳动强度，并有效地提升管理的效率。电子档案的出现不仅可以直接降低档案传递的成本，更可以提升网络传输的速率。多数电子档案内部的信息内容都更好地集中在了一起，这样可以防止在传输的过程中出现遗漏的现象。又因为多数电子档案信息和介质都直接被保存了下来，最终提升了保存档案的安全性。

（二）提升档案信息的利用率

多数档案管理工作的最终目的都是为了更好地提升信息开发的效率。专业的工具内部不仅需要拥有充足的信息量，更需要具备较为完善的文档内容。在传统纸质档案中，多数卷宗都是纸质的。工作人员只能够根据自己的理解来整理卷宗，所以文档内部的内容实际很难直接被统一起来，最终也就会影响档案的质量。但是，电子档案的出现可以更好地提升档案管理的实际效率，并让工作量得以减少。于是，更多的工作人员自然也就能够有更多的时间进行档案管理，最终更好地提升了档案利用的效率。

二、存在的问题

（一）管理设备配套滞后

在进行档案管理数字化建设时，很多人并没有对档案管理工作提出更多的要求，但是在数字化管理的过程中多数需要借助合适的网络设备，更多管理人员不太重视档案管理的工作，更没有在管理的过程中融入合适的配套设备。因此，只有将合适的数字化策略更好地融入实践工作中，才能够更好地提升管理的效率。

（二）档案管理工作者素质有待提高

在传统模式下，档案管理的模式都是以纸质的形式出现的，在实际进行现代化管理时都需要对计算机和其他不同的管理系统有一个全面的了解。但是当下诸多管理人员没能更好地提升自身的素质，很多管理人员都不能够了解系统使用的方法，最终实际都会降低管理的效率，从而降低了档案管理的数字化进程。此外，诸多档案管理人员的学历较低，又没有终生学习的能力，所以实际是不能够跟上数字化档案管理的进程的。

三、大数据时代下事业单位人力资源档案管理主要策略

（一）强化对人事档案管理的重视

人事档案管理看似虽然是一种较为轻松的工作，但是实际非常考验管理人员的耐心和责任心，否则员工很容易消极怠工。因此，一定要运用各种手段来激发起档案管理人员的工作热情。第一，可以定期开展培训，让不同档案管理人员学习包括文案整理、财务知识和人力资源方面的知识，从而让其更好地充实自己;第二，管理人员也需要通过定期的学习和培训来提升自己的素质，为的是将自己打造成一类复合型人才。平时要多锻炼自己查找档案的能力，这样当其他部分遇到事情时则可以在第一时间找到合适的信息，等到不同类型工作中出现任何问题时，专业人员也可以给予建设性意见。第三，注意定期开展比赛来检测事业单位档案管理人员的个人素质，为的是让每一个事业单位的人员都能够通过比赛来检测自己的能力。

（二）有效地完善人事档案电子化管理制度

事业单位内部的人事档案管理并不是表面上看到的那样简单，只有有效地完善事业单位人事档案管理制度，才能够保证档案电子化工作顺利开展。随着事业单位的不断发展，单位内的各部门也正逐步呈多元化的发展模式。因此，事业单位内部的人员实际也应该在与时俱进的基础上分开管理，避免两者之间存在混淆的现象。如果不同部门确实应该借人事档案，则应该在第一时间进行登记注册，避免内部的电子信息存在错乱的现象。广大事业单位更需要在分析本单位具体特点的基础上建立一套合适的档案管理机制。

四、大数据时代下事业单位人力资源管理的创新对策

（一）强化对人事档案管理的科技创新

在实践中一定要强化对人事档案管理的创新，最核心的就是要通过利用较为新颖的信息手段来整理人事档案，有效地运用数字化技术收集更加丰富的信息，这样大家查找资料的效率自然会更高。在运用新的科学技术来进行人事档案管理时，所有档案管理部门内部的人员都应重点注意人事档案管理中后期维护的工作，并定期地更新相关的软件，这样才能够保证人事内部的档案工作顺利进行。不同的部门更应该在资源沟通的基础上有效地做到资源共享。

（二）强化对基础设施的管理

只有有了合适的软件和硬件支持才能够更好地提升电子档案建设的质量。因此，在管理电子档案时一定要保证系统内部的软件变得更加安全和可靠，避免去使用一些质量不过关的盗版系统。任何一个人员都需要对基础设置具有高度的安全意识，并设置好防火墙和杀毒软件，做好升级工作。

（三）构建现代化的管理系统

作为一种新型的管理模式，现代化的管理模式实际和传统管理方式存在很大不同，事业单位内部的管理者要通過构建现代化的管理系统来保证数字化档案工作都能够更好地开展，并有效地调整内部出现的各类问题。事业单位更可以借助各类匹配的设备来做好各类不同的安全防护工作，不仅要注意对档案管理系统内部的网络入口进行管理，更需要周期性地排查存在的安全隐患。如果电脑确实在运行的过程中出现了诸多漏洞则需要在第一时间进行处理，最终才能够更好地提升管理人员自身的安全意识。同时，注意按照惯例系统内部的权限来开展工作，有效地对重要的文件进行加密处理，网络才能够变得更加安全。

（四）加大对档案数字化工作的投入

档案数字化管理工作是一项需要投入很多资金的工作。因此，在开展工作时需要投入大量的人力和设备。因此，广大事业单位需要通过加大这些资金的投入来引入先进的现代化管理模式，最终不仅可以提升现代化的管理水平，更可以提升数字化档案管理工作的效率。实践中更可以通过加大资金投入来进一步改善电子档案管理的环境，最终让事业单位内部的电子档案可以更好地和现代化管理的要求相互适应，最终才能够在统一规划和设计的基础上更好地提升档案管理的水平，这实际也在无形中节约了电子档案管理中的人力、物力和财力。

结语

综上所述，只有在事业单位内部提升数字化档案管理的工作才能够更好地提升管理的效率，并促进事业单位更好地向前发展。而广大事业单位内部的管理人员实际应该从开展数字化管理模式、提升管理人员素质、加大资金投入和其他不同的方面来更好地完善数字化管理工作的流程，最终更好地提升事业单位运作的效率。

参考文献：

[1]火星.大数据环境下的事业单位人力资源管理研究[J].现代经济信息，2020（13）：33-34.

[2]周瑞廷.人事档案信息化在公路科研单位人力资源管理中的重要性研究[J].中国市场，2020（5）：193-194.