谈企业单位档案规范化管理(1)

杨建华

摘要：随着社会经济的发展，我国企业档案管理的重点已经从传统简单的管理模式转向数字化管理的综合利用，为企业的发展提供精准的参考和真实的依据。因此，档案规范化管理已成为企业管理的关键环节。由我国档案管理现代化的深入，檔案管理的复杂性日益增加，对档案管理的规范化提出了更为严格的要求。为适应新形势的要求，现阶段最重要的任务是规范档案管理制度和工作流程，只有这样才能提高档案管理工作的效率和水平，增强企业的综合竞争力，促进企业更大幅度的发展。

关键词：企业单位;文件标准化;经营分析研究

1档案规范化管理的必要性和意义

1.1档案规范化管理是企业档案管理稳定发展的客观需要

随着时代的发展和企业内外经营环境的不断变化，企业原有的档案管理模式逐渐暴露出许多问题，严重阻碍了企业档案工作的进一步发展。因此，对档案工作进行有效的创新和发展迫在眉睫。过去，由于企业档案管理不规范，经常出现档案丢失、损坏等问题。而企业档案包括人事档案、财务工作档案等，如果出现损失问题，那么后果和损失是无法估计的。因此，企业必须进一步规范档案工作，通过规范档案管理，才能全面提高企业档案管理流程、档案管理人员能力素质、工作效率。

1.2档案的规范化管理有利于提高企业档案管理人员的能力和素质

作为企业档案的核心和执行者，档案人员的能力水平将直接影响到档案人员的管理水平。过去，很多企业在档案管理过程中都会出现档案丢失、保存不完善的问题，这与档案管理人员的能力、意识有着直接的关系。通过实施档案标准化管理，有利于企业发现和发现档案管理人员的不足和问题，以适应实际情况。而档案标准化管理对档案管理人员的能力提出了更高的要求，无论是出于职业考虑还是出于工作需要，档案管理人员都会不断提高自身的能力和素质，以满足档案标准化管理的需要。

2企业档案规范化管理存在的主要问题

2.1档案管理制度执行不力。

据调查，大多数中小企业没有档案管理制度，或者制度不完善，执行不严格。一些企业发展存档系统，不考虑实际企业，虽然处于盲目性和随机性。一些企业缺乏制度约束，职责分工不清，管理混乱。一些企业受传统管理观念的影响，实行一成不变的档案制度，与社会发展脱节，不能体现制度的有效性和规范性。一些企业只注重文件的存储，不知道如何好好利用，更没有进行资源共享。

2.2档案管理人员专业滞后。

对于企业档案的规范化管理，档案人员的专业技能有着最直接的影响。在以往的企业管理工作中，由于档案管理一直由相关人员负责，所以企业中的档案管理人员一般不会过多地调动，要长期由这些人员负责。但随着时代的发展，一些企业档案管理人员的专业素质已经难以跟上时代的步伐，更难以满足规范化管理的需要。特别是在计算机技术的应用中，他们大多已经习惯了传统的档案管理模式和方法，会出现各种新的与计算机技术不相适应的管理方式，使得档案工作的规范化管理难以有效地开展。

2.3档案管理信息化建设缓慢

目前，信息化、云存储、云计算已成为企业档案管理的发展趋势，是加强档案标准化建设的关键步骤。然而，许多企业仍然以传统的纸质文件为主要存储模式，以文件架为主要存储模式。处理效率不高，管理理念落后，不能满足企业和社会对档案的需求。虽然一些企业应用了计算机技术，但他们只将纸质文件扫描成电子文件进行存储，并使用云计算等先进手段加强对文件的查询和使用。

3优化档案规范化管理的对策

3.1强化档案资源建设，提高档案管理服务效果。

信息资源是档案管理的基础。建立规范的档案管理体系，首先要加强信息档案资源建设。为了保证档案资源在收集整理过程中的规范性和完整性，有必要制定相关规范和标准，为档案整理的各个环节提供参考。在档案管理的早期阶段，工作人员需要对容量大、内容复杂的档案进行重组和处理，即对档案之间的相关性进行分析和分类。为了保证重组文件符合规范要求，优化文件资源，为提高文件管理效率奠定基础。需要注意的是，根据各学科的地位和性质，著录工作的规范需要参照行业规则，以信息化建设和管理为目标，确保著录工作的稳定发展。此外，档案管理部门在后期需要开展服务活动，提供数据查询功能，为了使计算机作为档案检索的一部分的质量和效率需要档案管理部门根据我国的国情制定分类规则和规定，对档案进行分类处理，使其具有方便、快捷、规范的检索系统和程序。

3.2健全档案规范机制，提升档案管理的核心地位。

推进企业档案管理的规范化、标准化，必须建立健全档案管理机制。并严格考核档案管理工作，在此过程中，企业必须建立更加完善的档案管理制度和制度，确保所有档案管理人员都能严格按照相应的制度开展工作。此外，企业档案管理人员在操作实践中将信息技术融入其中，从而提高档案管理工作的效率。企业还需要调动档案管理人员的工作积极性和责任心，确保档案管理工作的顺利进行。

3.3统筹档案人员培训，增强档案管理业务技能。

目前，我国的档案标准化管理工作还存在一些不足，主要原因在于档案管理人员的工作能力和业务素质有些欠缺，其对档案标准化管理的重视程度较低，尚未充分认识到档案标准化管理的关键。因此，加强人才培养，提升档案管理的核心地位十分重要。我们主要可以从两个方面入手。一是加强档案管理人员的意识培养，使他们正确认识档案管理标准化工作，充分发挥档案管理标准化的积极作用。二是加强档案管理人员培训的深度，可以安排专业人员直接培训相关档案管理人员，加强档案管理人员的理论知识和工作技能。同时，领导和管理层还应根据本单位、组织或企业的情况，制定科学合理的奖惩制度，对绩效较好的档案管理人员给予适当奖励，促进其积极性的充分发挥。

3.4推广档案信息化管理，优化档案资源利用实效。

随着社会的发展和科学技术的进步，现阶段许多行业和工作都在实现信息化，为保证档案管理适应时代发展，提高档案管理效率，将实现档案管理信息化，在档案管理过程中，应积极引进一些档案管理软件，通过管理人员的使用，为您的组织找到最好的管理软件。在以往的档案管理工作中，通常通过手工记录工作，管理人员使用纸、笔等记录来实现记录工作，纸质记录不仅容易丢失，而且长时间记录会出现模糊等问题，影响档案管理工作的有效性。实现档案管理信息化，不仅可以减少档案管理工作中的人为处理，发挥计算机的更大优势，提高工作效率，还可以更清楚地做好档案管理记录，当年度中哪个单位需要什么样的档案，可以通过查找信息管理软件快速找到文件存储位置，这样，档案管理工作者就可以花更多的时间对档案进行收集和处理，确保档案管理的完整性。

3.5加强档案管理监督，升华档案人员综合素养。

为了顺利实施档案规范化管理，有必要加大对档案管理的监督力度。可成立专门的监督工作组，对档案管理工作进行不定期检查，及时发现档案管理工作中存在的问题，并在第一时间予以解决。同时，有必要随时检查记录管理人员的工作，以帮助他们确认各自的工作职责。

4结论

总之，传统的企业档案管理存在着许多不足，无论是基本的档案管理模式，还是深层次的档案管理应用，与当今企业的发展有着更多的冲突。为了改善这一状况，企业应加强规范化管理，逐步提高档案管理的效率，使档案资源的价值得以不断挖掘，促进企业的稳定发展。

参考文献

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