Office在企业日常管理中的应用研究

摘要：隨着现代社会的飞速发展，计算机逐渐成为了工作和学习中的重要组成部分，而在计算机众多软件中，办公软件Office在当中属于使用频率较高的软件， Office操作也也就成为了当前社会一项基本的技能，因为大多数企业都会采用Office进行辅助办公。本文针对Office在企业日常管理中的应用进行研究。

关键词：Office，企业管理，办公软件

一.Office办公软件

当下市场上办公软件种类繁多，较为主流的包括Microsoft  Office，金山wps，红旗2000RedOffice，永中Office等，本文以Microsoft Office为主要对象进行分析研究，以下简称Office。Microsoft Office是由Microsoft（微软）公司开发的一套基于Windows操作系统的办公软件套装，其常用组件包含Word、Excel、PowerPoint等。通过Office办公软件可以实现对文字的处理，表格的制作，幻灯片的制作，以及图形图像处理等基本操作。

具体来说，Word是文字处理软件，可以实现对文档的页面格式与方向进行设置，对文档的编排格式进行设置，文档的插入设置，文档的整理修改和保护，还有文档表格的绘制，长文档的处理以及邮件合并等功能。Excel是电子表格软件，可以对数据表格进行处理，环境设置与修改，对数据表格的编排与修改，对数据进行管理与分析，图表的运用，数据文档的修订与保护，对多源数据的管理，模型性分析与结论推导等。PowerPoint是演示文稿软件。可以对演示文稿进行创建，设置页面格式和编排格式，幻灯片的配色方案，幻灯片编号，在演示文稿中插入图表、表格、图片、文本框、影片和声音、对象，超级链接、批注、讲演者备注，设置放映方式、预设动画、自定义动画，动作设置等。

除此以外，不同办公软件之间还可以通过链接和嵌入对象等方式，实现信息共享，例如在文档中插入数据图表及演示文稿，利用文档大纲创建演示文稿，将文档表格复制到数据表格中，在演示文稿中使用外部文件和数据插入文档或文档表格，从数据库或其他数据源向文档插入数据、声音和视频文件，在各种办公软件中转换文件格式等。

目前办公软件的应用范围很广，大到社会统计，小到会议记录，办公软件都朝着操作简单化、功能细化的方向发展。基本涵盖企业日常办公所需，能有效帮助企业解决战略落地、文化建设、规范管理、资源整合、运营管控等难题。

二.企业日常管理问题

随着我国社会的快速发展，各大中小企业的数量逐年递增，但许多企业在日常管理过程中存在着许多问题。1，企业没有明确的组织结构，缺少良好的运行管理机制，时常出现员工职责不清晰，管理层级权限责任不明确的问题;2，数据和材料混乱，查询管理效率不高，经常出现要用的材料查找时间长，档案资料遗失或损毁的问题;3，工资发放和财会管理的效率不高，经常出现误差和额外的损失，许多企业仍采用书面材料，容易发生造假的问题，账务不清无法反应真实情况，另外财务人员不具备现代化的管理理念，增加了企业的财务管理成本，加剧了企业的财务风险; 4，在人力资源管理中，薪酬管理体系也不完善，未能和能力业绩挂钩等问题，落后的分配机制会导致企业员工工作积极性不高，达不到有效激励员工工作积极性的作用，导致企业业绩下滑，影响企业长远发展;5. 工作标准化程度不高，导致员工工作效率慢，积极性不高，而企业缺少好的培训工具和培训方式加以指导。

对于企业来说，这些日常问题倘若不尽早解决，容易转变成大问题，危机企业的管理，所以解决这些问题成了迫在眉睫的事情，急需合适的工具辅助管理，而办公软件所体现出来的功能能够很好的帮助企业解决诸多问题。

三.Office办公软件在企业中的应用

使用Office办公软件可以完成电脑办公中处理数据和统计分析的操作，可以有效地应用在企业管理中的财务收支分析、业绩统计，薪资发放，档案管理，企业培训等方面的问题。

例如，Word办公软件在企业日常管理中的运用十分广泛，通过Word里面的SmartArt可以轻松构建企业的组织结构，帮助企业解决架构问题，除此之外，Word还常被运用在与档案信息管理给相关工作中，当前大多数的企业信息档案管理并不严谨，经常会出现纸质档案信息保管不当、数据缺失和信息查询效率低下和不准确等问题，通过Word可以对将档案和信息进行很好的归纳总结和储存，便于修改和完善，以及信息查询，帮助企业做好档案工作。

而Excel 办公表格运用在企业的日常财务收支以及薪资发放方面，可以达到清晰直观的进行统计和展示效果，很好的避免造假和书面统计错误问题的出现，使得财务账目公开透明。将企业日常管理的数据信息录入表格，在需要使用时可以实现快速查找，从而避免文件档案混乱，资料泄露和丢失等现象，不仅如此，在Excel统计表格上还可以清晰反映出企业业绩的增减趋势，为企业的管理提供清晰明了的借鉴依据，便于调整方向，做出科学合理的规划以及管理策略的改进。

同样POWERPOINT演示文稿在企业培训宣讲等方面也发挥了积极的作用，不仅可以在投影仪或者计算机上进行演示，也可以进行打印，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在网上给观众展示演示文稿。能够生动形象地展示内容，帮助演讲者更准确的传达信息。

结语

综上所述，企业通过Office进行日常管理其优点在于，所有操作均可在网络上进行，实现无纸化办公，更能够极大地提高工作效率;能够帮助企业节省运营成本：包括但不限于时间成本和物料等;还能够规范单位管理，使得工作流程变得井然有序，帮助管理者了解真实数据，以便于更好的完成决策工作，以数据和真相为依据，让决策变得迅速而且科学;也使得企业能够更好的完整的保存数据和资料、让信息提取变得方便快捷高效等。基于以上优点，Office办公软件在企业的日常管理运营中起到了举足轻重的作用，所以正确合理的使用Office办公软件对企业的日常管理工作有十分重要的意义。

参考文献

1.Excel 办公在企业管理中的应用探索. 郭洪润（中远海运散货运输有限公司）. 2018-07

2.浅谈Word软件的应用. 周敬然.辽宁大连.2011-05

3. 论办公室计算机办公软件的应用 . 黄丽莎.（广西农垦国有昌菱农场，广西）

作者简介：

欧阳媛媛（1993-8-），女，汉族，福建漳州人，本科，漳州理工职业学院，助教，人力资源三级管理师，研究方向：办公软件应用。

漳州理工职业学院横向科研项目：Office在企业管理中的应用研究（项目编号：20210601S）