档案信息化建设与档案管理的思考

李佳伟

摘要：随着社会的发展和我国改革开放的不断深入，信息化时代的步伐正在逐渐的推进，各行各业在发展的过程当中都开始应用信息化的方式来进行管理，相较于传统的管理方式来说采用信息化管理不单单能够让档案管理变得更加精细，更重要的是能够让管理工作变得更加高效简洁。因此本文将主要对我国的档案信息化建设和档案管理展开相应论述。

关键词：档案;信息化建设;档案管理;思考;

正文：就目前现阶段来看，档案信息化建设是档案管理中的一种重要的管理模式，并且这也是现阶段我国社会未来发展的主要趋势之一。近些年来随着社会的发展和不断地进步，我国在档案管理的过程当中也取得了一定突破性的进展，就现阶段而言，我国在发展的过程当中不断地引入了一些先进的管理设备和技术，方便对整体的管理效果起到一定的提升作用。并且档案信息化建设和管理能够让档案资源共享具有非常重要的意义，但是就目前的现状来看，在实际工作开展的过程当中仍然存在这一定的问题，这就需要相关的工作人员能够不断地加强这方面的研究，积极的采取相应的措施来避免问题的出现，才能够更好的让档案信息化建设更好的进行下去。

一、档案信息化建设的基本内容

相对来说档案的信息化建设所包含的内容是非常丰富的，单单从广义的角度来看的话，档案信息化管理工作设计的领域包含多个方面，如果将这些内容和信息进行一定的融合和整理，包含了许多的经济信息，文化信息以及社会信息等等一些方面，如果将这些内容有效的整合在一起能够让资源共享的作用凸显出来。其次从狭义方面来看的话，档案信息化管理往往针对的是内部的资料进行适当的信息化建设和整理。采用现代化的设备和技术能够让这些内容实现更加良好的融合和整理，并且将这些信息作为主要的内容来进行归纳处理，方便接下来在应用的过程当中为社会大众提供更加良好的服务，档案信息化建设和档案管理具有非常重要的作用，并且还能够为信息的利用提供更加广阔的平台。因此可以看出档案信息化建设的基本内容就是这些方面，只有将这些基本内容把握住才能够更好的为社会的信息建设而服务。

二、档案信息化建设存在的问题

2.1数据异构性

档案信息在整理和管控的过程当中往往存在着一定的异构性，如果不能够对这些内容和异构性进行有效的把握的话往往会导致各种个样不同的数据在处理的过程当中出现各种各样的问题，相对于整体工作效率的提升来说具有非常严重的负面影响。因此可以看出如果不能够对这些数据异构性进行合理的處理的话往往就会导致在对档案进行整理的过程当中出现各种各样的问题。

2.2分散性强

档案馆往往是信息资源的直接拥有者，每天需要对大量的信息进行处理，让后再利用相关的设备对这些内容进行一个科学合理的划分，葱儿才能够从最大程度上发挥出信息的价值。但是就目前现阶段来看，信息内容往往来源于不同的部门和单位，因此这就让信息的分散性较强，只有不断地去深入的挖掘信息才能够让档案的价值得到发挥，同时这也是现阶段所面临的主要问题之一。通常在对档案价值判断的过程当中往往存在着一定的主观意识，但是同时也需要从客观角度来进行价值大小的判断，就目前的现状来看判断方式难免会存在着一定的矛盾点，从而也会导致信息的价值难以得到充分的挖掘。因此可以看出现阶段由于档案信息化建设中所存在的问题在分散性强方面也有一定的体现。

三、档案信息化建设和档案管理的建议

3.1提升档案管理人员的根本素质

档案管理人员是档案信息最直接的接触者，他们的素质也将直接影响档案信息的效果。在档案管理人员整体素质较低的情况下，不能正常回答长期咨询的问题，也不能利用网络计算机对档案进行科学管理。因此，在现阶段的第一阶段，必须注意保持档案管理人员的素质，提高业务素质。档案管理必须明确工作的意义和重要性，注重群众服务，时刻做好自身定位，打破传统思维的界限，积极拥抱优秀的管理精髓。只有不断提高自身素质，才能为档案管理的进一步发展提供可靠的保障。因此，档案馆还应建立常态化的教育机制，为管理者提供学习的机会，使他们不断改进工作。就目前的现状来看为了能够让档案信息化建设工作得到更好的进行，这就需要相关的工作人员和领导部门要不断的加强这方面的重视程度，将提升管理工作人员的根本素质作为主要的目的，通过这样的方式来进行改革和创新，确保档案信息化管理能够得到正常的进行。

3. 2加强档案信息化管理

在档案信息管理过程中，要提前全面了解相关工作流程和内容，始终保持认真的工作态度。在计算机化的设计中，必须根据当前的社会形势和需要进行规划和制定。在档案管理网络平台框架内，充分发挥网络的可扩展性和灵活性，根据公司实际需要扩展相应功能，并定期更新软件，使档案管理工作适应社会发展的需要，为档案工作提供信息。同时，要积极转变信息档案管理的管理模式。不同的管理模式效果不同，因此有必要根据档案馆的实际情况进行综合分析，寻找合适的管理模式，推进信息化管理，以最大限度地发挥其影响。并且通过这样的方式也能够让档案信息化管理的程度得到更好的提升。档案室的资料档案还可以根据档案的时间来排列也可以按照一定的相关要求去进行分类，从而来保证档案室内的档案可以做到分的准、分的细、分的精，从而保证以能够更好的对档案进行最大程度上的保存。档案信息记录人员对于退役士兵的档案信息应该尽可能的保证对这些信息记录的工整清晰，对于一些存放年代久远保存时间过长的军人档案资料，它们难免的会出现破损腐蚀的现象这时工作人员就应该及时的对这些资料进行修复补救最大程度上的修复这些陈年资料，对于一些已经看不清的档案应该进行备份确认，从而来保证所存档案的完整。除了这些，还要对所有的资料进行编号存放，把编号粘贴在档案袋上面，从而方便所需要时可以方便的查阅所需要查看的资料。同时，存放档案的相关部门还需要尽可能的使用职能的手段，不断地刷新档案的内容，让档案资料动态化。

3.3完善技术支持和资金保障

管理技术的运用是促进正常管理的关键，充足的资源是使用先进设备的关键。因此，在档案信息化建设过程中，应积极运用科学技术和资源，为档案信息化建设提供更多的保障。为了保证信息系统的正常运行，必须继续保证档案资源的可靠性和安全性。为此，一方面要不断优化基础设备，把信息建设资源纳入日常财政支出。另一方面，要进一步更新信息系统的软硬件，以促进档案信息化在一个相对完善的环境中发展。这是我国档案信息建设和管理的一个重要发展方向，是档案信息建设效益的最大化。因此可以看出没有资金的支持就难以让信息化建设更好的进行下去，缺乏资金的支持难以维持档案信息化管理的正常建设，只有这样才能够让资金充足才能够让技术得到充分的补充。

结束语：总而言之，为了能够让档案管理的信息化程度得以不断的提升，这就需要相关的工作人员能够不断地加强这方面的研究，加大资金的投入，提高信息化水平。同时在对档案信息进行管理的过程当中也要牢牢地把握住存在的分散性强，以及数据异构性的这两个特点，避免出现的问题，从而才能够让档案信息化管理得到更好的发展。

参考文献

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