从建设工程资料管理到建设工程档案管理

摘要：从档案层面加强档案管理工作的同时，我们也需要从档案管理工作之外去寻找新的着力点来推动档案管理工作的发展。资料与档案是两个不同的概念，但它们相互之间有着密不可分的关系。本文从建设工程资料与建设工程档案的不同之处出发，以二者的关联性为杠杆，通过加强建设工程资料管理的方式，提升建设工程档案管理的价值。

关键词：建设工程、资料管理、档案管理

引言

资料与档案二者记录方式、载体几乎相同，二者之间在一定条件下可以相互转化，它们的外延有着大量的重叠，所以资料和档案是极为接近又关系密切之物。在建设工程中这两者的联系尤为紧密，工程档案是工程原始资料归集整理后的产物，是工程资料的归宿引导。由于建设工程档案是由建设工程资料转化而来，我们在建设工程资料管理中是否能采取一些有效手段来加强建设工程的档案管理呢？

1.建设工程资料与建设工程档案的区别

1.1产生不同

建设工程资料是在建设工程的全过程中，按照国际有关规定、行业标准、地方标准形成的一整套资料。建设工程档案是按照建设工程文件的归档要求，对建设工程中直接形成的对国家和社会有保存价值的资料进行整理归档后的产物。

1.2作用不同

建设工程资料是建设过程中的技术管理、质量管理的措施和手段，用来记录和印证建设工程在施工过程中是否符合国家法律法规的规定、是否满足设计要求、是否完成合同约定。而建设工程档案对有价值的原始历史记录资料进行保存，作为历史凭证用于历史考察和运营维护。

1.3保管要求不同

建设工程资料是使用单位各部门自行进行管理，可以按需进行复制、传阅、保管。而建设工程档案是最原始的历史记录，不可复制，是不可再生的资源，具有重要的保存价值，由单位档案机构专门保管或者移交档案馆（室）保管。国家规定了有关档案移交和安全保管等法律监管要求，具有保密性。

2.如何通过建设工程资料管理促进建设工程档案管理

2.1以档案规范要求编制建设工程资料

建设工程档案是依照建设工程归档要求对建设工程资料进行收集、鉴定、整理和归档的，所以在资料管理阶段我们应就遵照建设工程归档要求采用符合档案规范准的表格，不可以自行其是编制表格。对于有国家和地方标准的表格我们采用归档标准表格，对于没有完全符合的表格等特殊情况应借用其它工程的归档标准表格。例如在市政工程中包含管理用房的施工内容，可以借用房建工作档案的规范表格。

建设工程档案作为一种过程记录，有其法律凭证的作用，所以在填写资料过程中遵照档案资料填写的要求进行填写，在需要签字盖章的过程中严格依照档案规范进行签字盖章。不可以使用没有法律效力的“档案专用章”、“资料专用章”、“技术专用章”等代盖，更不可以违法代替他人进行签字或私刻公章。只有规范真实具有法律效力的资料才是具备档案价值的。

建设工程档案是最原始的历史记录，所以我们在资料管理中要采用原件资料保存。我们在工程资料编制之初就应根据实际需求，确定档案编制的套数。需要几套档案就需要准备有几套资料原件，对于使用多个分部、分项中使用同一原本的，可以在未使用原本的档案中标明原本所在位置，不可以使用副本去代替原本。

2.2 对资料从业人员进行档案专业知識的培训

在建设工程资料管理中“资料员”是最一线的工作人员，他们除了需要完成建设工程资料收集工作，也需要对资料进行一定的整理满足归档要求。所以资料管理从业人员虽然区别于档案管理工作人员，但却是档案管理工作的前哨，是档案管理的延伸和重要补充力量。如果说建设工程档案是对建设工程的沙里淘金，那么有着专业档案能力的资料员会让档案整理工作成为从金沙中淘金。加强资料从业人员档案知识的学习，能提高建设工程资料的质量，既能减轻档案管理工作负担，又能进一步提升档案价值。

2.3以档案保管要求及时对建设工程资料进行保存

在建设工程中各个单位资料往往自行保存，在各单位之间相互流转，最后才进行整理归档。由于工程建设项目往往规模大，跨越时间长，事后形成的资料可能不全，甚至有故意掩盖施工过程的情况。所以长期以资料形式对这些文件的保存让原始资料缺失、丢失、被篡改的可能性大大增加，所以在建设工程项目中建立档案室，对工程资料按档案要求进行提前整理保存或者说预归档案管理是非常有必要的。通过分阶段，对已形成的资料进行预归档，能及时发现资料的缺失，通过严格的保管，减少了资料的丢失可能，对于已保存的档案更杜绝了后期篡改造假的机会。

3.结语

建设工程档案并不是孤立的一个事物，它来源于建设工程的过程中，服务于社会的进步发展。档案管理工作也不是只存在于档案馆（室）中孤立的工作，其工作内容也不仅仅是保存好这些档案实体，更应该走出去提升档案的价值。“问渠那得清如许，唯有源头活水来。”建设工程资料是建设工程档案的源头，我们做好建设工程资料管理工作就是从源头上为档案工作不断注入活水，让档案工作不再是死守阵地，而是主动出击，取得更为辉煌的战果。

作者简介：臧孟勋，男，身份证号：43062319920718271X，长沙市拓天档案信息技术有限公司档案助理馆员，长期从事建设工程档案编制管理工作。