提升办公室行政管理效能的思考

张云宽

摘要：高效的办公室行政管理有助力推动企业的高质量发展。本文通过分析西安市地铁运营办公室行政管理工作的现状，就如何提升办公室行政管理工作效能进行了深入思考和探讨。

办公室行政管理是一项承担着为企业领导服务、为各部门服务、为员工服务的综合性管理工作。新经济时代，如何实现办公室行政管理工作科学化、系统化、智能化，更好的服务和支撑企业长期运营高质量发展，一直是我们轨道交通运营企业所追求的。

一、西安市地铁运营办公室行政管理工作现状

西安市轨道交通集团有限公司运营分公司成立于2010年3月，负责地铁各条线运营管理工作，截止2020年底，公司运营条线共计8条，里程达215公里，在册员工近1万3千人。作为大型国有企业，公司行政管理工作始终以“支撑一线生产、服务一线生产、保障一线生产”的原则，不断完善机制体制、优化程序流程、不断提升行政管理水平。目前，办公室作为公司的行政管理部门，主要工作职能：一是为领导提供决策信息、数据，做好公文处理、材料撰写、工作调研、会务组织、督办工作、综合协调等工作;二是为各部门日常运转提供综合服务，做好印章和信件管理、OA系统运维、档案管理与保密等工作;三是进行制度管理，处理信访和应急管理工作;四是为公司员工服务，做好行政资产管理、做好接待服务、车辆管控等工作。随着公司规模的发展和运营条线的增加，我公司办公室行政管理革新鼎故，但就目前来说还有许多需要解决的问题和提升的空间。

二、目前公司办公室行政管理工作中存在的问题

（一）办公室行政管理机制缺失，行政管理效率不高

由于对当前发展趋势的分析不足，行政管理存在“重资产、轻管理”的问题。如许多人认为行政管理工作仅是对上令的上传下达，各部门之间缺乏连接纽带，不利于内部沟通，失去了监督管理和组织协调职能。加之，由于行政管理体制革新不成熟，存在“重制度，轻效果”的问题。如员工日常行为规范、办公用品使用、企业会议、费用开支报销、公司文件管理等都有相应的规章制度来规范。但是在管理过程中采用的流程过于复杂，岗位职责不够清晰，各项制度和规则在落实的时候不到位，从而造成行政管理效率不高。

（二）人员配置结构不合理，业务技能有待提升

目前员工专业能力的欠缺成为了办公室行政管理的常见问题。办公室人员主要是负责“三办”工作 （ 办文、办会、办事 ），工作的难度相对较大，对人员综合能力要求高，需要业务专业强、公文写作能力好、学习能力强、经验丰富等等。但目前企业这种高能力、专业性的办公室综合管理人才缺口大，新招员工工作上手慢，经验缺乏，人才培育机制缺失，人员配备不能满足当前需要。加之办公室岗位设置存在随机性和任意性，各部门工作内容横向的重叠和纵向衔接的不顺畅，导致人力、物力和财力的浪费严重，影响公司行政运行的整体效能。

（三）员工的协同意识差，办公信息化滞后

一方面，员工的协同意识差。办公室行政管理工作繁忙，加班加点是常态，长时间的高强度、高压力工作易出现职业倦怠、工作态度消极等问题，加之岗位职责没有明确责任分工，易形成工作散漫、遇事推诿的工作氛围。一方面，办公信息化滞后于企业发展需要。现行的OA办公系统功能有待优化，信息集成未彻底实现，条块式信息填写、报送未解决，办公室信息系统和其他自建系统分割，且系统应用范围小，未实现其信息全员共享功用。另一方面，纸质文档管理不足。由于推行无纸化办公，管理人员对纸质文档资料管理比较混乱，导致系统文档和纸质文档登记不一致，影响资料的准确性和完整性。

三、提升办公室行政管理效能的措施

（一）创新管理模式，提高办公室行政管理标准化水平

创新管理模式，以更高效科学的管理行为实现高质量运作效益。优化办公室行政管理制度体系，以信息化、专业化、流程化为抓手，对现行行政办公管理的规章制度、操作标准等进行评价分析，优化行政管理业务流程;完善约束机制、监督机制和激励机制等，融合行政与业务管理工作，通过评优机制，对优秀人才实行特人特薪，对工作能力、执行能力差、工作不认真的人员进行相应的惩罚，确保办公室工作协调、规范、有序运转。强化综合协调职能，将作风、考勤、监督、档案等主要内容分离开，分门别类管理行政工作，简化办公流程和办事环节，工作安排优先考虑重要业务、上级决策和重要会议，提高工作应变能力，处理好突发事件，高效的协调跨部门、职能会议和工作;构建出沟通顺畅、信息共享的行政管理机制，做好横向和纵向的沟通工作，指派专人负责信息传递和衔接工作，保证信息的准确上传下达，实现办公室行政管理工作体系的良性循环。

（二）优化组织结构，提高办公室人员的业务能力

高效的组织结构是提升行政管理效能的组织保证。办公室的工作要求管理人员具备”组织能力强、文字功底硬、业务工作精、创新意识足、办事效率高、服务态度好”的综合素质。因此，要提升办公室管理效能，一方面，要合理设置组织结构，细化岗位职责，遵循因事设职、因职设人、人事相符、权责相当的基本原则，合理配备人员，提升办公室管理的品质。一方面，在加强制度约束的同时，通过有效的激励和约束等柔性化手段来调动员工积极性，利用良好的薪资待遇、企业文化、人际关系等留住创新型人才，为企业行政管理工作的质量与效果提供重要保障。另一方面，要提升办公室人员专业技能和学习能力，通过培训、讲座、调研、外部交流等形式，定期对办公室人员开展思想素质教育和专业技术培训，及时总结经验方法，使其更好地适应岗位发展的需求。

（三）加强内控力度 ，提高行政管理信息化水平

办公室是企业“上传下达、下情上报”的枢纽中心，要实现高效管理，就要加强内部管控体系建设，不断提升办公信息化和自动化能力。首先，加强企业文化的宣贯力度。将企业文化融入办公室行政管理中，通过企业文化的引导、凝聚、激励、约束等机制强化办公室人员的协同意识、沟通意识和服务意识，从而提高行政管理工作的执行力度。其次，通过构建和完善综合信息平台，及时发布各项通知、工作安排和决策、各部门工作通报、推送学习资料等，严格执行落实办公、办事、办会的规章制度，促使各项内部控制措施有效实施。再次，积极推进行政审批无纸化办公，提高公文处理的效率;强化电子文档管理，提高档案信息的全面性与准确性，提高文档资料的共享程度。最后，强化信息支撑职能，采用即时通讯系统、内部OA系统或公共邮箱、QQ群、微群、视频会议系统等，提高部门之间、员工之间内部沟通的效率，促进办公室行政管理工作水平的不断提高。

综上，要提升办公室行政管理效能，不仅要建立刚性制度，还要运用柔性手段，在加强人员素质建设同时，实现办公室行政管理的精细化、信息化、品质化，打造高效管理部门，促进企业高质量运转。

【参考文献】

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