电力工程档案管理现状与改进策略

王海峰

摘要：本文针对电力工程档案管理现状及存在的问题，从完善管理制度、提高管理水平、注重队伍建设方面探讨了电力工程档案高效利用服务的对策。

关键词：电力工程档案;电力工程档案管理;电力工程档案利用

引言

电力工程档案真实记录了电力企业发展全过程，是支撑电力企业可持续发展的重要无形资产，对于电力企业发展有不可替代的作用。但在现行“重保管，轻价值”的管理模式下，电力工程档案数字化程度不高、新技术应用不足等问题严重制约了电力工程档案利用价值的进一步挖掘，为更有效支撑电力企业可持续发展，进一步挖掘电力工程档案价值，需要电力企业借助大数据等现代化技术手段，构建适应时代发展的智慧档案管理体系，推动电力企业新时期高质量发展。

1电力工程档案管理现状

1.1文件材料收集不全

①电力工程建设项目前期文件缺失较多。②电力工程建设项目设计文件不金。③电力工程建设项目施工文件不全。④电力工程建设项目监理文件不全。⑤设备文件不完整。

1.2归档文件材料质量不符合规范要求

①纸质文件材料文缺少装订线，文件盒标注不准确，电子文档格式分类不明确，格式不统一等。 ②签认手续缺少完整性、及时性，真实性。 ③未使用可保存长久字迹工具记录文件;④缺少原件材料，复印件较多。

1.3文件材料整理编目不规范

①文件的组卷不合理，分类不规范。②档案案卷标题拟写不规范，名称、内容、文件案卷题名没有提示卷内文件的全部信息，拟写错误。

1.4建设项目文件整理归档不及时

在工程平立项后没有及时对文件资料收集，错过最佳收集文件资料时间，导致前期文件的缺失。工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理，造成文件材料不能及时归档，因而项目文件的归档并不齐全、完整与准确。

2. 改善电力工程档案管理存在的问题

2.1前期准备

一是电力工程项目档案管理人员要加强学习业务知识，不断提高管理水平的。电力工程项目档案管理人员必须全面熟悉工程项目的基础知识，充分了解项目档案形成的阶段性特征。二是根据现场情况建立档案收集台账和存放柜，根据项目数量配备相应的计算机、空调、除湿机、温湿度计、灭火设备等档案设施，定制档案柜、档案盒等档案管理工具和耗材，满足项目需要。三是建立健全档案收集工作机制。将备案机制的具体规定纳入每项管理工作的标准程序，建立工作完成前收集、整理、移交资料的程序，使档案收集成为一项常规操作，保证项目档案管理的顺利开展，实现规范化管理的基本目标。

2.2事中控制

（1）明确职责

在正式开始档案管理之前，项目企业要把整个电力项目作为一个整体来考虑，避免档案管理人员对其工作中岗位职责模糊不清，导致无法全面管理和完成电力工程项目档案工作。因此，在档案管理过程中，所有项目经理和档案管理人员应聚集在一起，建立和完善档案管理制度，明确工程档案完成的质量要求和责任，更好开展电力工程建设工作。

（2）及时形成档案资料

在电力工程项目单位的电力工程建设过程中，电力企业项目工程的特点是参建单位多，建设工期长，形成的工程档案数量大，内容庞杂。特别是在工程项目初期档案管理人员在未能及时收集整理文件数据，这样必然会出现项目数据缺失、遗漏、错漏的问题。这些不良情况的根本诱因在于缺乏监督机制。要有效解决这一问题，就要从工程初期抓起，抓紧工程档案管理，做到“三同步”。第一，工程建设一开始就与开展档案工作同步。第二，工程建设过程中要与竣工资料的收集、整编、审定工作同步进行。第三、工程竣工验收时要与竣工档案同步进行，做后档案归档的最后工作。

（3）有效监控项目的实施

工程项目企业档案管理人员在工作过程中，必须充分发挥管理监督职能，积极参与电力工程建设。监理工作的主要内容包括以下几点：一是检查电力工程建档资料质量是否符合要求，资料完整性是否符合工程要求。二是通过网络的自动化管理和监控，实现档案过程信息化管理，实时发现和解决电力工程建设过程中可能存在的档案问题，使档案管理的准确性和系统性更高。

2.3事后总结

各参建单位在项目完成阶段以工作报告的形式总结工作，并在单位内普及解决问题的方法，促进建设单位的可持续发展。因此，要求在管理工程资料时有效总结工作方法，总结工程档案管理过程中存在的问题，为今后的工作提供参考，促进档案管理工作更好地开展。

2电力工程档案管理发展趋势

2.1完整性

由于档案归档前期工作收集不完善，制度完善力度不够等原因，造成了电力工程档案资料的缺失。为了保证相关人员的查阅档案提供方便的条件。必须完善档案归档的完整性，在各个项目实施的时候就要做到层层监管，严格按照国家档案局和国家计委国档发〔1988〕4号文件所确定对的内容，将项目（工程）建设全过程中应归档的文件、资料归档，各种文件齐全。

2.2系统化

随着电力工程档案信息化建设水平的不断提升，电力工程档案将会在资料收存及公司信息化系统两个层面进行整合。一方面实现电力工程档案对电力企业各专业纸质/电子文档及音频、视频、图片等所有材料的全面系统化整合，从而减少因部门人员变动导致的材料缺失情况发生，另一方面通过与电力企业各生产系统及数据档案系统的全面整合，实现专业部门数据、生产信息及经营成果的快速归档，通过系统化整合提升电力工程档案利用价值。

2.3准确性

未来电力工程档案建设发展必须要做到准确性，资料内容真实准确是反映电力工程前期部署工作的实际情况和后期电力工程建设竣工全过程，做到图物相符技术数据准确可靠。这就要求我们档案管理技术工作人员在工程立项后，档案管理技术人员应做到及时收集、整理、归档工程前期和竣工验收材料等文件工作，对工程项目各个管理部门进行工作交流，及时掌握工程项目工作开展进度，获取第一时间的信息;在工程项目开工前，档案管理人员应实时收集整理工程项目设计、施工、监理等参建单位信息材料做好档案整理、分类、归档等各项工作，确保各单位能及时分解档案工作任务目标，达到工程档案的准确性。

2.4安全性

电力企业已经建立了统一的企业信息系统平台，企业员工可以通过企业系统平台，随时随地的查询档案资料，大大地节约了时间空间成本。然而随着电子档案的发展，最大的问题就是系统安全性，加强电力工程档案管理系统平台的安全防控成了必须首要解决的重要问题。第一，在档案建档过程中实行内部局域网和其他外网的物理隔离，以确保档案网络传输的安全。第二，在登录电力企业信息系统平台要设置专人专号权限和密码，或者设置手机号验证码登录模式。第三，非涉密计算机不能使用涉密移动存储介质，在下载档案信息采取验证管理。第四，计算机要防止病毒的浸入，安装好“防火墙”及杀毒软件，做到及时更新。第五，档案室一定要做好防火防水，防虫蚁蛇鼠，防霉防潮，时刻保持档案室的环境整洁、透气通风。

结语

电力工程档案反映电子工程项目的真实面貌，工程档案的管理是功在当代、利在千秋的基础性保障工作。档案管理不仅要继承以往相对成熟的经验，更要与当今社会先进的科学技术管理方式相结合。随着电力工程档案工作由管理型向服务型转化，档案利用价值将会不断挖掘出来，但要解决制约高效利用的难题，还需电力企业档案部门积极探索高效利用途径，这样才能將档案价值充分发挥出来，为企业提质增效发挥应有作用。

参考文献：

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