提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

艾小英

摘要：在社会对信息利用与共享有更高要求的背景下，档案管理工作的信息化发展成为主流趋势。信息化建设为事业单位的发展带来了极大的便利性，改善了工作人员的工作环境，明确工作范围，最大化提升工作效率。为此，只有通过档案管理的信息化建设，才能够真正实现事业单位的内部管理创新，从不同角度促进事业单位的未来发展。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

引言

所谓档案信息化，其功能是对档案进行数字化加工，进行一系列包括信息采集、处理转化、存储归档等全过程管理，让其档案具有可扩展性和实用性，实现事业单位资源共享，档案利用率大幅度提升。档案信息的数字化变革，改变了过去以纸质保管、实体呈现为主，转变为以数字化、网络化为核心的档案管理，这就要求国有事业单位顺应档案管理发展需求，转变思路，采用当代信息技术，开展档案信息化建设，从而提高档案管理工作的水平与质量。

1事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1.1事业单位档案管理信息化建设工作人员配备缺乏连续性

在以往的档案管理过程中，事业单位虽然也引入了一些信息化技术，但多是停留在浅层次的“更新计算机设备、软件层面”。如今随着社会经济的不断发展，信息化技术的不断进步，事业单位档案资料也变得日趋复杂，对档案管理要求逐渐提高。一些事业单位为了满足档案管理需求，引入应用了很多先进的信息化技术，比如大数据技术、云计算技术等，却忽略了与之匹配的专业化信息人才的配备，很多事业单位档案管理人员信息化素养停滞不前，这对于事业单位档案管理信息化建设作用价值发挥带来了严重的限制影响。

1.2缺乏专业的管理人才

专业化人才是提升档案管理能力，实现事业单位档案管理信息化建设的关键。只有工作人员都具备了专业知识储备和专业技能，才能切实提升事业单位档案管理信息化建设程度，提升整体的工作效率与工作水平。但是从当前事业单位的档案管理现状分析来看，信息化人才整体处于匮乏状态。究其主要原因，有如下几点：首先，事业单位自身的人才招聘过程受到限制，在现有编制名额与内部人员的基础上，难以增加事业编制，无法培养各类信息化建设人才;其次，当前大部分事业单位以纸质档案管理工作为主，档案管理人员的信息化能力和整体水平偏低，虽然事业单位自身能够相应提出改革和创新的观点，但是工作人员的能力不高，阻碍了事业单位档案管理工作的发展。

1.3数据安全问题还未彻底解决

随着计算机技术的应用，档案信息资源的开发和利用会涉及到档案信息的泄密、档案信息的丢失和篡改等问题。档案管理时需要注意这些潜在的风险，通过采取新的措施来控制和应对这些风险的发生。档案信息化建设对技术高度依赖，涉及计算机网络技术所需解决的所有问题，且技术密集，发展变化迅速而难以把握。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的支持，信息安全技术对于维护电子文件的原始性、真实性至关重要。目前，我国电子文件的法律地位还未正式确立，电子文件的原始性、真实性认定遇到了技术上的瓶颈。同时，电子文件的管理工作有待进一步规范。

2提升事业单位档案管理信息化建设的方法

2.1加强事业单位档案信息化基础设施建设

档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设三部分。它是档案信息传输、信息处理、信息交换和资源共享的必备条件，只有完善了信息化基础设施的建设，才能谈得上档案信息化建设。一是要从思想上高度重视，要把档案信息化建设纳入单位建设发展的总体规划，要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，全力推进建设。二是全面推进计算机和网络技术应用水平，计算机及配套设施逐步统一，推进系统软件建设。三是事业单位要积极创造条件，加大资金投入，强化技术力量，打造良好的硬件环境。

2.2加强信息化、标准化建设

众所周知，信息化、标准化管理显著的特征就在于规范化以及便捷化。针对人事档案管理工作中存在的突出问题，要想提升人事档案管理的质量，提高规范化水平，就需要要采取信息化、标准化的技术手段来提升管理水平，让人事档案管理可以實现规范化，促进人事档案的利用，充分发挥出人事档案应有的作用。事业单位人事档案管理工作繁琐而复杂，而且很多工作往往需要调取历史资料作为参考，只有将信息化、标准化运用到人事档案管理工作中来，建立人事档案管理工作的相应规范、标准，全面推进人事档案管理的信息化和标准化，才能从根本上减轻人事档案管理人员的工作量，提高办公效率。当前大数据、云计算等新一代信息技术的发展，给人事档案管理工作带来的极大的便捷，也为人事档案信息化建设提供了技术支撑。

2.3加大事业单位档案信息化管理人才队伍建设

在事业单位档案信息化建设的过程中，人才是第一位的战略资源，事业单位档案信息化不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。事业单位要加大这类复合型人才的培养，要选拔和培养具备精通档案管理专业、熟悉本单位业务流程、掌握基本计算机管理知识、有丰富的实践经验和较强的事业心的档案管理干部，采取走出去、请进来的模式，加快培养，更好地服务事业单位档案信息化建设。

结语

信息化是时代发展的必然趋势，深刻影响着档案管理工作的发展方向。随着信息化及大数据时代的到来，档案管理工作势必面临着前所未有的变革与挑战。规避数字化时代边缘化的风险和借势而上，是每个档案工作者必须面对的问题。事业单位只有顺应时代的发展，推进信息化建设，完善管理机制，加强队伍建设，创新服务方式，才能赢得机遇和挑战，推进档案事业高质量发展。

参考文献

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