强化物资采购管理对企业采购成本的影响探究

李 行

浙江嘉化能源化工股份有限公司 浙江 嘉兴 314201

一、在企业物资采购管理中存在的问题

1、物资采购管理机制不够完善。物资采购直接影响到企业的正常运营,它是企业生产持续进行的前提和基础。没有物资采购就没有生产的条件,企业就无法正常地生产和运营。因此企业制定好完善的物资采购管理是一项非常重要的环节。但是从我国目前企业发展的现状来看,大多数企业在物资管理工作中缺乏统一管理的采购机制进行规范,导致物资采购工作中出现各种问题,严重阻挡了企业的快速发展。[1]

2、物资采购管理方式缺乏创新

1)企业对物资采购预算成本管理不到位,缺乏系统性管理。在很多物资采购管理人员来看,他们认为主要的工作职责就是保证企业所需的原料和用品能够及时采购回来就可以了,对于采购成本预算等能够为企业降低成本的方法和策略不去加强重视,使企业实际支出的费用常常高于预算的费用。所以说加强预算成本的管理非常重要,企业必须根据自身问题创新管理方式,解决成本控制问题。

2)企业对物资采购计划管理机制不够完善和创新。物资采购计划管理对于企业快速发展有着非常重要的意义,做好物资采购计划管理能够减少企业在采购过程中的无条理性,为企业节省成本支出,提高企业抵御市场经济危机的能力,同时能提高企业在市场中的竞争力。但是在企业实际生产运营过程中,由于没有合理的制定完善的物资采购计划,经常会造成物资的浪费,进而影响到企业生产运营的成本,同时因为没有一定计划的使用,也会给生产效率造成影响。

3)企业物资采购方式未根据市场经济创新。物资采购计划是进行物资采购过程的主要依据,直接影响物资采购的全过程,一旦制度批准就不能随意变更。目前企业采用招标和比价两种方式进行采购,虽然在一定程度上降低了成本,但是随着企业的自身发展,仅仅靠这两种方式管理采购工作已经无法满足企业的生产需求和效益需求。

3、物资采购管理体系落后。思想上他们依然认为只要外交能力强就行,因为我是买方,卖方在央求我买他的货物。但是实际上却不是这样,市场的经济环境、物资单价和结账方式等常常会随着市场形式变化而变化,如果企业不能根据市场经济情况及时作出创新的符合实际市场需求的管理体系,就会降低采购工作效率和管理力度,这不仅增加了企业成本支出,还会让企业出现库存不足或者库存剩余,没有发挥采购管理工作的价值,降低了企业的经济效益。[2]

4、物资采购理念较为传统

1)企业采购部门和供应商信息交流不充分。由于传统采购观念的影响,双方在采购谈判过程中都不进行有效的信息沟通,对市场行情和市场价格进行回避性回答,造成采购盲目性、无根据性。

2)对供应商物资的质量、生产周期和交货期不能有效的控制,导致双方经济纠纷比较多。

3)采购部门与生产部门脱节,信息沟通不及时,一部分会造成物资库存供不应求,生产停产;另一部分会造成供过于求,大量的物资浪费,占用大量的成本。

二、强化企业物资采购管理的主要策略

1、制定出完善的物资采购计划。完善的物资采购计划对于企业发展来说非常重要,采购计划安排得好,既能保证生产的顺利进行,又能避免物资采购缺乏造成停产或者物资采购过多造成库存积压。所以说采购部门制定完善的采购计划能够有效地控制成本,提高企业效益。

1)认真分析企业自身情况。企业必须充分了解和分析自身实际情况,比如企业在行业中的地位、自身生产能力和多供货商的情况等等,尤其要制定好自身长远的发展计划和战略方案。

2)进行充分的市场调研。企业在制定采购计划的前期,应该对所处的行业进行全面的调研和分析。调研的内容包括市场经济的发展情况、所处行业的竞争力、行业的发展情况、竞争对手的采购需求以及供货商现状等。企业只有做好充分细致的准备工作,才能保证物资采购计划顺利高效地完成。

3)与各部门加强沟通,做到信息共享

4)对采购成本控制,降低企业成本支出。企业的效益主要来源之一是采购,采购物资时要详细掌握市场行情,对供货商供货价格进行核对,并以物美价廉、质优价低,争取高性价比为原则。

5)企业采购管理人员应不断加强自我学习和专业能力的提高。企业除了定期安排针对性培训外,还要重视平时每个工作的细节,增强员工的工作积极性和工作责任感,让员工充分发挥自己的长处,为公司创造利益。

2、优化物资采购监控机制。采购监控是指对采购活动过程进行的监控,包括采购相关人员、采购资金和采购事务活动进行的监控。采购监控的目的是保证实现采购工作的目标和完成采购监管与控制。

1)优化对采购目标的监控。企业制定采购目标要明确,不能随意变动。在执行过程中,保证目标的顺利执行和完成。可以制定几年规划或者年度、月度计划,在实际实施过程中,尽量按照计划来执行,如有大的波动再另行补充修改,在月度执行过程中实行每月实际完成与计划目标情况对比分析,如有差距,找出原因,提出解决对策,这样能确保年度采购目标得到有效实施和完成。

2)加强采购管理人员的专业素质培养。采购管理人员要具备较高的专业素质和能力,对产品特性、生产过程、采购渠道、市场行情要深入地了解,同时要制定出采购人员的行为准则,要经常对采购行为规范进行宣传和培训,一旦有工作人员违反行为规范,应该及时严格地进行惩罚。同时,应该对采购人员的岗位职责和目标任务进行明确约定,实行月度年度考核,要求从工作业绩和工作态度等多个维度进行考核评定,具体的考核依据可以对标公司同比降本或者同行先进对标。

3)加强对企业采购资金的监控。企业内部要对采购资金的使用建立起一套完善严格的规章制度,明确严格的采购资金使用审批流程,采购人员在使用采购资金的时候一定要在规定的具体权限范围内,按照预算成本制定采购计划,按照合同结算进行资金审批使用,既要保证生产的需求又要降低成本。

4)加强采购信息管理的监控。由于企业采购业务范围广泛,涉及的部门很多,要想物资采购计划顺利完成,必须要求采购部门和企业其他部门之间做到有效的沟通。使用部门根据需求提出采购物资申请,采购部门结合申请及市场情况进行有效沟通反馈修订确认采购计划,做到统筹兼顾满足需求和降本增效的目的,同时都要有相应完善的采购申请和采购计划的审批流程。

5)加强对采购物资验收的监控。当采购的物资运输到采购合同约定的工厂时,应及时地根据合同要求的验收期限进行验收,对于符合规格的物资要尽快地入库;对于不合格的物资,要根据情况快速实行降价接收处理或者直接拒收退货。并且质量验收和数量确认,使用效果反馈需要采购和质检部门、仓储部门和使用部门同时配合进行,加强相互监督和管控,以防管理漏洞。

3、选出合适的物资采购供应商。为了筛选出合格的供应商,企业就要随着市场变化而改变供应商管理模式,制定出新的供应商资质审核制度,建立合格的供应商评价机制。企业自己的采购能力和市场竞争状况,选择适合企业发展的供应商,在合作中实现共赢。同时每年对合格供方应进行评价,从质量、价格、交期、售后服务等方面进行评估,对于优质的供方提高评估等级加大合作力度,对于评估欠佳或不合格的供方施加影响要求整改,予以降级或退出合格供方名录,对于新的优质供方予以全方位考察引进,确保物资采购供应商跟随企业发展成长共赢。

4、建立规范的物资采购管理机构。要对以前的管理模式和方法进行全面的优化和创新,借助信息化技术的优势,构建信息化物资管理系统平台是非常重要的。信息化物资管理平台可以将各部门的物资需求信息进行及时地传递和分析,并由采购部门制定出合理的采购计划。这种管理模式让企业可以实行OA无纸化审批,实行部门之间的信息及时有效传递,同时做到全程监控,对于采购招标或议价实行网络系统平台管理,更加有效监管降本,这对企业自身的发展是非常有帮助的,能够有效地降低采购成本,提高采购质量,让企业利益最大化实现。[3]

结束语

强化企业物资采购计划管理工作对保证企业在日益激烈的竞争中稳步快速的发展非常重要。科学合理的管理模式能够让企业快速有效地降低采购成本,使企业获得最大的经济效益。企业在制定物资采购管理计划的时候,应该从自身的发展情况出发,科学合理地选择物资供应商,在保证质量符合生产需求的同时有效地降低成本的投入,提高企业效益。