基于互联网时代下高校档案综合信息化管理对策研究

时间：2024-08-31

泉州医学高等专科学校福建泉州 362000

1 引言

随着互联网技术的发展，高校管理运行的各个环节实现了信息化转变，日常工作已经基本实现了智能化的管理和自动化办公，特别是对档案管理工作来说，信息技术的科学运用能够改进和优化工作方式，使工作过程更加合理信息化管理模式的建设，能够有效提升档案管理效率，对工作的开展提供技术支持，为整体管理提供参考，对管理部门的高效运行起到积极作用。

2 互联网时代下高校档案综合信息化管理重要性

2.1 提升档案管理的效率高校档案管理工作主要是对相关文献资料、教职工和学生资料进行基本管理，为相关部门提供调阅和查询使用服务。随着档案管理模式的信息化，能够通过信息设备和网络，实现对档案资料的信息化管理。同时，通过与信息化平台进行合理对接，实现与教学系统、办公系统的有效结合，借助相关的管理资源，提升学校整体的管理效率。[1]

2.2 提升档案的利用率当前管理工作已经实现了电子数据的保存，具体操作过程中，仍然存在着许多问题，其应用方式相对原始，只能对资料信息进行简单的查询，只能满足调用者的部分要求，对资料的使用效率低。而信息化管理模式的建设，能够依托对档案数据的深入分析，通过信息化平台的运用，为使用者提供更加便利的服务。

3 互联网时代下高校档案管理的问题

为适应社会发展的要求，高校的教学规模不断升级，同时科研工作项目和人员的逐渐增长，实验数据资料的增多，对档案管理提出了严峻的挑战，当前的管理方式已经无法适应学校的高速发展，存在着许多问题。

3.1 信息化基础设施配置不完善许多管理人员对档案工作不够重视，投入力度有限，相应硬件和软件设备和网络环境配置不够完善。大多数管理部门已经配备了基础的计算机、复印机、扫描仪等设备，但依然缺乏相应的数据处理设备和网络设备，对原有的纸质档案进行数字化处理，不能对档案信息进行及时的查询和调用，加大降低了对档案资料的管理力度。[2]

3.2 管理缺乏统一的标准当前的管理模式只是对资料信息进行简单的分类储存，对数据信息的处理和分析不够全面和深入，使档案的利用局限于简单的查询和调用，无法与学校的教学管理形成互联，不能实现信息资源的有效整合，较低了学校整体的管理效率。同时档案管理的信息化管理过程缺乏统一的标准，在档案形成的各个环节，只是对相关资料进行简单的整理，无法形成统一的模式，很大程度上增大了维护和管理难度。同时也增大了也其他院校和上级部门的档案交流与沟通，为相关工作的进行增加了难度，如人员交流调动等。

3.3 专业人才的缺乏档案的信息化管理需要专业人才完成相应的工作，如信息平台的搭建和维护、档案数据的分析和档案数据库的完善等。而大多工作人员缺乏必要的信息化技能，不能对档案信息进行有效的信息化处理，无法实现信息化建设的优势，达不到信息化管理的要求，极大降低了管理效率。

4 互联网时代下高校档案综合信息化管理措施

4.1 提升对档案管理工作重视档案工作的顺利开展，能够对学校的正常运行起到积极作用，通过对档案资料的详细提取和科学处理，可以为学校的正常运行和政策活动的制定提供参考，能够为管理运行的各个关键环节提供保障，保证稳定的发展势头。因此，学校相关部门应该加强重视，加大资金和政策的倾斜力度，将其作为学校运行中的关键部分进行建设，充分发挥其数据优势，对档案信息进行整合和优化配置，为学校的发展进行有效的技术和数据支持。

4.2 加强信息化设施建设档案的信息化管理需要以信息设备为基础，作为档案数据的处理存储和使用的载体，因此，要建设完善的管理体系，需要加大信息化设设建设。应用专业设备，对原有的纸质档案进行数字化处理，形成电子档案，并对电子档案进行全面的分析，提取关键点，形成档案数据库，方便管理和调用。同时配置相应的传感器设备和网络框架，对纸质档案的保存流转等环节进行全面的监控，实现对档案的全面管理。要增设服务器和交互平台，加强数据处理和检索能力的同时，为使用者提供更加便利的服务，提升管理质量。[3]

4.3 信息化管理平台的搭建在对档案信息化处理和相关设备配置完善的基础上，要对档案形成、处理、存储、使用和后期维护的全过程进行合理的规划，制定统一的信息化操作标准和工作流程，建立信息化管理平台，对管理工作的各个环节进行优化，利用专业的系统软件，对相关操作进行有效处理，简化运行流程，实现档案管理的高效运行。通过信息平台可以与学校的管理平台进行对接，实现对管理工作的有效把控，对学校的健康发展起到积极作用。

4.4 加强人才队伍建设档案信息化建设需要操作人员具备相应的能力和技术，对工作流程的执行和监管，需要员工进行准确的操作。这就需要积极引进优秀专业人才，实现管理平台基础框架的建设和维护，并对开展针对性的专业培训，提升工作效率，进而提升整体的管理水平。