企业干部人事档案管理的现状及效率提升

王志刚

（山西汾西矿业［集团］有限责任公司双柳煤矿，吕梁 033300）

干部人员档案管理在企业人力资源管理工作中有着重要的地位，加强管理的水平，对于提升企业人力资源管理水平有积极的促进作用，所以加强企业对于干部人员档案管理的重视，提升管理效率，可以使企业优化整合人力资源配置，为发挥人才优势提供保障。本文对干部人员档案管理的可行性进行分析，希望对企业实现可持续发展提供参考的作用。

一、企业干部人事档案服务人力资源管理的可行性分析

（一）数据支持

企业的发展需要工作人员的雇佣，长时间积累下来会有大量的人事档案。随着时代的变化，这些档案以数字化的形式存在公司的相关档案中，并随着时间的推进不断地增加。干部人员是企业发展的稀缺性人才，需要对数据进行不断的更新和细化，让企业更加全面地了解人力资源的情况，为企业人力资源管理优化提供助力。从现状来看，很多企业都有自己的干部人员档案数据库，在企业发展中发挥着重要的作用。在进行档案信息建设的过程中，纸质档案的管理逐渐转化为数字化档案管理模式，在这一过程中不断地对干部的人格素养、职业偏向、健康情况、社会关系及家庭背景等方面进行完善。通过信息的整合和大数据、云计算等技术的分析和运用，结合每个人的实际情况，在对情况精准掌握后，加强企业人员岗位的内部优化，发挥出人才资源管理的有效性。

（二）技术支持

新时代有新时代的要求，同样，在新时期企业干部人员档案管理也需要更新优化。大数据、云计算等技术在各个领域都有着广泛的应用，在企业干部人员档案管理中也发挥着技术性的作用，是人力资源数据管理的基础。在实际的应用中，可以运用大数据技术对人员档案信息进行分析和对比，企业根据对比结果可以实现对人员的科学化、合理化配置。大数据对于档案的数据有着人工替代不了的分析和分类功能，数据之间的因果关系明朗，不再纠缠在一起。精确地对企业人力资源管理提新的方向，发掘高素质人才，实现岗位与人才的高度匹配，减少了无序辞职的问题。“人员档案大数据”的使用可以有效提高企业人力资源管理的效率。

（三）制度保障

从现状来看，多数企业的人力资源高管的选择是以经验为前提，导致在人力资源工作开展中会出现人才与职位不匹配、无序辞职、职位空缺等问题。所以，在新时代的背景下，需要用新的方法对管理中存在的阻碍进行突破，进行数字化管理的推进和开展，加强人力资源管理的效率。在大数据的背景下，人工智能、云计算、大数据等在企业员工培训、激励和绩效等方面有着很大的助力作用。通过对定量数据的系统分析，可以更准确、更客观地描述员工的职位、工作状况和工作效率。系统和数字化的人力资源管理方法的实施需要先将管理理念进行更新，这样才能够对企业人力资源管理效率提升有所帮助。

二、企业干部人事档案管理面临的主要问题和挑战

（一）存在的问题

1.信息存在偏差

很多企业都将发展的重点放在了企业经济效率提升快的生产部和销售部上，对于人力资源方面的重视程度不足，人力资源部人员配备不足，导致在干部人事档案管理中对信息的管理存在偏差、管理方法不规范等问题。在档案信息收集的阶段，首先提供信息的是当事人本人，信息的真实性有待确认核实。所以，填写的内容是否真实和准确并不能得到保障。除此之外，在干部人事档案管理的过程中，一些档案会因为操作失误等问题导致丢失。这些档案信息时间长，难以补充或恢复，为企业人力资源管理带来了难度，如果这些档案的信息不能及时地进行更新处理，对于人员的管理也会随之出现偏差，加大了人力资源管理的难度，企业就不能及时地对人才进行优化配置，甚至会导致人才的流失。

2.管理制度需要更新

在现代化的企业管理模式下，需要企业根据时代的发展对制度进行更新，根据要求不断地进行制度的完善。就像上文所阐述的内容一样，企业将发展重点放在了生产、研发和销售方面，对人力资源管理的重视程度不足，制度的更新周期长。但时代的发展速度快，制度的更新速度远不及企业发展的速度。久而久之就会出现人才流失、人才资源配置不合理等问题。尤其是现代化信息技术加入企业人力资源管理中，传统的管理方法与现代的管理手段之间存在一些问题，这些问题是机制不完善导致的。除此之外，在传统的管理制度下，多数的干部人事档案管理需要经过多个程序不断地完善，严重影响了管理的效率。

3.信息资源使用效率低

纸质档案管理依旧是很多企业档案管理的运用方法，档案信息化建设效率低，就算是运用了信息化档案管理方法，相关的数据分析功能也不能很好地被运用。尤其是在中小企业中，甚至一些企业人力资源管理部门只有一位工作人员，工作任务重，没有足够的资金和时间支撑工作人员工作的开展。软件和硬件设备需要及时更新的问题也得不到很好的解决。多数的干部人事档案信息深入分析难，档案管理的作用和价值没有发挥出来。

（二）面临的挑战

1.传统管理模式与现代企业发展不相符

企业管理与现代商业管理的融合是目前面临的较为严峻的课题。公司档案管理和人才服务管理之间存在千丝万缕的联系，但在实际中发现，公司人员的档案管理比较封闭，无法为公司人才的合理流动与发展提供必要的资料支持。另外，对企业干部人员档案利用的理解出现错误，更重视人事档案的保密性，却忽略对档案数据资料的发掘与运用。但是，企业领导人员档案管理工作的研究与落实还不足。许多企业领导的档案管理工作没有其他政府部门的支持，工作难以开展。

2.管理队伍落后

对于政府干部人事档案的保管则由专业人士负责，人力资源管理是专业性很强的工作，但从目前的状况来看，人力资源管理人员的选用比较偏向年龄大的人来任职，因为经验丰富。但很多比年龄稍大的人对档案管理业务还不熟练，对档案管理的有关技能要求也不深，在实际工作中容易出现错误，影响管理工作顺利进行的。此外，部分公司未能根据现代发展的要求构建档案管理人员教育训练系统，使得其已有的技能与岗位能力无法满足现代公司干部人事档案管理工作的要求。

3.干部人事档案管理面临信息安全问题

企业干部人员档案制度牵涉重大个人信息，与公司职工的切身利益息息相关。所以，在干部人员档案管理活动中，必须有效保存这些数据，保证档案数据的安全性。目前，部分单位对干部人员档案数据安全关注不足，干部人员档案管理体制不健全，干部人员档案数据的管理不规范，极易导致干部人员档案数据外泄，损害档案的数据。

三、企业干部人事档案服务人力资源管理对策

（一）重视干部人事档案的收集整理

企业干部人事档案收集整理工作是基于建档工作开展之后进行的。所以，需要明确建档和完善档案先后顺序及其重要性。一些企业只是简单的建档，并未进行后续的完善工作，面对这样的问题，需要加强对干部人事档案收集整理重要性的认识。一方面，档案管理是较为复杂的工作内容，需要大量的物质、资金及人力的投入，也是动态任务之一，需要用动态的眼光看待。企业人力资源管理人员需要对干部人员档案数据管理和收集进行有序的推进。另一方面，企业干部人员档案管理部门应加强宣传，加强与其他部门的联系和互动，赢得其他部门的支持，提高干部人员档案信息收集的效率。在此基础上，根据干部人员档案安排的相关业务规范，结合企业干部人员档案管理的实际情况，有效整理干部人员档案信息，为企业人力资源的管理和利用提供文件信息支持。

（二）建立基于信息技术的干部人员档案管理平台

目前，全球已进入信息时代，各个领域正逐渐向信息建设和发展的方向发展。针对当前干部人员档案的管理问题，其信息化建设工作将以建立基于信息化技术的干部人员档案管理网络平台为基础，基本完成了干部人员档案管理、专门办公、综合办公室等基础信息技术条件的配备，并形成了专门办公网络和专门办公设备。电脑、扫描仪和数据库必须分别配备。设计了专门的领导干部人事档案管理系统信息界面，并按照实际文档管理系统要求完成各平台的功能。例如，在干部人员档案的收集、记录、编制、统计、分析、存储等一系列工作环节中，需要设计特殊的功能方案，以反映干部人员档案管理的特点和特殊需求。

（三）建立风险评估体系的原则和依据

在对干部人事档案管理进行风险评估之前，必须根据实际建立评估体系的基本原则。主要包括以下原则：科学性、可操作性、综合及重点结合的原则和有效性原则。科学性原则使档案评价体系清晰、准确地反映档案管理的实际情况；可操作性原则意味着评估体系易于理解，逻辑思维清晰；综合及重点结合的原则是“广撒网、重抓培训”，突出重点；有效性原则是从实际出发，不断更新，从而获得最可行的预防措施，从而降低风险程度。

（四）制定相关规章制度，定期开展规范性人事档案管理活动

随着人事制度的完善和完善，进入更深层次后，所有员工的档案越来越多，为管理带来了压力，文件管理体系的实施需要各部门尽可能地配合。文件管理机构不仅要控制质量，按照一定的原则执行，其他部门也要认真配合。首先，干部人事档案管理的相关部门需要对管理制度进行健全和完善，将责任落实到每一个岗位之上，将不按有关规定操作的人员进行查处。其次，档案使用部门应选择高素质、专业化水平的人员进行档案管理和查阅图书馆工作，认真遵守档案借阅的要求，不得混入不合格材料，不得随意涂改，借阅是指文件在添加和提取过程中，避免借阅过程中查阅档案的丢失和损坏。

（五）提高人员管理人员的整体素质

受人为因素的影响，不同管理者的专业水平和质量对人员档案管理的效果有重要影响。因此，在进行档案管理的过程中，本单位应重视对档案管理人员的专业素质进行培训。首先，通过各单位之间的考察、教育、培训和理论交流，学习和运用先进的干部人员档案管理的概念和方法。其次，提高对各单位档案管理的理解；加强责任感对于提升档案管理体系的完善有积极的作用。最后，对人力资源档案管理的工作人员进行定期的考核，保证每一段时期工作质量，提升管理人员对于档案管理的质量，为企业的发展和人才能力的充分发挥提供保障。

（六）优化干部人事档案的管理条件，优化信息资源的开发利用

在新时代的背景下，企业的发展越来越规模化、集团化，一个集体中对于人事档案的管理的重要程度也逐渐被管理者认识到。从人力资源的角度出发，对做好干部人事档案管理工作进行优化，尤其是加强对干部档案管理的政策和财政支持下，进行软件和硬件的更新，提升管理能力。与此同时，干部人事档案管理的模式需要随着时代的变化不断创新。实现干部人员档案资源的优化配置，更好地挖掘干部人员档案信息资源中所包含的价值，更好地为党委、政府、各级单位的选拔工作提供档案服务。

结 语

综上所述，本文对企业干部人事档案服务人力资源管理的可行性进行分析，从数据支持、技术支持及制度保障三个方面进行阐述。除此之外，对企业干部人事档案管理面临的主要问题和挑战进行分析，提出了重视干部人事档案的收集整理建立基于信息技术的干部人员档案管理平台建立风险评估体系的原则和依据制定相关规章制度，定期开展规范性人事档案管理活动提高人员管理人员的整体素质优化干部人事档案的管理条件，优化信息资源的开发利用等策略，为人才队伍建设提供有力保障。