凭证影像化使用状况初探

北京信息科技大学 北京 100192

引言

近年来，随着全球信息技术和电子商务、电子政务领域的不断发展，发票、财政票据、银行回单等在内的会计凭证的电子化进程已逐渐成为发展趋势。而我国各级相关机构均在积极推进会计凭证电子化试点应用。2015年，国家税务总局启动增值税电子普通发票试点，2016年，《会计档案管理办法》规范了电子档案的法律效力；2017年，财政部启动财政电子票据试点应用工作；2018年，海关总署推行海关专用电子缴款书试点；2019年，中国铁路总公司推行高铁电子客票试点，各航空公司也陆续推出电子行程单；同年，各高校也陆续开出了学费电子发票；今年上半年，国家税务总局又启动了增值税专用发票电子化试点工作。这些无疑都推动了电子化凭证的发展。由此可见，会计凭证的电子化将是未来发展的必然趋势。

一、疫情下对电子凭证的需求新考验

2020年2月，教育部发布组织在线教学与管理工作指导意见，以应对新冠肺炎疫情给高校教育带来的巨大冲击。而突如其来的疫情使得高校财务部门不能正常为广大师生提供服务。在复工复产的迫切形势下，财务相关活动若要照常展开，电子会计凭证的应用需求就显的旺盛起来。

二、现行条件下的会计档案现状及必要性

目前，大多数高校会计档案仍处于传统纸质档案管理阶段，部分高校开始逐渐改革实施或者着手进性会计凭证的影像化管理，由于纸质财务原始凭证附件和种类的不断增加，传统的手工整理在后期的保管和查阅中难度越来越大。首先，标准不一的鱼鳞式粘贴附件方式在后期需要很多的人力去整理装订，打孔整理之后既不美观也非常影响归档，甚至在翻阅过程中遗漏掉落损坏。其次，在纸质单据的归档中，查阅凭证变成了一个极其耗费人力物力的过程。频繁的借阅纸质归档文件需要大量的人力去查找，实践中会经常出现排队等待查找的审计人员，或出现借阅凭证同属于一本被其他人先借走的情况。最后，随着学校科研经费的逐年递增，业务量将也更具爆发式的增长，尤其是每学期接近期末、项目预算临近阶段性考核时期翻阅凭证的业务量更是繁重。这就出现信息不能共享的情况，同时严重影响着财务人员的工作效率。

三、解决凭证繁琐问题引进的新方式

由于会计原始凭证本身的属性不能直接以信息化的方式直接录入财务系统中，我校自2018年下半年起普及改换平铺式粘贴方式，启用高拍仪和高速扫描仪。自2019年起录入记账凭证附带生成二维码，配用高速扫描仪，通过扫描设备及账务系统嵌入软件转化为电子化影像，并自动关联凭证信息和图像信息整理完毕之后批量放入高速扫描仪进行扫描，扫描文件自动归档所在凭证附件，凭证录入人员可以直接在账务系统内查看凭证附件信息，无需翻阅纸质原始凭证，这无疑节省了很多的查找凭证的时间，提高了财务工作的效率。采用记账后信息采集后置集中扫描模式，不影响例如前置扫描模式下会计人员的工作效率，全部报销流程完成后集中批量进行原始凭证的影像采集以达到电子化管理的目的。在审计查账时原始记账凭证的图像清晰且可导出附加水印的PDF模式，水印可自主调节为导出人的工号姓名ID等信息，方便查看的同时保持了会计信息的安全性和保密性。

四、实施凭证电子影像化后的优势

电子档案模式的出现提高了财务人员的工作效率。电子档案的处理主要是对财务各类凭证资料以数字文件的方式进性高速扫描，形成可视化的电子数据收集、存储以及查询共享，也就是影像化管理会计凭证档案。会计档案影像化之后，财务人员不用翻阅凭证，在财务系统就可以点击查阅凭证的所有附件信息。尤其是项目结题验收、审计高峰期等，会计档案查阅需求量很大，老师在办公室或者家里随时随地登陆预约报账系统查阅报账凭证信息，使师生足不出户就能解决审计查账的问题。

五、现需解决的问题及影响

现阶段遇到的问题并且需要提升的是在现有的模块之下，原有的会计凭证查询经部门领导和财务主管签字这一环节需要嵌入，原始凭证查询时我们给出的是纸质凭证查询审批表，由查询人找项目负责人、部门负责人和财务主管签字同意后方可查找，一般留存期限为永久，但是这种方式的弊端在高科技下显得尤为突兀。现在我们仍然沿袭了这一传统方式，希望不远的未来可以开通线上审批凭证查询模块，各位主管线上签章之后即可查询凭证，这样也减少了留存纸质档案的成本。可将电子档案管理系统对接入财务共享服务平台，同时可与学校其他部门管理系统相关联，根据不同的需求设置不同的权限，使得会计信息能够在不同地域之间共享，实现实时查询、项目负责人名称和项目编号查询，各部门异地协同办公等功能。

传统的会计档案管理模式已经不再适应高校教育发展的需要，电子凭证上线的新方式填补了纸质档案查询的低下效率，增强了信息留存质量，弥补了原始凭证保管难度大的缺点，凭证电子影像化管理成为高校财务管理改革的第一步。未来若有大数据、云平台等网络技术的发展将促进财务信息共享一体化处理，与大数据、云平台技术共同发展，将可以实现从业务到财务的信息共享一体化，也是实现财务云平台的重要一步。