电子档案管理与档案管理信息化建设

陈大平 罗怡珍

摘要：随着我国社会经济的不断提高，信息技术的高速发展，对数字化多媒体应用已经投入到了社会各个行业中并能够对其工作效率有很好的提升。在档案管理工作方面也是如此，新时代对档案管理工作的严格性，真实性，准确性有了更高的需求。因此，在开展档案信息管理工作时，创新档案管理方法，做到与时俱进并保持其积极高效的工作效率。由此可见，数字化电子档案管理信息化建设，是被社会所推动的对档案管理工作的优化及创新，将信息化结合进档案管理模式中，在实际操作时不断的总结管理方法，累积工作经验，利用多媒体带来的便利，解决传统管理方法无法解决的问题，从而提高档案管理工作的效率和质量。

关键词：电子档案;档案管理;信息化建设

档案信息化建设意思即为将过去的档案管理模式转变成以信息保存的方式，将传统的以纸质文件保存的档案用数字化信息所替代，这样做的目的，便是档案管理部门或单位能够对档案资源加以更便捷有效的收集、整理、储存，从而使档案信息能够更安全有效的长期保存，达到档案资料正确并合理利用的目的。在大数据统计下，目前我国大部分部门和单位都已经购入满足于新时代档案管理信息化建设的多媒体设备，并配备了新式档案室，开始实施档案管理信息化建设方案，开展了电子档案管理，但由于技术方面的不成熟、管理力度的不足和经验方面的缺失等原因导致大部分部门在开展电子档案管理工作中出现许多问题。本文将基于新时代电子档案管理于档案管理工作的意义出发，提出当前档案管理信息化建设仍存在的问题，并引出对应策略。

一、电子档案管理的特点和意义

档案记录着国家的改革发展的历史，记录着所在企业的文化发展历程，档案管理工作对于当今社会发展有着重要的意义。而面对社会需求，对档案管理工作模式的改善和方法的创新则对于档案资源的合理使用有着重大影响。电子档案管理即为以数字化信息技术作为档案资源的管理核心，对各种档案信息资源进行规范式的统一管理，和传统纸质文件的档案管理方法相比，新时代背景下数字化档案管理有着更突出的安全性，快捷性，传递性等特点。以数字化信息技术和多媒体设施为基础对档案资源进行全面的搜集、整理、分类、存储和管理，给档案管理工作带来质量和效率方面的极大提升。

二、档案管理信息化建设存在的问题

（一）网站建设需要优化

目前在我国已经有多数档案管理部门或单位配备了新式档案管理设备及档案室，但由于技术方面有些不足，总體的档案服务网站建设力度还不够，信息终端还比较缺乏，这导致了开展电子档案管理工作时受到网站体系的限制，一些高效的功能无法进行。对于档案信息化建设来说，网站的建设和优化，以及档案软件的开发是非常关键的部分，集中式的网站资源和良好的档案软件是实施档案信息化的基础，若没有成熟的网络服务体系并缺乏相应的档案软件，单靠设备的提升是无法满足社会对于档案信息认知的需要，也无法满足档案工作部门就业人员日常生活中，随时随地可以办理档案手续等。分析大数据可以得出结论，当前我国各地有大约一千家档案管理服务机构网站没有建设成形，这些网站中有的缺乏信息资源，有的没有得到正确客户端设置，有的缺少功能交互式对接，甚至于部分网站从来不进行信息储量整理分类和数据更新，其资源的过时，技术的落后，完全不能满足档案管理信息化建设的基本需求。

（二）缺乏专业管理人员

对于新时代背景下档案管理工作的开展，专业知识丰富，专业技能成熟的管理人员是必不可少的，人力资源是企业发展之根本。当前社会上各个档案部门或单位，能够结合传统管理方式和信息化技术的管理人员相对缺乏，档案软件开发的技术人员更是严重缺乏，这类专业技术人员的缺乏，不仅仅影响了整体档案管理工作的效率和质量，更是严重影响着档案管理信息化建设的进度。

三、电子档案管理工作对策建议

（一）优化升级档案网站建设

对于管理机构网站建设不成熟和档案软件开发不到位等问题，首先，管理服务机构要对建设的网站进行分析，研究其定位并查询当中所存在的网络问题，在了解档案网站的服务宗旨之后，面对社会大众的需求，和档案管理人员的工作需要开展针对性的网络资源的优化，建设完整便利的线上服务机制。例如设置档案资源搜索、图文匹配、档案真实时间和档案动态发布的蓝布，为社会群体提供一站式的档案资源服务，满足其档案认知和办理需求。同时要及时更新网络资源，加大网络信息的利用效率，资源信息也必须保证真实和准确。而想要满足档案管理信息化建设的需求，还要升级当前的档案软件，开发出全省甚至全国范围内通用的档案管理软件，并在满足其广泛适用性的特点时，管理软件也必须具备全信息收集，细致处理信息的能力，以及准确搜索能力等特点，并且通过当代多媒体手段的便利，根据社会大众的日常生活需求，做到工作人员和人民群众能够对档案资源随时随地的传输和验证。

（二）加强专业人员培训力度

想要创新管理方法并提高档案管理工作的质量效率，务必在对数字化信息技术和设备的合理应用的同时，加强专业操作人员的培训力度。从就业人员挑选方面入手，对档案建设知识和专业技能提出严格要求，同时要熟悉多媒体设备操作并具备基础信息技术的认知。以加强就业人员工作能力为前提，要对其档案管理工作的观念意识进行培养。这样一来，不仅仅为各大档案管理机构和部门单位提供良好的就业人员的保障，还促进了档案管理信息化观念的改变和意识的形成。

结论：

总的来讲，电子档案管理模式的快速发展和档案管理的信息化建设是符合时代趋势的。完善各大档案管理机构的框架系统，优化网站的建设并及时更新创新，加大档案软件的开发力度，提高档案网站的泛用性和稳定性。提高各个档案部门和单位的档案管理意识，购入新时代数字化多媒体网络设备，注重专业信息技术人员的培养，多方面开展档案管理信息化建设，从而提高档案管理工作的效率和质量。

参考文献：

[1]傅雪梅.大数据背景下医院档案管理信息化建设探索[J].兰台内外，2021，{4}（19）：7-9.

[2]袁燕.基层事业单位档案管理信息化建设路径[J].文化产业，2021，{4}（18）：78-79.

[3]美玉.医院档案管理工作规范创新与信息化建设[J].兰台内外，2021，{4}（18）：61-62.