信息化数据在管理工作中的重要作用

曹 筇

（湖南工贸技师学院职业训练处,湖南株洲,412000）

信息化数据在管理工作中的重要作用

曹 筇

（湖南工贸技师学院职业训练处,湖南株洲,412000）

在全球教育改革朝着以教育信息化引领教育现代化的今天，以数字化校园建设为主要内容的教育信息化成为学校教育现代化的重要标志之一，而办公信息化是教育现代化的重要组成部分。通过生成的数据和网络，办公信息化有促进管理现代化，对业务流程进行优化创新，实现精细化管理，有效降低成本，提高工作效率的作用。

信息化；数据

1 办公信息化数据在工作中的现状与分析

1.1 学院这几年的办公信息化建设主要是在硬件方面的投入，软件方面只做了尝试，没有大范围推广

从应用效果看，学院内部通过网络化沟通和信息共享，较之过去办公效率大有提高

1.1.1 各部门及系部的归档资料数据只是在内部储存，且当其他部门要调用一些学院共享数据（如招生简章，各类图纸，公共教案等）只能通过qq，或者u盘，学院网站下载等方式达到目的。信息化数据的利用率极低，且受制于网络是否和外网相连。部门相互之间的数据无法自由共享，导致学院项目工作效率不高。

1.1.2 没有对归档的共享数据进行过统一规范，只有各部门各系部做数据的管理人员才知道所需具体数据，而一般项目需要数据的时候只能通过他们获取。

1.2 造成上述问题的原因主要

1.2.1 思想认识问题。

传统的数据统计工作是以纸质文件为主要工作对象，而自从计算机应用于我们的工作中后，数据的载体---电子文件以其独特的优势正逐步的取代以往的纸质文件。它具有操作方便，自动分类组合，检索快捷，节省储存空间等无可比拟的优势,要发挥这些优势就必须不断的学习新的知识。但是学院现在还有不少人认为，办公信息化只是把数据录到电脑里去，只要会操作办公软件，需要数据的时候直接调用就够了。

1.2.2 管理滞后，信息化数据资料的统一汇总没有规范。

我认为我院对数据文档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对文档数据归档进行规范化管理的规章制度。实事上生成的数据需要整理归类，并由管理人员进行数据的编辑和汇总。如果学院要进行精细化管理，那么它就成了一个比较复杂的文档。因为它能直接体现任何时间任何人在做的任何事情，而不是不是做了一个表就存一个表那么简单。一旦需要各部门联动做一件事情的时候，通过网络发几个统计数据是没有任何含义的，因为它不能体现数据的出处，也不能保证数据的完整性，一旦出现错误只能增加工作量和降低工作效率。

1.2.3 对现有的信息化设备利用率不够

办公信息化的设备不光只包含了计算机，打印机和网络，还应包括各种能提升工作效率的软件，软件只能靠负责具体事务的工作人员来摸索，或者通过相互交流获取。这都是需要付出时间才能得到的。我学院服务器上能下载的数据非常少，部门数据和共享数据几乎没有，从而浪费了网络空间。而内部网络结构划分不合理，导致我院办公信息化只能依靠外网来进行。信息化软件（oa系统）推广也不够利用率不高。

1.2.4 没有专人负责信息化硬件设施设备维护

2 对学院信息化管理的一些建议

2.1 制定相应制度，保证各部门各科室的数据统一性和完整性。

2.2 学院在局域网内部设立一个共享的文件服务器，以部门名字冠名，专门存储各部门或者老师需要查阅的数据。当需要做项目文件时，根据项目在文件服务器中设立文件夹，做项目时，将相关数据放入其中，各部门各系部必须有专人配合完成。一年做一次就可以。

2.3 各部门各系部必须要专人来负责本部门工作过程中所产生的基础数据，做好基础数据的储存、整理和上传工作（如图1）。

3 项目信息化数据管理的实施，以职训处中小园区企业技能提升培训项目为例

3.1 培训前期

3.1.1 参培公司提供参培人员信息（身份证复印件，相片，报名表，劳动合同复印件，财务凭证复印件）。

3.1.2 职训处此项目负责人根据参培人员名单制作开班备案表（其中包括参培人员名册，企业合作协议，培训老师资质复印件）

3.1.3 项目负责人准备各种要用的电子表打印出来，并发给处长及各位同事（理论与实操的考勤表，按照开班和考试时间制作个人项目任务时间表，项目任务完成表）

3.2 项目实施中期

3.2.1 项目负责人按照个人项目任务时间表严格填写各种表。通过手机软件根据每个人的个人项目任务时间表确认项目进程，及时提醒未完成工作任务。

3.3 项目后期

3.3.1 组织考试，拿到考证合格人员名单后，与参培人员信息进行合并，确认人数和补贴金额并制成电子表格。

3.3.2 各种纸质档案通过高拍仪以图片形式录入电脑

图1

图2

3.3.3 做好合格证复印件，培训证书及其他相关资料，做好报账资料。

3.3.4 打印成册。

3.4 项目总结：该项目是职训处每年的工作任务之一

项目图表示列如图2：

在项目前期，到企业去收集资料做的方法可以通过高拍仪和身份证读卡器电子储存资料也可以用纸质文档。如果是用纸质文档，则在项目后期需要大量的排序复制。而在培训老师资质复印件是每年必备的，学院很多项目都需要，所以此类型资料也可作为学院的共享资料。

在项目的中期，需要系部安排教室，职训处要与教学团队合作，参与培训人员的教学管理。此项目因需要系部支持，所以在项目开始之前还需与系部开会商讨具体事项。

项目的后期做资料时，由于参培人数比较多，且留底资料平均一个人需要至少12张A4的纸，因此光这一项消耗的纸张都是几万张以上。加之政策原因导致最后完成项目报账的时间非常少。如果用复印机，不光耗时，还需要加班，或者需要学生来帮忙整理资料。而且整理复印出来的纸质文件也容易出错。如果将所有文档以电子数据方式储存，在打印之初只需要调整好顺序后打印一套，再去复印就不容易出错。这样做能起到节约资源、提高工作效率减少加班、永久保存的作用。而处室负责人可通过部门共享文件中的项目任务完成表来了解团队每个人的工作任务完成情况，也可在项目实施的过程中根据完成任务的进度不同，进行精细化管理。

综上所述，通过办公信息化手段，既明确每个人的工作任务，实时跟踪项目及其进程。又可对项目的流程进行优化，减轻工作负担。而数据的筛选和整理又将所做项目的流程和结果晰毛辨发的保存下来，让第一次看到数据的人也能做到烂若披掌。

通过数据来了解项目或者进行决策，已经成为衡量现代信息化管理的重要手段。数据就是信息化的核心，因为只有做好基础数据的收集、整理，才能确保学院信息化建设的成功；只有做好基础数据的维护、修缮，才能发挥信息系统的价值；只有做好数据的展现、挖掘，才能体现信息化的决策支持作用。

[1] 喻华 -《现代企业教育》2013年 第二期

[2] CIO的智慧：企业信息化管理的最佳实践[美] Phillip Laplante，[美] Thomas Costello 著；栗霞，宋艺，王玉玲 译 2013年

[3] 大数据时代[英] 维克托•迈尔-舍恩伯格，[英]肯尼思•库克耶 著；盛杨燕，周涛 译 2013年

The important function of information data in management work

Cao Qiong
（Hunan Institute of industry and trade technician vocational training department,Zhuzhou Hunan,412000)

In the global education reform toward leading the modernization of education in education informationization today,in the construction of digital campus is the main content of the education information become one of the important symbol of the modernization of school education,and the office of information is an important part of the modernization of education.The generated data and network,the office of information technology is to promote the modernization of management,optimize the innovation of business process,the realization of the refinement of management,effectively reduce the cost and improve work efficiency.

information;data