水利工程档案“纸质化”与“电子化”的交融共存

石莉

【摘要】随着信息技术的影响日益加深，纸质化档案与电子化档案彼此交融共存。我们应提升配套管理水平，加快档案资源的开发与利用，从根本上加快水利工程档案信息化进程，推动水利工程档案管理的健康发展。

【关键词】水利工程;档案“纸质化”;“电子化”;交融共存

一、水利工程档案纸质化与电子化管理模式的优势分析

（一）纸质化档案是信息存储与传播的媒介

1.纸质化档案原始价值突出，更具现实意义

纸质档案资料的突出特征是直观性较强，能够进行信息的直接获取。同时，物理与逻辑结构具有一致件，对维护档案资源的真实与原始性意义重大。水利工程档案的形成、发展与利用贯穿于整个工程建设的始终。同时，经过专业实践，在反复修改与完善的过程中形成的第一手原始资料，与电子档案相比较，更具行业存储价值，彰显针对性，现实价值突出，具有显著的考证意义。

2.纸质化尽显档案的真实性、历史性与客观性

纸质化档案能够全面、客观地体现水利工程档案的客观性与真实性。水利工程档案主要源于水利工程建设文件，很多是直接转化而成。正是由于这种行业的特殊性，使得水利工程档案拥有浓厚的历史痕迹与自然性，代表了历史的真实性与客观性，很难被更改或者伪造，这是电子档案难以与之相比的。

（二）电子化是推动档案事业发展的强大动力

1. 电子化档案管理模式彰显立体化的特征

电子文件便于修改，存储空间较大，能够进行信息之间的快速传播，满足远距离的传输需要。随着水利工程建设项目规模的扩大，水利工程档案范围得到拓展，相关单位对档案资源提出了更高的要求，借助电子文件模式能够节省成本，并有利于妥善保管。同时，档案资源安全性提升，可有效避免档案遗失与无故变更的现象。

2. 电子化档案更显水利档案的专业性

对于水利工程档案而言，强化对工程建设全过程的反映，实现对水利建设规划、设计、施工、管理、运行以及工程竣工维护、评估的有效反馈，资料极具庞大性与复杂性。

二、水利工程档案纸质化与电子化档案管理模式的缺陷分析

（一）纸质化档案管理方式的不足

1.对于纸质化的档案资源而言，需要较为烦琐的管理程序进行管理

鉴于水利工程的系统性，需要借助烦琐的程序进行工程档案的归档和管理，同时投入大量人力资源。

2.纸质化的档案在保存方面难度较大

纸质档案如果需要进行长时间的保存，极易发生破损、字迹模糊等现象，一旦经过多次、频繁的借阅与使用，档案原始资料也容易丢失，直接影响档案资料的使用周期，不利于维护自身的完整性与准确性。

3.纸质化档案信息收集与获取效率不高

纸质档案存储量相对较小，在远距离传播方面受到限制，速度较慢，共享程度不高，加之手工查阅方式速度较慢，人员使用受到限制，很容易受到时空条件的制约，对水利工程档案利用范围与效率产生阻碍，影响信息资源自身价值的发挥，对水利工程事业发展产生不良影响。

（二）电子化档案的弊病

1. 电子化档案推广过程中缺乏强有力的运行环境

新时期水利工程档案对技术成果与技术资料的需求更高。目前，档案软件的通用性有待增强，但不同机构与部门的档案信息网络处于各自独立的状态，尚未构建系统性的网络平台，很难满足新时期档案资源共享性的要求。

2.档案自动化缺乏普遍性的统一标准

档案业务在发展过程中由于受到历史等因素的影响，自身缺乏扎实的基础，尤其是案卷质量不高，软件很难实现较高水平的移植使用，档案自动化管理缺乏统一、科学与全面的标准。

3.电子档案载体要求较高，一旦存储环境不佳，很难维护档案的完整性

对电子文件而言，其功能的实现离不开相应的载体，如磁盘、光盘等。而这种载体具有一定的使用寿命。同时，外界环境中的温湿度、磁场、光线等因素對其也有一定的影响，需要较高要求的防范措施，尤其是对水利工程档案而言，图像与影像资料较多，一旦保存不利，很难维护信息的安全性与完善性。

三、如何促进水利工程档案“纸质化”与“电子化”的交融共存

立足新的发展时期，纸质化与电子化档案模式处于共存的状态，各自具有不可替代的作用。为此，要借助先进的现代信息技术与设备，进行合理、有效地开发利用，强化二者的配套管理，最终实现交融共存。对于电子化与纸质化，要将一体化作为发展目标。水利档案管理部门要重视做好纸质化与电子化档案的超前收集管理，对相关流程、控制策略等进行合理设计，全面做好各种形式档案资料的扫描与处理，要合理进行数据转换，达到纸质化与电子化双轨制度并行，保障信息数据能够高效地进行传递，提升资源共享程度。

综上，基于新的发展阶段，水利工程档案管理要坚持与时俱进，积极创新，加快档案信息化建设，有效发挥电子档案中的优势。同时，要正视纸质档案的现实价值，强化纸质化与电子化的有力融合与统一，制定科学有效的档案管理模式与方法，为水利工程档案管理工作奠定坚实基础，加快档案的开发与利用，为水利工程发展提供更加全面和完整的信息支持。