高校网上办事大厅的设计研究

王怡丹，高东怀，宁玉文，高 远

（1.西北大学 现代教育技术中心，陕西 西安 710069；2.空军军医大学 网络中心，陕西 西安 710032）

一、引言

在2019 年全国教育工作会议上，陈宝生谈到要继续加大力度深化教育管理方式改革，我们需要依托“互联网+”手段，推广少跑路的革命，我们需要让信息多跑路、群众少跑路。而国务院关于《加快推进“互联网+政务服务”工作的指导意见》也提出，推进“互联网+政务服务”是贯彻落实党中央、国务院决策部署，把简政放权、放管结合、优化服务改革推向纵深的关键环节，对加快转变政府职能，提高政府服务效率和透明度，便利群众办事创业，进一步激发市场活力和社会创造力具有重要意义，我们需要尽快加快落实“互联网+政务”的建设方案，实现智能高效的办公环境。[1]“互联网+政务服务”的网上办事服务能够以一种系统的业务流程审批方案来满足我们高效的办事和支撑高校的信息化建设，方便教师和学生完成校园业务活动办理，提高教学办事效率。现代科技的进步令我们的生活逐步便利与智能化，互联网信息化时代下我们的办事也需要逐渐变得便捷和高效，因此，建设高效智能的网上办事大厅是目前我们所急需的。

二、高校构建网上办事大厅的背景

1.什么是网上办事大厅

网上办事服务大厅是指办理一件事，只需要在网络平台中进行发起，下一个环节的自主提交，由节点负责的审批人登录系统进行审批，直到该项业务进行的节点任务都进行完毕，在网上实现事项发起，进行事项审批和流转，完成办公。它是电子信息行业下的一种高效办公模式，服务于教师、学生以及教学工作者，其节点间环环相扣，流程规则合理走向，人员相互配合协助，共同处理用户业务事项。在该平台的支撑下，拥有不同身份的用户可以登录该平台，查看与自己相关的业务并选择性地对即将要办理的业务进行填写和提交，由该项业务流程中相关节点审批人员对该事项进行逐一审批（同意、驳回、终止等），复杂业务流也可以增加选择规则来判断下一个流程节点的走向，最后完成该事项。

2.为什么要构建网上办事大厅

网上办事服务是为了实现让学生及教职工在办事时“少跑一趟腿、少打一个电话、少记一个网址、少找一个人”，让人员少跑路、数据多跑路，一直以来都是网上办事大厅的宗旨。曾经无网络的纸质办事只能是线下跑一个部门审核完后，再去跑另一个部门，审核不通过了修改直接再跑再审核，很有可能因为最后几步审核不过而重新填写打印再去审批，对于办事者来说这是费时费事费力的，这种办事程序以及过程不清晰，流程过于烦琐，以致不便于结果跟踪，更难以对事物进行及时评价和反馈，大大降低了师生的满意度。[2]而通过网上办事服务的建设，高校和师生能更好地理清办事流程和方式，节省时间以及精力，学校也能根据办事过程中存在的问题对办事环节进行适当调整以完善服务系统，所以我们急需构建网上办事服务来解决当前高校所存在的问题。

网上办事大厅为我们提供便利，方便办事者，减少办事者的跑路时间，一站式网上办事，办事者只需要选择所办理的服务填写对应信息即可，不需要来回跑每个单位。一站式的平台系统中包含流程管理，每个事项都有特定的流程，由发起者提交申请，下一个节点审批（同意、驳回），以此循环，直至最后流程结束。学校教职工有上班时间，在非上班时间不予受理审批，但一站式网上办事可实现实时审批，即使不是上班时间，教职工在有网络的地方也可以实现随时办公，若办事大厅可兼容移动端，那便可以实现随时随地办公了，相比以往的办公方式更加高效。网上办事服务对教学流程进行了科学合理的优化，在一定程度上提升了相关教学管理，能够将教师的教学方式方法得到有效提升，从而促使学生的学习效率得到有效的提升。[3]这种网上办事大厅类似于OA（Office Automation 是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式，简称OA）办公自动化，而无纸化的绿色办公环境不同于传统的办公申请和审批，用户在计算机或移动终端登录账号进行申请或审批操作，并带有归档功能来对每项业务事项进行划分和整理，方便教育工作者后期的查询，这样的方式减少纸质的印刷以及办公用品的浪费，同时无纸办公也有利于降低树木的砍伐量，低碳环保。网上办事大厅可以综合一卡通系统、人事系统、教务系统、学务系统、财务系统、OA 系统等，将学校所有与数据相关的系统通过接口方式调用数据，实现关联互通，改善学校现有系统的杂乱状况，综合进行办事教学，实现学生教师的统一化管理，为高校建设智慧校园迈出一大步。[4]

三、功能模型

网上服务大厅的建设涉及多个部门的协调和管理，是一项全局性工作，需要站在学校视角下统一规划、管理和协调各个部门的工作。[5]首先高校需要分析当前社会背景下建设网上办事服务的高校有哪些、服务于高校网上办事服务的企业有哪些、自身学校目前对网上办事服务的需求量有多少，要明确的是对于自己学校哪些事项是需要线上办理的，收集相关需求，梳理业务流程。其次需要调研市场，目前市场上现存的一站式服务商是否可以满足学校当前需求，了解服务商对学校的实施部署情况、用户使用情况以及使用中的问题情况。明确平台的部署环境、服务器配置需求等，接下来就是等待部署和数据对接，包括组织架构和人员信息，然后就是进行统一身份认证的对接和具体业务事项的实施了。大部分事项是以表单流程的方式展示，线上表单格式与线下表格相类似，线上的表单编辑器需要能够提供基于Web研发的表单设计器，操作方便对接Office 办公软件形式，可满足实施人员简单易用的需求；流程则需要基于国际标准的BPMN2.0（国际业务流程建模符号2.0 版本），它是一个正式的规范，各种图标、元件有准确的含义和使用规范，且BPMN2.0 相比BPMN1.x，最重要的变化在于其定义了流程的元模型和执行语义，即它自己解决了存储、交换和执行的问题。BPMN 由单纯的业务建模重新回归了它的本源，即它是一个对业务人员友好的标准流程执行语言的图形化前端。流程我们一定要考虑到的是服务事项的业务流程并不是一次性就可以建设到位，在建设完毕之后还会出现修改流程、修改审批人员或是出现新的流程等情况，因此平台应具备快速修改和重建新流程的功能。[6]其大致模型如图1 所示。

图1 平台模型图

四、实现方案

1.基础条件

实现网上办事大厅建设需要具备基础条件，必要具备的基本条件是硬件设备和系统软件。

（1）硬件设备

各类硬件设备用以支撑网上办事大厅的运行，服务器提供平台以存放数据资源，一般情况下需要的最低配置如表1 所示。

表1 硬件设备最低配置表

（2）系统软件

A.表单编辑器

表单可以是一种基于Web 的表格设计方式，可实现类似于Word 中的单元格操作，对于每行每列可以进行随意增删，表格的边框可以实现虚化，形成文件性表格。表单拥有多种控件，如文本、输入框、选择、人员信息等基本控件以及附件、图片、盖章、重复表等高级控件，控件和表格相互协作关联共同构建一张完整的申请表。

B.流程编辑器

流程编辑是需要基于国际化标准BPMN 的，它是BPM 及workflow 的建模语言标准之一并于2011 年推出BPMN2.0 标准，是对BPMN1.0 所进行的一个完善，其包含的四大基本对象分别是事件Event、活动Activity、网关Gateway、流向Flow，由四大基本对象共同构成一个工作流来实现业务的进展。如图2 所示。

图2 业务流程图

其中两个圆形部分代表开始和结束事件；圆角矩形为活动任务，一般是审批环节或消息推送提示；菱形为流程的网关，通过条件或者规则来判断流程的走向，包含互斥以及并行；流向就是箭头的指向了，标明流程向哪一个节点继续进行。

2.策略条件

各高校的二级单位梳理常用事项，设计线上表单及流程，由领导决定是否适合挪用至线上、表单流程是否合理。集中教职工进行培训如何使用平台系统进行审批，以及如何申请填写修改等，上线试运行。使用过程中多总结不便利的地方，如万一某流程中某节点审批人员忽视了该流程，发起者可以对流程事项进行催办，流程表单有不合理的地方可以对表单及流程进行调整、增加新需求等。最后对事项流程可形成总结性评价，由一个办理者对该事项进行打分，汇总低效事项进行反馈找出原因，进行调整。

五、建设高校网上办事服务存在的难点

实施一站式网上办事就是将传统办事面对面模式转变为线上远程模式，这种模式的转变是需要一定时间去适应的，而往往大多数人都很难适应这种转变，因为转变需要付出精力来实现它，加之很多学校目前数据情况不完善，在整合数据方面需要一定的提升。

1.需要时间去适应

教育工作者以及学习者都需要时间来调整这种从人与人面对面，到人与人通过机器交互管理模式的转变，对于年轻人来讲是件容易的事情，但是对于上了年纪的教育工作者来说，难免会出现平台不会使用、容易误操作的情况，即使给予较长的时间也很难保证他们可以正常使用网上办事大厅。

2.要投入精力来梳理业务做出调整

对于申请者来说他们只需要填写信息点击申请即可，但对于流程的实现者来讲，他们要做的便是将线下的纸质表格转换成线上制表和制作流程图，往往线上的并不能直接照抄线下表和流程，更多的是需要做一定量的调整，比如说对于发起者的驳回，修改后是重新审批还是继续审批，这是需要根据业务流程需求决定的。

3.数据整合问题

早期数字化校园各自为政的业务系统建设，不可避免地遗留了数据链条不完整、标准不一致、数据质量低、更新不及时等问题，需要通过数据治理逐步解决。[7]然而目前高校数据多存在命名不一致、没有统一标准规范的情况，在数据提供时难免出现调用接口不匹配或算法语言不一致等，导致无法正常调用使用数据或产生乱码现象，这些都是急需解决和整合的，即使网上办事大厅促进了数据的治理，但在数据整合方面还有一定欠缺。

六、结束语

高校的信息化建设目前正逐步加快中，我们需通过流程引擎、动态表单引擎、应用发布门户实现业务流程快速配置上线、需求变更的快速响应，进而打造一站式服务所要实现的优质载体——网上服务大厅。[8]这样可以部分实现高校信息化建设，虽存在部分无法线上完成的业务，但线上线下相结合也算是一种办法，需要我们以一种积极的态度对待网上办事服务，由上至下加以贯彻，加快实现高校信息化建设步伐，加快进行网上办事服务建设，实现更加高效的高校办事服务。