新时期做好办公室工作的举措

武立红

[关键词]办公室工作；管理；创新；服务

近年来我国电力企立发展取得了良好的成效，在推动全国社会经济发展中发挥了不可替代的作用，这些成绩与电力企业全体领导和职工的辛勤劳动与付出是分不开的，这也是电力企业办公室管理工作质量的一个重要体现。

一、电力企业办公室管理工作的重要作用

企业办公室以管理、协调、服务作为最基本的职能，通过对企业运营、决策和管理等工作进行合理安排，监管管理企业的运营状况，从而确保企业各项工作的合理性和科学性。电力企业办公室工作中，需要充分的发挥协调的职能，使各部门能够和谐发展，并能够及时将上级的决策进行转达、承担着上下级沟通的重要性。全面了解企业的发展动态和方向，做好企业自身的服务工作，为企业健康、平稳的发展起到积极促进作用。

二、电力企业办公室管理存在的问题

（一）办公室管理制度不健全

近年来，随着我国电力行业的飞速发展，在办公室管理工作上也应当有所创新，而创新点应当着重放在工作效率的提高和相关管理制度的规范上，但是在实际电力企业办公室管理工作中还存在着一些制度方面的问题。在一些紧急情况的处理上，虽然加强了管理力度，但是在相应的应急措施和规定还是存在仍待完善的地方。相关的管理制度无法满足一些特殊情况下的紧急处理，电力企业办公室管理制度规范的缺乏在很大程度上影响了企业的管理工作效率，对企业的人力和物力资源造成了严重的浪费。管理制度的不完善还会导致相关工作无法达到预期要求，使得企业形象受损。

（二）专业水平与思想认识不高

现代企业管理都讲究以人为本，越来越注重人的主观能动性，基层职员在企业管理中的地位也越来越高。员工个人素质关系到整个队伍的素质，是整体企业精神面貌和专业素质的根本体现。随着时代和社会的不断发展，企业办公室人员的素质必须与时代接轨，紧跟现代发展步伐，才能做到与社会共同发展。然而现实情况是，电力企业很多办公室工作人员缺乏相关的专业知识、实战经验、理论基础和过硬的专业背景，面对需要决策的问题时住往都是凭借感觉判断，导致一系列工作的失误，给企业带来严重的损失。在个人思想认识方面，暴露出的问题更多，具体有缺少团队合作精神、缺乏职业自豪感和责任感、服务意识浅薄、工作没有方向性和积极性等，这些问题都应当引起我们的的注意和反思。

（三）主动性较差

在日常工作中，某些办公室人员的工作主动性较差，属于典型的有事就干无事就闲，遇到什么干什么和领导让干什么就干什么。并且在遇到问题时一般都是等上级领导指示，不会自己主动解决问题，更不用说主动提升自身能力，缺乏工作主动性的人一般都缺乏敬业精神，并且有着“多做多错，少做少错，不做不错”的错误思想。对一些需用的业务技能和办公常识也很匮乏。对于工作只是简单的应付任务，没有提高工作成效的积极性，从而形成一种安于现状不求创新的现象，这也是导致办公室工作无计划性、惰性和延后性的根本原因，最终争致办公室工作长期处于被动应付的状态。

（四）信息传递效率不高

（1）分析传统业务流程的步骤中的优、缺点，适当简化或者合并相关的程序，以节省人力和物力资源。

（2）把快速服务的渠道单独分离出来，为有特殊要求的客户提供快速的服务。一般而言，用电客户的要求基本上是一样的。但是，某些客户的用电要求可能比较特殊，为满足这些客户的需求，电力企业有必要开辟出快速通道，以便为此类客户提供及时的服务。对于电力用户，电力企业有时候需要区别对待，对于那些经济基础好、自身信誉高的客户，电力企业需要给予照顾，以提供更好的服务。对于那些经济基础差、信誉度低的客户，电力企业签约之前必须慎重考虑。

（3）对整个的业扩流程开展重组改造，在优化业务流程的相关程序之后，整个流程得以简化，所用时间大大减少，为企业节省了大量的资源。但是电力营销业务流程还存在着改进的空间。借助于营销管理信息系統，企业之间和企业的各个部门之间可以实现实时的数据共享，使相关的流程进一步简化。

三、新时期提高电力企业办公室工作质量的对策

（一）强化内部管理，建立健全办公室管理制度

俗话说：“没有规矩，不成方圆”。在市场经济环境下，要提高办公室的工作水平就应遵循“科学、规范、高效”的原则，建立健全完善的管理机制，使办公室事务有制度可依，减少其随意性，从而保证管理工作的科学规划性、实效性。如，对于文件的起草、校核到签发，督办的起草、反馈到结束，信访的登记、传阅到处理等等这些事务性工作，应制定一定的工作步骤和流程，使每项工作都能照章办事，针对办公室人员少，事务工作多的现状，可实行目标考核制。

（二）创新服务方式，由浅层次的被动服务向深层次的主动服务转变

办公室工作的最主要职能就是为领导层的决策服务，在新形势下，要提升工作水平，就要求办公室工作人员一改以往的被动状态，主动地想领导之所想，甚至是领导之未想，紧扣住领导的思路、想法、指示，在自己认真研究和调研的基础上再加以完善、细化，将其细化为具体可行的方案，供领导决策之用。

（三）办公技术革新，队伍建设加强

电力企业办公室改革的过程主要是对信息化新技术的运用，从计算机网络到通信管理，办公室系统的信息化，使得办公人员的负担大大减轻。对办公室人员提出了更高的要求，熟练的对相关科学理论和技术进行掌握，不断开拓进取，探寻办公室的工作特点和规律，推进办公人员对现代化科学办公技术的掌握，尤其是一些常用的办公工具，如计算机、复印机、电子通信、扫描仪等，相关办公用品的熟练使用，方便了工作的同时，也真正实现了日常办公效率的提升和服务的质量保障。

在当前新形势下，电力企业面临着更大的发展机遇和严峻的挑战，特别是内外部环境的变化。使电力企业在发展过程中面临许多新问题。电力企业只有强化自身的管理水平。才能实现其快速、稳健的发展。办公室管理工作对于电力企业管理水平的提升具有非常重要的意义，因此需要在实际工作中做好办公室管理工作，转变观念，进—步创新服务，实事求是工作，从而将电力企业办公室管理工作推上一个新的台阶，使其真正成为领导的参谋和助力，更好地促进电力企业的健康、持续发展。