巧用邮件合并功能，批量制作入学通知单

贺川

（宁阳县东庄镇教研室，山东泰安 271415）

巧用邮件合并功能，批量制作入学通知单

贺川

（宁阳县东庄镇教研室，山东泰安 271415）

文章详细介绍了利用邮件合并功能批量制作入学通知单的方法。

邮件合并；批量制作；通知单

在为单位制作为数不少的邀请函、通知单的时候，人们还是用传统的方法，打印很多份，然后一一填写，这种原始的方法已不合时宜，因此不妨采用“邮件合并功能”批量制作通知单。

邮件合并功能是Word字处理软件中一个非常特别的功能，它在很多时候都能派上用场。笔者就以制作学生入学通知单为例，向大家介绍“邮件合并功能”的应用方法（本文以Word 2003为例）。

1.准备工作

首先，我们得拟好一个比较规范的通知单模板，以便在后面的制作中进行套用。大家可根据各自的需要将通知起草好，将需要“合并”的部分标出来。

接下来用Excel制作一个表格，存放“家长姓名、学生姓名、性别”等信息，这不仅可以方便以后的调用，还可作为相关的数据保存下来，算得上是一举两得。

有了现成的电子表格，制作通知单的步骤就会快捷许多。

2.批量制作

（1）创建通知文档

在刚才起草的通知模板的基础之上，将内容全部输入到Word中，并按照要打印出来的效果调整好这个当作通知模板的Word文档（图1）。图中画横线部分是需要套入的内容。

（2）应用邮件合并功能

依次点击 “工具→信函与邮件→邮件与合并”，弹出“邮件合并”任务窗口（图 2），在“选择文档类型”中选中“信函”后点击“下一步：正在启动文档”。

然后在“选择开始文档”中选中“使用当前文档”（即我们事先创建的通知单文档），继续点击“下一步：选取收件人”，接着在“使用现有列表”中点击“浏览”按钮。弹出“选取数据源”对话框，定位到已经建立好的Excel电子表格文档，按“确定”按钮后，从“邮件合并收件人”中选取需要制作通知单的名单，系统默认全部选中（图3）。点击“确定”按钮后点击“下一步：撰写信函”。

图3

现在把光标定位于图1中“家长”前的适当位置，单击“其他项目”，弹出“插入合并域”窗口，在“域”中选取“家长姓名”后按“插入”并“关闭”。用同样的方法在“学生姓名”、“性别”中的适当位置插入对应的域，插入效果如图4所示。

（3）批量生成

完成上述步骤后，单击“下一步：预览信函”即可看到第一张通知单的各个对应的项目已经自动填入。接着点击“下一步：合并完成”即可。这时我们只能看到一张通知单，想要看到所有的成绩通知单，可在 “合并完成”中点击“编辑个人信函”，弹出“合并到新文档”窗口，选择“全部”后再按“确定”便可大功告成（图5）。

我们可以点击“打印”选项，在弹出的“合并到打印机”中选择“全部”，便可进行通知单的打印了。

在使用过程中，我们用到的数据源可以是电子表格，也可以是Access表等，在写信封时甚至可以是Outlook的通讯薄。而主文档的样式，你可以根据自己的需要，进行设置。

（编辑：鲁利瑞）

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1673-8454（2012）04-0069-02