互联网企业货币资金内部控制优化探析——以某公司为例

■ 陈小丽

（中山灯多看科技有限公司）

1 互联网企业货币资金内部控制问题案例分析

某互联网企业的总经理，将其中一个项目的运营主管、采购负责人、仓库负责人甚至后来的兼职出纳几个职位全部委任在同一名员工身上。而该员工利用职务之便，控制着销售、采购及运营等的所有数据，所有数据每月均由该运营主管导出系统后再转发给负责该项目的会计人员。直至2021年7月底该会计人员离职后，财务主管专门跟进当年8-10月三个月数据，发现兼职出纳挪用公司货币资金的情况，在确认当年8-10月三个月少收的货款金额后，开始着手专门核查2018年-2020年三年每年8-10月的账务，发现了身兼数职的运营主管果然侵占公司资金。

2 企业货币资金内部控制的问题

2.1 货币资金控制环境不健全

2.1.1 法人治理结构存在缺陷

企业管理决策者自身的文化程度、管理水平高低、法律风险意识以及做事风格等因素，决定了整个企业在决策上的合理性及正确性。从上述案例中可以看出，该企业管理者对企业内部人员岗位设置很不合理，对各岗位具体职责认知程度有所欠缺，同时对企业内部控制管理及不重视，无法以身作则带动全体员工共同遵守内部控制制度。

目前在许多中小企业中，形式上设置了股东会、董事会及监事，由总经理负责实施股东会或董事会决议的事项，但在实际经营中，通常是公司股东同时聘任为总经理，公司的管理由总经理全权决定，股东会及监事无法约束经营者的行为，导致管理一团混乱。

2.1.2 内部岗位设置及人员权责分配存在问题

案例中，该企业运营主管、采购负责人、仓库负责人甚至后来的兼职出纳几个职位全部委任在同一名员工身上。销售与出纳、采购与仓管、采购与出纳、销售与采购的岗位设置，这种极端职责授权方式严重违背了不相容职务相互分离的原则，造成货币资金在内部控制上存在着很大管理漏洞。

2.2 货币资金风险管理机制存在缺陷

互联网企业的销售模式主要以线上订单为主，线下订单为辅，案例中该员工主要通过线下订单模式，先将货物从仓库中顺利出仓发货，同时让客户将某些订单货款直接转入其个人账号，再将仓库系统中导出来的销售出库单的数据删除后再转发给负责该项目的会计人员，运营主管通过这种舞弊行为的方式，顺利的做到了资金转移。

上述案例中，由于负责该项目的会计人员专业技术水平有限，且没有定期核对平台销售情况及收款记录、未及时跟进订单货款到账的情况，对营运资金管控松散，在责任心及风险管理意识上可能也比较低，才会导致兼职出纳可利用这种操作模式侵占公司资金，在资金风险管控上存在缺陷。

2.3 货币资金业务流程不细致

2.3.1 收款监督机制不严谨

众所周知，互联网企业是以订单预收款的形式进行的，但由于订单从发货到消费者确认收货有一定时间的锁定期，期间订单货款收款确认具体时间视消费者个人喜好而定。而当货物已发出但在客户拒收的情况下，部分平台直接不显示该笔订单的交易记录，这与传统企业销售结算模式有所不同，故在销售收款的环节上更应认真核实对待。

案例中，销售出库及采购等相关数据均为该运营主管转发，会计人员对相关数据出入库也没按月做汇总比对，未能确保库存、采购、销售数据的准确性，表面上虽然按规定的采购、销售、收付款流程审批操作，但实际上数据准确度有待核实。

2.3.2 内控制度及流程仅限于形式

会计与销售、采购每月对账仅限于形式，实际上都以采购主管的数据为准，会计人员对于数据是怎样计算的根本没办法解释清楚。负责该项目会计每月仅按采购或销售报表上的汇总数据录凭证，无法确保相关数据是否准确，对内部控制制度方面的知识相对缺乏，对账仅限于形式上的需要，内部控制制度及相关流程形同虚设。

2.4 货币资金信息与沟通不畅

跨部门之间的对接沟通不及时、信息不对称，造成财务不能及时清晰了解业务情况。每当会计人员问及运营主管（兼职出纳）涉及收款之类的问题时，通常都不到正面回复。而负责该项目会计人员工作态度消极，从不曾与同部门其他同事讨论解决方法，基本上运营主管说什么就是什么，自己完全没有经过职业判断或分析。因此，其不能适应公司业务发展的需要。

2.5 货币资金内部监督机制乏力

2.5.1 人员岗位职责不清，货币资金管理难度大

由于2019年7月起，国家规定对个人隐私信息保护的问题，各平台订单上涉及客户的个人信息包括ID、姓名、电话及联系地址等均被隐藏，这给互联网企业财务人员在对账上带来了不便。

运营主管（兼职出纳）正好利用其职务之便，在仓库管理系统中没有全部直接引入各平台原订单号码，而是将部分订单号码按其个人意愿随意录入，若是遇到转入其个人账户的订单货款的，则将仓库销售出仓订单数据同时删掉后再发给会计人员。

如：2018年8月-2019年9月期间，公司用于推广的微信账户收过几笔较大额的订单货款，运营主管直接将该微信账户中的货款提现转至其个人账号，然后将在微信账户中提现的记录再一并删掉。2019年8月-2020年10月期间，在各店铺后台上能查到交易成功的订单，但是后台收款记录中与销售报表上的同一客户的交易金额却比后台订单金额会少很多，这种线上订单线下收款的方式，货款也是转入运营主管个人账号中。

从上述各种操作方式来看，整个操作流程相当隐蔽、老练，属于蓄意的行为，情节相当恶劣，除非会计人员登陆各平台店铺逐一核对订单数据，否则如果单独比对出入库数据想发现这个问题还是比较困难的。

2.5.2 管理决策者对风险监控意识有待提高

总经理认为岗位设置人数多费用成本增加，只看重主观结果而完全忽略了可能存在的风险。该员工2017年入职时的岗位是仓库主管，不知何时开始连采购负责人及运营主管也兼上了，并于2019年5月起出纳也兼上了，可见管理决策人对该名员工信任度之高。

案例事件后，总经理认为兼职出纳是因为家庭经济原因才出现挪用公司资金的情况，只要资金转回公司则可以原谅她的行为。财务主管则认为无论出于任何理由，都不得私自侵占公司资金、财产，且从其行为方式上来看，该员工属于蓄意为之，职业道德缺失，公司应该主动规避这种人为风险，辞退该名员工，避免类似事件的发生。

3 企业货币资金内部控制的具体措施

3.1 改进货币资金内部控制环境

3.1.1 加强管理决策者内部控制意识，完善法人治理结构

公司管理决策者对货币资金内部控制起决定性的作用，而提高企业经营管理者的内部制控意识是关键因素。只有管理层重视并加强企业内部管理，不搞特殊审批制，同时带动员工严格遵守并执行企业货币资金内控制度，在企业经营过程的各个环节中，积极配合财务部做好相关工作，同时增强各部门员工风险管理意识，才能不断完善货币资金内部控制不足的问题。

3.1.2 合理设置岗位职责，对不相容职务进行分离控制

案例中事件发生后，将原运营主管、采购主管、出纳职位全部撤掉，对这些不相容职务重新调整分配，同时明确各岗位职责权限，使不同岗位员工能够各司其职，相互监督、制约，形成有效的制衡机制，使企业的业务流程更为规范。

将仓库数据管理权限移交给财务部，由财务人员直接与各相关部门人员对接，对各项目店铺的销售数据、采购数据进行收集整理；先由出纳与运营部门核对收款记录，再由会计核对各项销售及收款、采购及付款的明细数据，并分别整理后按科目入账，以确保各项购销数据完整性，同时保证货币资金准确性以及收款的及时性。

3.2 优化货币资金风险管理

可利用现金流量测算对当期销售收款进行监督管理，或以各平台上待确认数据进行倒推计算出当期应收货款大概金额。

互联网交易订单从发货当天起算至少有15天货款锁定期，即上月16号至当月15号止的销售出仓订单，除了退货外的根本上都是可以收到的，以这个数据可以推算出大概现金流量金额，再辅以期初各平台待收货款余额加上当期实际收到的货款金额减掉期末待收货款金额，以两者数据做比对，若差异金额大的则须及时找出原因，以确保企业货币资金安全。

3.3 改进货币资金业务流程

3.3.1 加强货币资金收款控制，确保资金收付及时性

通过不相容职务相分离后，让各相关人员互相监督、互相制约，避免销售人员直接接触销售现款，以减少差错发生及舞弊行为。

规定会计人员每月对上期尚未有收款记录或待确认收货订单、退货退款订单数据再次进行确认，若还没有收款记录的，必须查明原因，是否属于退货退款或其他问题，若是退货退款的，必须查清楚是否有退货记录，若其他原因则需备注清楚，如：丢件、收件地址变更问题等原因。会计人员对已收款的订单按不同项目分店铺进行归集后记账、结算，确保每一笔订单货款都能及时转入企业指定资金账户。

互联网企业都以预收款后存放于第三方平台作为保证金的结算模式，一般情况下都是客户收到货物后无其他问题的话会确认收货，第三方平台则将货款扣除相关费用后集中到转到企业指定的账户中。要求财务人员对各项交易数据逐笔核对并记录，做到日清月结，避免人为恶意操作而出现不入账或少入账的情况发生，确保企业运营资金及时、准确的回收。

3.3.2 严控实物资产，保护企业财产安全

会计必须每月按采购与销售的产品名称及数量严格进行比对，对于采销数据比对差异超过一定比率的，必须及时查明差异产生的原因，避免采购货物已入库、实际货物已出库，但实际销售订单上却无相关销售记录，防范经办人员侵占企业资产的行为。

每月月底由财务派一名人员会同仓管员同往仓库盘点，并将盘点结果反馈给财务人员进行比对核实，如属盘亏的须列明原因。

3.4 畅通货币资金信息与沟通

3.4.1 加强企业内部信息沟通

运营部门在日常经营过程中，若遇店铺促销活动或其他大型活动需降价的，产品降价或优惠额度须书面申请报经总经理审批及财务部备案，若遇特殊情况也可直接用电话、微信、钉钉沟通，后补书面申请资料，不得擅自给客户回扣或打折。若是线下交易的订单，无论是以代销形式还是自销产品形式，均必须及时录入仓库管理系统，以确保实物与系统库存账、实数据结存相符。

3.4.2 制定反舞弊机制，杜绝侵占公司财产行为

①明确规定无论线上或线下订单必须先款后货，且任何人不得以任何理由让客户将货款转至个人账户，也不得将货款转入公司微信推广账户中，货款必须全部转入公司指定的银行账户中，在确认货款到账后可发货；②仓库系统进出库数据必须及时录入，交易订单号必须引用后台店铺订单号生成，不得随意更改后台订单号码；③所有交易数据不得删掉，无论是仓库系统还是微信推广账号的流水账数据，务必保证所有数据的完整性。

3.5 强化货币资金内部监督机制

运营及客服部日常工作中涉及的订单返现、售后赔付、退货退款或运营推广费用，全部以财务部提供的表格登记清楚，包括后台订单号、销售产品名称及对应的物料编码、订单数量、订单金额、返现/理赔金额、客户ID及电话号码、经办人姓名，同时备注清楚返现/理赔等原因，每月月底前将报表发送给财务部人员核对。

对于中小型企业来说，专门设置内部审计岗位的可能性低。故在日常工作中，财务人员只能按照公司内部控制制度及流程的规定，对各项支付及费用报销严格按照规定的标准进行审单，包括审核采购合同、发票、送货单、出入库单，各种费用报销单据及发票、相关附件单据是否齐全、金额是否在规定范围内以及审批手续是否符合规定等，只有符合相关手续及标准且单据全部齐全的才允许审核支付。

4 结 语

货币资金是企业生产经营活动的基本前提，且资金内部控制贯穿企业整个经营活动的过程，互联网企业更要根据自身实际情况的需要，针对本企业的出现的问题，制定适合本企业的货币资金内部控制制度，不断完善及更新内部控制制度，对互联网企业的经营管理与长远发展具有十分重大的意义。