浅谈新时期档案工作的利用和服务

王立奇

[摘 要]随着信息时代的到来，档案工作的利用和服务也有了新的变化。为了适应新形势下档案利用服务工作的需求，档案工作者要与时俱进，提高服务水平和专业技能，使档案信息得到好的利用，增加档案信息的社会效益和经济效益。

[关键词]档案工作；问题；解决办法

档案的利用是档案工作的主要目的，是档案工作者的主要职责，是积极主动地为社会各界提供档案信息资源的利用和服务。档案信息资源是社会信息的重要组成部分，是宝贵的社会财富。现今的档案工作已经发展到大范围使用电子档案，并且档案数字化的全面发展已经进入到一个较高的水平。通过计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术、互联网等一系列新技术，已经改变了使用原始单一的纸质档案历史，为档案信息的查找检索提供了极大的便利，对我国现代化建设有着巨大的现实意义。

一、档案工作的利用和服务面临的问题

（一）档案工作的利用和服务没有得到足够的重视

人们一直认为档案工作就是对档案收集、整理、保管而已，没有认识到如今的社会是信息高速发展的时代。许多有价值的档案信息本应该用在更广泛的社会建设当中，而不应该是被埋没在暗无天日的库房。档案管理人员应该推动传统的档案工作向档案数字化建设迈进，主动地向社会各界提供档案信息和服务，使档案信息更好的利用起来。当前，我国档案工作的办公自动化水平仍不能满足信息化社会对档案工作技术装备的要求，办公自动化仍是制约档案工作发展的主要因素之一。

（二）档案信息的利用率低

档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成，保存备查文字、图表、声音及其他各种形式的原始记录。首先，档案有其内向性、专门性和机密性。档案的产生也是为了便于日后工作的查询参考、利用提供服务，也只是各单位部门内部的使用，很少对外界提供利用和服务。很多档案涉及国家安全、社会秩序、个人隐私秘密的内容，而且很多档案都有封闭期及密级，这显然又将可利用的信息人为减少。尤其是很多档案部门紧紧把档案工作看成是收藏工作，没有认识到应该开发档案资源，使档案文献得到充分的利用。

二、新时期档案工作的利用和服务改变和发展

（一）提高档案工作的利用手段，改进档案工作的服务方式

传统的档案服务方式是被动的，是利用者去档案室查询才能提供服务。应该改变思想观念，增强档案工作者的主动服务意识，变被动为主动，把档案工作的优势发挥出来。提高服务质量，开发档案资源，有针对性地对档案信息做深度加工。加快对档案工作的数字化建设，改变老旧的管理模式，使档案信息能够适应现今的信息化社会，告别传统的纸质档案时代，使利用者随时随地能通过电子设备和便捷的網络设施，查询阅读使用档案信息资源，最大限度地满足社会对档案的需求。

（二）不断提高档案工作的利用和服务水平

档案工作者要紧跟时代步伐，与时俱进，不断提供档案专业技术水平，增强服务意识，使档案工作不断进步。通过多种渠道与方式，将档案信息开发和传递给利用者，实现档案信息的共享。首先，在创新中做好档案收集整理工作，收集档案是档案管理工作的前提，现在档案馆普遍存在“文书档案多，经济、科技档案少；历史文件多，现行文件少；纸质档案多，声像、实物档案少”的现象，我们必须努力丰富馆藏，注重收集档案资料，在管好用好传统档案的同时，要及时收集一些新兴领域的档案，在收集纸质档案的同时，要注意收集声像、实物等特种载体档案。档案的整理工作是开展档案利用和服务的根本，是档案工作的核心。通过馆藏目录数字化，建立馆藏目录查询系统，建立各类全文数据库、多媒体数据库，建立以电子计算机、数据库和网络为基础的现代电子型档案信息服务模式，对档案信息资源进行数字化转变，使之能适应网络化社会，为更便捷的提供网络化档案信息资源做准备。

（三）加强档案的宣传工作，提高档案利用率

档案的宣传工作提高了社会档案意识和档案法制观念，能够提高大家对档案工作的认识，对档案的发展有着重要的舆论引导作用。通过档案宣传，也能增加档案工作者之间的经验交流，对档案信息的开发和利用，也有着重要的指导作用。档案部门要对档案的重要性做好宣传，引起利用者对档案信息的重视和热情，吸引更多的人去了解档案信息和利用档案信息。也要帮助利用者掌握档案信息的接收和利用能力。档案的利用工作是档案工作的生命线，提高档案利用率是档案工作的重点。档案信息的接收和利用能力是指人们对档案信息的收集、整理、加工、利用等工作实践的本领。档案利用工作是实现档案工作目的的一个关键性环节，也是档案部门赖以生存和发展的重要基础。档案工作的根本目的，是要发挥档案信息的现实作用，为社会服务。如果花费了大量的人力物力保存的档案，没有得到很好的利用和服务大众，那档案和档案工作就失去了存在的意义。

（四）提高档案人员素质

1.加强档案干部队伍建设，要在提高队伍素质上狠下工夫。

2.要提高档案管理人员的综合服务能力。要适应新形势，提出新办法、新思路，解决新问题，有所创新，有所突破。

3.积极培养档案工作方面的专门人才。

4.提高工作人员素质，强化服务意识，正确认识收集与服务的关系，把工作重点转移到提供档案利用的服务上来。

在档案利用中，最关键的是要注重档案的保密性。既要让档案信息为社会各行业服务，又要坚守保密原则。档案工作者要顺应时代潮流，紧跟时代步伐，积极掌握新的技术手段和管理办法，提升档案工作的利用和服务水平，为社会主义经济文明建设服好务。

参考文献：

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