加强审计档案管理 促进审计项目高质量建设

◆张娓娟／湖北省审计厅

审计档案是考查审计工作成绩、借鉴审计成果、研究审计历史依据，做好审计档案的搜集、整理和保管工作是各级审计机关的职责之一。目前，档案管理工作中仍然不同程度的存在“重现场、轻档案”“重实质、轻形式”“重实操、轻程序”“重效率、轻规范”等现象，影响了审计成果的体现。本文通过分析审计档案管理发现的问题，归纳审计档案检查方法，提出审计档案整理的建议，希以此推动审计项目高质量建设。

一、审计档案管理发现的问题

（一）签批程序不完善。签批程序不完善是“重实质、轻形式”的表现，审计人员重视了签批流程，却不完善签批手续。如有的取证单签名不足2人；有的签名为打印，不是手签；有的审计工作底稿、业务部门复核意见未签名，有的审计实施方案未签批；有的审计通知书送达回证签收人不是被审计单位法人等。

（二）文件资料时间倒置。文件资料时间倒置是“重实操、轻程序”的表现，审计人员为方便现场实际操作，不注重或者不熟悉法定审计程序。如代拟稿在业务部门复核意见书之后；代拟稿在审计项目审理意见之后；审计组会议纪要晚于征求意见书的时间；审计调查了解在审计通知书发出3天前；调查了解记录在审计实施方案之后等。

（三）未按审理意见要求整改。未按审理意见要求整改是“重效率、轻规范”的表现，审计人员完成项目审理工作后，为了快速移交档案，忽略了一些规范性要求，未按审理意见反映的问题及时进行整改。如缺审计取证单及审计证据资料；调查了解记录、审计实施方案、审计组会议纪要格式不符合规范要求；未对重要事项进行记录等。

二、审计档案检查方法

审计档案应由审计组业务主管把好材料审核关；审计组负责人把好立卷审核关；在办公室把好入库审核关的基础上，业务部门强化立卷审核检查，业务部门可以通过“五查五看”的方法加强档案立卷审查。

（一）查时间逻辑，看档案资料编写是否有时间倒置情况。时间逻辑是对于事件先后顺序的主观推理，通过档案资料编写时间可以判断审计程序是否遵循审计流程。检查时间逻辑时，应该从审计通知书签发之日起，重点检查各项审计工作是否按审计流程要求的时间先后顺序形成档案资料，各审计工作的时间先后顺序如下：

批复审计通知书→下发审计通知书及签发送达回证→编制调查了解记录→编制审计实施方案→被审计单位承诺书→编制审计取证单（必要时形成询问笔录）→编制审计工作底稿→编制汇总审计工作底稿→编制审计组会议纪要→编制审计报告征求意见稿及签发送达回证→编制被审计单位对征求意见稿反馈意见的采纳情况说明→编制审计报告代拟稿→业务部门复核意见书→审计项目审理意见书→审理意见采纳情况反馈书→编制审计业务会议纪要→审计报告审批文件→出具审计报告及签发送达回证→被审计单位整改报告→编制备考表。

（二）查文书逻辑，看各文书之间是否能相互印证。审计文书之间有一定的逻辑关系，彼此可以相互印证。比如审计取证单可以印证审计工作底稿是否事实清晰；审计工作底稿可以印证审计工作是否按审计实施方案要求完成；审计报告征求意见稿可以印证审计组是否真实完整地反映了审计工作底稿的内容；审计报告代拟稿可以印证审计组是否充分适当地采纳了被审计单位的意见；审计报告可以印证审计组是否充分适当地采纳了审理机构的审理意见。

检查文书逻辑时，重点查看文书填写是否按要求的规范格式填写，填写内容是否真实、完整；审计证据是否充分、相关和有效，其中审计取证单描述的数据文字等是否有基础资料支撑，是否有被审计单位确认盖章，编制日期是否在通知书送达3天后实施；对被审计单位反馈意见的采纳情况说明反映的内容是否证据充分、相关和有效；对法规处审理发现的问题是否及时修改完善；代拟稿的内容是否在征求意见稿基础上合理地采纳了被审计单位反馈意见；形成代拟稿后是否及时交业务部门复核并送法规处审理；是否填制法规处审理意见反馈书；是否按法规处审理意见进行整改完善。

（三）查审批逻辑，看签批日期是否符合领导审批流程。审批逻辑反映审批程序流程，审批是贯穿整个业务管理的重要组成部分，比如审计调查了解应该有审计组负责人参加并对编制内容审核把关；审计实施方案由业务处室审批后再由厅分管领导签批；审计取证单应该由2名以上审计人员共同签认，其中至少1名具备行政执法资格；审计组业务主管应在审计工作底稿中审批；审计组负责人在审计汇总底稿中审批；审计组负责人召开审计组会议，全体审计人员参加；审计组负责人复核填制审计组复核意见书；业务处组织召开审计业务会议，分管厅领导、业务部门负责人和法规审理人员等参加；业务处复核填制业务处复核意见书。

检查审批逻辑时，重点查看审计实施方案是否由业务处室签批后再由厅分管领导签批；审计组会议是否形成审计组会议纪要，并有审计组负责人签批，纪要内容是否与征求意见稿内容矛盾；是否按流程召开审计业务会议并形成审计业务会议纪要，厅分管领导是否签批，纪要内容是否与审计报告内容矛盾。

（四）查摆放逻辑，看档案归档顺序是否按立卷细则执行。审计档案文件摆放有先后逻辑顺序，审计档案立卷按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。结论类文件材料采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度排序；证明类文件材料按与审计实施方案及调整方案所列审计事项对应的顺序排列；立项类文件材料和备查类文件材料，均按形成材料时间结合材料重要程度进行排列。

检查摆放逻辑，重点查看文件材料是否按规定的逆审计程序摆放；是否有缺件，比如缺审计调查了解记录、缺审计实施方案、缺审计组会议纪要、缺审计业务会议纪要、缺审计组复核意见书、缺业务处复核意见书、缺审计通知书批件、缺审计报告批件等；审计取证单是否与审计工作底稿相对应。

（五）查纸张逻辑，看页码编写和纸张摆放是否规范。纸张摆放与页码编写之间也有一定的逻辑关系，比如用铅笔在规定的位置编写档案页码，编写页码的位置为纸张正面的右上角和纸张反面的左上角，保证有字的页面均编有页码，且编写连续页码。档案资料不得摆放破损页，如有破损应重新更换，或用A4纸张进行粘贴修复；档案资料页面不得有彩色笔勾画的情况；档案的纸张摆放不得倒置，纸张表头朝里方便翻阅；档案资料小于A4纸张时应靠左靠下摆放，或粘贴在A4的纸张上。

检查纸张逻辑时，重点查看是否有重复页码和漏编页码的情况，发现重复页码或漏编页码时应用橡皮擦拭后重新编写，不得在页码上直接进行涂改，纸张页码编写完后应检查是否与目录内容对应的页码一致；档案整理完后检查是否还有残留的金属件，如订书钉、回形针等，保证审计报告、审计决定等侧面的订书钉已取出。

三、审计档案整理的建议

为了提高审计档案管理质量，应该做好档案交接工作，同时强化档案管理学习，细化档案管理责任，优化档案管理考核。

（一）强化档案管理学习。档案管理看起来是非常简单的事情，但想要做好，就得需要付出耐心和细心，有的同志认为只要做好现场工作，档案管理无足轻重，其实从实践工作中可以知道低质量的现场工作不可能有高质量的档案资料，但是低质量的档案资料必然反映出低质量的现场管理水平，因此，只有高质量的档案管理水平才能体现高质量的现场管理水平。档案资料的整理一方面体现了工作态度和工作作风，另一方面体现了工作能力和工作水平。因此要强化档案管理学习，提高档案管理质量，不能出现逻辑问题和程序问题。

（二）细化档案管理责任。档案管理不是某一个人的事，而应该将档案管理工作落实到每一个人，包括审计组全体成员。从审计取证单的签字及审计取证单附件的完整性开始，就要将档案资料的责任落实到位，审计组业务主管和审计组负责人在档案整理中担负的检查和审核责任，对程序的合规性、合法性把关。只有这样档案资料时间倒置、未签字的情况才能避免。同时业务处室也要担负起档案管理审核把关的责任，在档案资料交接过程中做好审核监督工作，对未按审理意见要求整改到位的档案资料不予接受，对不符合档案资料归档文件要求的不予接受。

（三）优化档案管理考核。档案管理考核是提升档案管理规范化的的动力，目的是强化档案管理理念，提高档案管理水平。规范档案管理可以强化审计人员规范审计流程，完善审计方法，提高现场管理水平。档案管理和现场管理之间相辅相成，可以起到相互促进、相互提升的效果。优化档案管理考核制度，查找档案管理中出现的偏差，分析产生偏差的原因，并持续改进偏差。实行档案管理年度考核制，明确考核内容和办法，并对考核情况进行总结归纳，对常见的档案问题及时向各业务部门给出提醒和整改要求。■

[图片新闻]

近日，湖北省内部审计师协会第四届理事会第一次会议在武汉召开。会议审议通过了理事会四届一次会议工作报告、年度财务收支情况报告、修订后的协会《财务管理制度》和《会员入会办法》，改选了副会长、秘书长，增补了理事、常务理事，并对2021年协会重点工作进行研究部署。

（胡棋智 黄杰 摄影报道）