新媒体环境下干部人事档案管理信息化建设策略

贾剑波

(赤峰市科学技术协会科普与创新中心，内蒙古 赤峰 024000)

信息技术的不断进步使得国内的新媒体不断发展，新媒体环境已成为当今社会的主流环境。新媒体的发展促进了各个领域的改革，特别是干部档案管理的改革。实现档案管理与信息技术相结合是时代发展的必然趋势，也有利于促进档案管理信息化建设。

干部人员档案是地方相关干部的数据记录。干部的档案管理在地方建设中起着至关重要的作用，这与地方的发展息息相关。近年来，随着Internet技术的飞速发展，许多新的媒体工具应运而生，促进了信息传播，获取和存储的变革。随着地方发展规模的不断扩大，地方干部人事档案数量也急剧增加，这使地方干部的档案管理工作面临困难。在新媒体环境下，互联网信息技术为档案管理提供了新的途径，有利于地方的现代化和信息化建设。但是，我国地方干部人事档案管理的信息化建设水平相对较低，仍然需要进一步的探索和努力。

由于档案管理与社会的发展息息相关，因此很多学者对此进行了一系列研究。作者刘亚军以网络时代为起点，分析了网络技术在档案信息管理中的重要作用，分析了当前档案管理的普遍问题，并提出了相关的解决方案[1]。作者张丽娜，夏庆利以大数据时代为研究背景，着眼于大数据的应用和档案信息的主要特征，主张深入挖掘档案数据，实现档案的精细化管理[2]。作者林苑纯以秦皇岛职业技术学院为例，将云计算引入了高职院校的档案管理中，建立了档案管理的云模型，为高职院校图书馆的档案信息管理提供了更加科学的管理模型[3]。作者刘萍首先以档案的公共服务为切入点，探讨了档案的公共服务与档案信息化之间的相互关系，并深入分析了这一过程中存在的主要问题[4]。

综上所述，当前的档案管理研究主要以社会环境为出发点，对社会和高校档案管理的整体信息化建设进行研究，具有普遍性，研究内容也针对人事档案的管理。因此，研究结果并不完全适用于地方干部人事档案管理信息化建设。此外，很少有研究将档案信息化的建设与新的媒体环境相结合。因此，从这个角度来看，当前的研究存在一定的理论空白。

为了探索新的媒体环境下人事档案管理信息化建设的发展路径，笔者就新媒体环境和信息档案管理的具体内涵进行了探讨，进而分析了干部人事档案管理信息化建设的价值意义。借助问卷调查，对当前我国干部人事档案管理进行了实验研究，并根据地方人事档案管理信息化建设的实验结果提出了新的媒体环境三项具体政策。

1 方法

1.1 新媒体环境和信息档案管理

以互联网信息技术为主要技术支持，新媒体的出现和发展深刻影响着人们的日常生活。新媒体的概念不仅限于特定的数据应用，还属于更广泛的概念。通常，新媒体本质上是一种传播信息和整个媒体环境的方法。之所以称为“新媒体”，是因为与传统媒体相比，新媒体具有崭新的特征。它主要体现在个性化、及时性、虚拟化、交互性和宽宏度这5个方面，分别反映了用户需求、信息传输、信息形成、交互式反馈和新媒体信息收集方面的新突破[5]。信息化档案管理借助先进的互联网信息技术，实现了档案管理手段的创新，有效地促进了档案信息的整合，为有关部门的档案管理提供了便捷的手段。干部人事档案管理有利于保证地方的整体运作秩序，与地方的发展息息相关。在新的媒体环境下，地方人事档案管理必须顺应信息化发展趋势，不断开展档案管理信息化建设，促进地方档案管理的有效运行。

1.2 地方人事档案管理信息化建设的价值与意义

人事档案管理是人力资源管理的重要内容，是相关单位正常运作的前提。干部人事档案管理不仅是有关政策的要求，也是地方政府正常工作的前提。开展干部人事档案管理信息化建设具有重要意义，具体体现在以下几个方面：①人事档案信息化建设有利于相关人事工作的正常发展。人事档案包含地方干部的各种信息。地方可以根据档案进行人员调动，实现地方人力资源的科学配置，提高整体工作效率。②人事档案管理的信息化建设符合工作开展的要求。随着地方规模的扩大，地方人事档案数量迅速增长。传统的纸质文件不利于文件的存储和保存，甚至可能被人为篡改，无法满足地方的管理需求。因此，促进人事档案信息建设有利于地方干部管理现代化。

综上所述，干部人事档案管理信息化建设既是时代的要求，也是地方自身发展的要求，这是历史发展的必然趋势。

1.3 地方干部人事档案管理的实验研究

为了保证研究结果的准确性，地方干部人事档案管理的信息化建设必须结合当前地方干部人事档案管理的实际情况，并有足够的调查数据支持。笔者采用问卷调查和文档记录的方法，对我国地方人事档案管理的现状进行了调查和分析。①进行问卷调查的数据收集。问卷调查的对象是赤峰地区各区县政府的档案管理人员和部门领导。问卷调查的内容与人员档案管理的信息化程度，方法以及现有档案管理中存在的缺陷有关。总共发出了100份问卷，并收集了93份有效问卷。问卷调查后，使用SPSS软件对问卷调查数据进行统计分析。②数据比较分析。通过查阅相关资料，将地方干部人事档案管理数据与问卷调查数据进行比较和分析，得出高校人事档案管理的相关结论。③在以上分析的基础上，提出了新媒体环境下干部人事档案管理信息化建设的具体策略。

2 结果与分析

通过以上对地方干部人事档案管理的实验研究，获得了地方干部人事档案的管理数据。具体数据如下表1和图1所示。

图1 干部人事档案管理问题数据

表1 传统档案管理与信息化档案管理之间的数据比较

从表1的数据可以看出，与传统的纸质文件管理方式相比，信息文件管理具有很大的优势。在文件处理效率方面，传统方式远远落后约70%，传统文件管理中数据丢失的概率为31.59%，而信息管理方法仅为0.79%，几乎可以忽略不计。从图1的数据可以发现，当前地方干部人事档案管理存在的问题主要表现在3个方面：信息化重视度低，管理人员信息素质低，信息化设备落后。鉴于以上实验结果，笔者提出以下3种解决方案。

3 策略

3.1 要树立人事档案管理信息化建设意识，加大相关投入

①地方政府有关档案管理部门负责人要有促进信息化建设的意识，高度重视人事档案的信息化管理，并在这方面进行资金投入。②档案管理信息化建设需要硬件和软件技术的支持。因此，必须以新媒体技术为基础，促进硬件和软件设施的不断完善。硬件设施，例如扫描仪、打印机等，软件设施，例如文件管理系统。完善的软硬件设施可以为地方人事档案信息化建设提供坚实的物质和技术支持。③要不断提升部门档案管理人员的水平，特别是新媒体技术水平的使用，为此必须进行相关的职业培训。

3.2 充分利用新媒体技术，提高档案管理效率

为了促进有效提高人事档案管理效率，必须充分发挥新媒体技术的优势，实现二者的有机结合。①科学规划档案的信息管理。部门负责人要对地方档案信息化建设中存在的问题有清醒的认识，深入探索档案管理信息化建设的主要规律，实事求是，制定与之相适应的发展规划。②充分发挥新媒体技术的优势，如新媒体技术的共享性，及时性和大众优势，实现人事档案信息的存储。这不仅有利于档案信息的分类，方便档案的搜索和查询，也最大限度地确保人事档案的完整性。

3.3 以新媒体技术为载体，加大信息化建设的宣传力度

①借助网络查询技术的便利性，实现人事档案管理网络系统的建设，以不断促进文件信息的数字化，为用户查询人事档案信息数据提供方便。在此基础上可以有效地提高人们对档案管理信息化建设的重视。②借助新媒体技术开展档案管理的网络宣传。例如，借助微信，微博等流行的新媒体软件，可以不断加深大学和其他群体对档案管理信息化建设的认识，促进信息化水平的不断提高。

4 结束语

目前我国地方档案管理工作存在很多问题。为了有效解决这一问题，地方政府必须抓住新媒体快速发展的机遇，适应未来社会的发展趋势，利用新媒体技术，实现档案管理方法和手段的快速创新，为地方未来的发展奠定坚实的基础。