基层事业单位往来款管理存在的问题及对策——以G省B市基层某气象局为例

王 斌

(浙江省台州市气象局,浙江 台州 318000)

0 引 言

随着气象事业快速稳定的发展,气象工作被各级政府纳入重点工作行列。基层气象部门是国务院垂直管理的事业单位,实行分级管理,双重计划财务体制,资金来源渠道多样,有中央财政拨款、地方财政拨款、上级补助收入、事业收入等。自2019年新政府会计制度实施开始,气象部门以权责发生制核算单位的各项往来资金,对往来款的核算和管理也提出了新的要求。气象部门往来款的核算主要包括两类,一类是应收账款类的债权资产,另一类是应付账款类的负债。分别通过“应收账款”“预付账款”“其他应收款”“应付账款”“预收账款”“其他应付款”等科目进行核算。

由于基层气象部门财务内部控制建设相对薄弱,资金往来的监督能力不到位,往来款在管理上暴露出种种问题,有的事业单位的往来款像滚雪球一样越滚越大,挂账的时间也越来越长,若不及时进行清理,势必影响单位资金的有效运转，造成单位会计信息失真，给国有资产流失开了一道门。本文主要论述了事业单位往来款管理中存在的4个典型问题：长期挂账不清理，往来款未定期对账，会计核算不规范，质保金逾期未退还。以G省B市基层某气象局往来款清理工作的实际为例,提出了加强往来款管理的一些对策,同时结合实际工作,提出了往来款信息化管理的设想。

1 往来款管理中存在的主要问题

1.1 长期挂账不清理

往来款长期挂账是事业单位往来款管理中存在的最典型的问题。在该次G省B市基层某气象局往来款清理中发现,往来款的账龄大部分都在3 a以上,最长的挂账时间长达17 a。应收账款类基本上是由疏于催讨形成的,有些已经可以确认无法收回的，还一直挂账未及时清理。例如,2006年发生的一笔经营收入7万元,发票当年已开,一直没有积极跟进催收,直至2018年企业负责人死亡破产,企业注销而无法收回。随着清理工作的深入,发现有很多债务方以财务管理混乱、详情不清楚、经办人已离职或经营不善等等理由为借口赖账,有的甚至已经破产注销,事业单位当时有些合同资料也未在会计档案中详细记载,无法为司法诉讼提供充足证据,或者事业单位内部的经办人离任、退休或死亡等原因,导致这类往来款最终因年代久远或信息不详等情况形成坏账、死账,给往来款的催讨和清理工作增加了重重难度。

1.2 往来款未定期对账

一是事业单位内部业务部门和财务部门未形成定期的“两两对账”机制,未及时沟通核对。在实际工作中业务部门并未建立规范的台账,一旦业务经办人或主管岗位调整,工作交接不清,往来款就形成长期挂账无人问津。例如G省B市基层某气象局2015年金额为0.8万元的服务收入,财务当年开票列入应收账款科目,此次清理时发现,收据联未交给对方，尚留在业务部门,导致长期挂账;二是往来款双方不对账,造成往来款挂账双方之间的金额不一致,形成债权和债务事实不符。例如,2013年金额为0.28万元的应收账款,由于债务方发票遗失,款项未付也未入账,2014年债权事业单位重复开票并收到了款项,因为双方不对账,截至清理日2013年的往来款还挂在该事业单位的应收账款科目中,造成双方金额不一致。

1.3 会计核算不规范

一是同一笔往来多头挂账,导致实际可以冲销而未冲销,如G省B市基层某气象局在清理中发现,应收账款名为“×××单位”的挂账0.5万元与预收账款名为“李四”的挂账0.5万元实际是同一笔经济事项,经查实“×××单位”0.5万元是以“李四”作为汇款人转入的。二是利用往来科目调节部门收支,如在年终决算时将归属于次年的业务收入,通过挂其他应收款科目,提前确认收入,以此达到单位当年收支平衡的现象,而次年该笔业务收入未实际到账,导致长期挂账不能核销。三是核算科目使用不规范,其他应付款科目和应付账款科目的使用不符合政府会计制度要求,例如未区分工程款、货款、押金、质保金、存入保证金等会计核算的不同,科目选择错误;同一往来单位的质保金有的挂其他应付款,有的又挂在应付账款;核销往来款时未选择已挂账科目进行冲销,例如应该冲销其他应付款时，错误选择其他应收款进行核算;四是未设置辅助明细核算,导致部分往来款的债务人、债权人信息不明确。

1.4 质保金逾期未退还

事业单位项目建设暂时收取的质保金,按照合同规定质保到期后质保金应退还,而在实际的工作中,经办部门及经办人未对项目的进度进行跟踪,到期未及时办理退还申请手续,财务部门在核算时未建立往来款的备查账,质保金到期时未进行核对提醒,造成质保金长期挂账,给单位带来了逾期未付的法律风险。如G省B市基层某气象局2013年的一笔质保金1405.8元至今挂账未退还。

2 往来款管理存在问题的原因分析

2.1 对往来款管理的重视度不足

基层气象部门一般在日常的工作中侧重业务管理,平时管理层重点关注单位收入和日常的资金需求情况,忽略了对往来款项的监管,认为往来款管理归计财部门负责,缺乏有效的往来款管理硬性指标,风险意识淡薄;二是单位负责人调整后,经常存在“新官不管旧账”的思想,对一些历史遗留的旧账缺乏重视,没有充分意识到往来款长期挂账形成呆账、坏账将会给单位造成的不良影响,将会增加单位涉税的风险,长期积累使得往来款项的清查更加困难,严重的甚至会导致国有资产流失。

2.2 单位的内部管理制度不健全

基层气象部门的内部控制环境较差,对单位的财务制度内部控制体系的建设意识淡薄,更谈不上针对往来款的管理制度,平常对往来款监督控制仅依靠国家或地方财政出台的相关制度,有的单位未结合实际出台可行的实施细则,有的虽然制定了往来款管理制度,但是执行不到位,内部的核对机制未真正落实到位。

2.3 往来款的监督整改着力不够

这几年气象部门加大了纪检监督和内部审计的力度,虽然对往来款的清理监督日趋加强,但是由于往来款涉及面广、量大,开展纪检监督或内审工作时很难深入取证,对往来款的关注度不高;很多基层气象部门未认识到问题的严重性,对内审提出的“往来款未清理”问题的整改落实不到位,没有真正地推进往来款清理工作,导致往来款越来越难以清理;纪检和内审对后续的整改监督和评估措施也未进一步跟进,也是往来款没有真正“销户”的原因之一。

2.4 对往来款会计核算不够扎实

一是基层气象部门由于编制的原因,财务人员基本是临时聘用人员,收入不高,稳定性差,人员经常更换,导致会计基础工作薄弱,再加上新老会计人员交接时不涉及往来款项的内容,几次变动造成了往来款长期挂账难以查清。二是有的财务人员专业素质不高,往来款的科目核算经常使用错误,有的财务人员责任心不强,不主动找业务部门对账,也不积极清理往来款项,导致单位往来款项长挂不清。

3 加强事业单位往来款管理的建议

3.1 增强往来款管理意识

单位领导层应高度重视,增强往来款管理的财务风险意识,全力支持往来款管理工作,要认识到往来款管理是不可放松的工作[1]。明确单位往来款管理的责任部门及各岗位的工作职责,压实责任,把往来款管理工作纳入各个部门年终考核指标,建立“谁经办,谁负责催收”的应收账款管理原则和“谁经办,谁负责申请付款”的应付账款管理原则。完善事业单位领导离任、会计人员换岗、经办人员调离的往来款交接制度,避免“现任不理前任旧账”的现象,防止历史往来款长期无人问津而形成呆账、坏账甚至死账。

3.2 健全有效的内部控制制度

从制度机制上完善往来款的管理监督,将往来款的管理纳入内部控制制度体系建设之中,使会计管理工作流程、方法、要求等制度化、规范化,防止新增不良债权债务[2]。一是要建立往来款分类管理制度,财务部门和业务部门应根据往来款的金额、账龄、来源、用途以及往来对象的类别和重要程度等标准，做好分门别类的管理;二是要建立完善往来款的询证对账制度,单位内部各个部门之间应建立往来款的核对制度,提高“业财”融合的工作机制,财务人员在登记往来账款的过程中，要加强与业务经办人员的沟通,全面准确地登记往来账款的挂账信息,同时业务部门应该建立独立档案,对往来单位的资金营运情况进行审查,做好往来单位的信用评估档案。每年应定期向往来单位发送询证函对账,双方确定相等的债权债务金额,并将核对结果形成书面记录,按时间装订归档,防止呆账坏账死账的形成;三是建立往来款及时清理制度,财务部门应坚持“前账未清、后账不挂”的往来款清理原则,建立往来款占用情况实时动态跟踪措施,对尚在信用期内的往来款项要及时提醒催收,对长期挂账的往来款要分析原因,制定操作性强的清理方案,及时记录对账过程,重点把挂账超过1 a的往来款项列入跟踪清理范围。

3.3 加大往来款的监管力度

纪检部门应针对往来款是否按时对账、清查,是否长期挂账等情况开展不定期检查,对于没有及时结算的债权债务,应当进行源头把控,全程跟踪监督。在检查时如果发现了重大往来款管理问题，应当进行公示,给予相关领导问责处分[3];内审部门审计时应加大对责任人任期形成的往来款的关注力度,将往来款的管理情况列入领导干部经济责任审计的评价指标;上级管理部门应该将基层单位对纪检、内审、财务等各部门检查、审计提出的往来款问题的整改落实情况作为考核会计工作质量的依据,对未及时整改的单位给予通报批评。

3.4 提高往来款的会计核算水平

一是要定期组织基层事业单位分管领导和财务人员的财经法规及财务核算业务知识的培训。明确财务人员在政府会计制度下往来款核算的要点,正确区分预算会计和财务会计往来款的核算方法,保证会计科目使用准确。二是要利用事业单位的财务信息化系统,在明细科目设置时，要充分利用辅助核算项目,添加正确的往来款辅助明细科目,做好一目了然的往来款备查台账,定期分析往来款账龄,同时认真审核往来款的凭证资料,严禁无原始凭证挂往来款,杜绝直接在往来款科目列收支。三是年底结账和年初结转新账时，要认真仔细核对金额以及挂账户数,保证做好前后信息一致,同时将备查账打印单与会计凭证一起装订归档。

4 “大数据”时代往来款信息化管理的设想

随着“大数据”时代的来临,各层级的事业单位财务管理普遍实行了自动化、智能化、数字化管理方式,如何利用“大数据”信息时代的信息共享，给往来款的管理带来便捷和高效，笔者就此结合所在事业单位的实际，做了大胆的设想。事业单位应在现有的财务信息化系统中，优化开发往来款项管理系统,固化往来款的核算。目前气象部门计财业务系统(即网上报销系统)已实现与气象部门“气政通”办公系统的协同运作,应该进一步设置与“气政通OA”办公系统的联动,例如在办公系统中设置单位的合同管理、票据管理、收款管理及往来款管理等系统并加以关联,实现审批环节内部控制的闭环管理。在财务核算业务系统和网上报销系统中添加往来款信息模块,建立往来款信息共享通道,应收账款类只要经办人提交开票申请,会计人员开票成功后,系统就能自动读取经办人及开票信息反馈至往来款管理系统。同时,在各级审批人、经办人、财务人员的报销审批系统中设置查询功能,能实时查询往来款项的进展情况,在经办人和财务人员“气政通”办公系统的“待办事项”的界面上，设置到期未结账的预警提醒功能,对于超期未结账的往来款,系统自动提醒经办人不能办理新的往来业务,以此建立单位内部的信息沟通桥梁,从源头上控制往来款因内部沟通、对账不及时造成的长期挂账。在财务核算平台开发往来款报表,设置账龄、金额、资金往来情况、摘要、对方单位信息等要素,以此提高往来款的管理效率和准确性。

5 结 语

总之,加强往来款的管理,有助于有效地促进基层事业单位的内部控制制度建设,有助于促进基层事业单位领导层的履职尽责,有助于增强基层事业单位在新政府会计制度环境下的财务管理能力,有助于提高基层事业单位财务人员的会计基础工作水平。往来款的规范管理是全面维护基层事业单位国有资产保值增值的重要途径。