高校经费科学化精细化管理之网上预约报账管理

李智敏 李 敏

精细化管理的思想是由美国科学管理之父泰勒在《科学管理原理》一书中首先提出，精细化管理是一个将管理责任具体化、明确化的系统工程，以由“管结果”升华到“管过程”，并最大限度减少管理所占用的资源和降低管理成本。精细化的精髓是“精”（高标准、高质量、精益求精、追求完美）和“细”（注意细节、效率与效益）。实施精细化管理，需要把工作流程、工作岗位细分成为一个个不可再分的单元，在单元紧密衔接的基础上，管理好每一个单元。

2008年财政部在《国家中长期教育改革和发展规划纲要》中首次提出“加强经费管理，建立科学化、精细化预算管理机制”，国务院发布的《关于进一步加大财政教育投入的意见》中指出：“全面推进教育经费的科学化精细化管理”。高校精细化财务管理是管理专业化的一种具体体现，它要求高校正视和克服财务管理中存在的问题，通过规范财务基础工作，建立科学的基础定额系统，强化服务质量，提高服务手段，注重支出绩效评估，不断提高财务管理水平。高校经费管理中主要存在以下问题：（1）预算管理不够科学。预算一般由财务一个部门完成，且多采用基数增长法；部门编制预算过于简单，并未严格贯彻执行；由于财务软件的局限性，财务部门预算在执行过程中只能进行总额控制，不能实时控制各个预算类别；（2）相当多高校的财务部门仍停留在“报账式”管理水平上。高校经费的急剧增长使财务人员疲于应付日常报账，而缺乏对提高高校财务管理的思考，相关财务规章制度缺失或缺乏执行力，导致出现“报账大厅排长队报账、大量暂付款及暂存款挂账”等现象；（3）科研经费“重申报轻管理”，科研经费管理松懈；（4）财务绩效分析缺失。目前高校缺乏财务绩效评估体系，财务绩效评估主体、评估指标、评估标准尚未建立，资金的使用效率、效益未能完全量化，对相关责任人员缺乏必要的财务绩效考核；（5）财务管理制度过于笼统并缺乏执行力。部分高校经费管理制度过于笼统，实际操作性不强，财务人员在日常报账过程中缺乏相应的管理制度作为依据，领导在实际工作过程中“坚持原则，个别灵活”的管理作风，使制度并非对人人平等，出现财务管理软约束化现象；（6）科研项目间接费用制度不健全。科研项目全成本包括直接成本和间接费用，我国高校项目成本核算要求不高，对间接费用分摊比较粗糙，缺乏先进的间接费用分摊机制，不利于高校之间的横向比较，也不利于相关管理机构进行宏观控制。

精细化财务管理应遵循合法性、合理性、及时性、科学性、全员性和协调性等原则，在统筹财务管理全局的基础上，对人员配备、制度建设等重要环节给予特别关注。精细化财务管理要求财务人员具备相应专业技能，建设专业化学习型的财务队伍，在顺利完成日常工作的基础上能勤于思考，积极进行工作创新，保证财务战略的正确执行。精细化财务管理是一个严密的系统工程，包括从基础会计核算到内部控制、绩效考核等方面的内容，需要高效的财务软件提供准确的数据和相关信息，保证财务管理的科学性，避免经验主义。

网上预约报账改革是精细化财务管理的具体实施，其立足于解决“报账大厅排长队报账”的现象，通过此项改革能提升财务部门服务质量、减少财务核算的差错率，提高财务部门工作效率，减少现金流，规避现金风险，保障学校资金安全。“网上预约报账”是指报账人远程登录学校网上预约报账系统，填写并提交报账申请后，根据预约的时间和地点提交报账单据，待财务人员审核记账完毕后将报账款转入个人银行卡或者单位对公账户中。“网上预约报账”因其“无等候性”、财务核算高效性、资金往来安全性等特点，成为高校财务改革的热点。浙江大学于2009年底推行网上预约报账改革；上海交通大学2010年初实现“不等候报账”后，于同年推行网上预约报账并一直深化报账改革；苏州大学2005年完成“报账通”无现金报账系统的开发，2006年在全校范围内推广，并于2011采用复旦天翼网上报账V2.0系统；东南大学于2011年10月推行网上预约报账并取得了较好的效果；南京大学于2012年上半年也推行了网上预约报账改革。从各高校推行网上报账的反馈来看，报账人普遍对财务的满意度大大提高，同时，财务工作效率、服务水平和管理水平也有较大提高。但是，网上预约报账还存在一些待改进的方面，需要深入研究以深化改革成果。

一、高校推行网上预约报账后仍存在的问题

（1）经费预算和报账环节相脱节

随着高校事业的蓬勃发展，高校经费形成了以国家拨款为主，科研经费拨款、联合办学收入、校产经营收入等为一体的多渠道资金来源形式，使得高校财务关系日益复杂，经费管理难度加大，同时也给经费预算的编制和执行带来的极大的困难。建立科学有效的预算管理系统并使之与财务系统实现对接是高校一直以来努力的方向，但由于主客观等诸多因素，预算管理系统一直未能运行。目前高校采用的网上预约报账系统仅实现了预约系统、财务系统和无现金支付系统的对接，预算管理系统并不包含其中。对大多数高校而言，目前实行的网上预约报账改革仅消除了报账人的等待时间以及现金支付环节，报账人及财务人员并不能实时监控经费执行情况，往往等到经费结题时发现某项支出超标，继而出现大量经费调账事项，因此，预算管理模块的运用是深化财务报账改革的必然选择。

（2）财务经费审批问题

根据高校财经管理制度，高校经费实行“一支笔”审批制度，即院系或机关部处一把手负责本部门经费签批管理。同时，根据高校落实经济责任制的规定，财务科科长、财务处处长及主管财务的校长对预算资金及非预算资金中经费支出、暂付、领用支票等事项有不同的审批权限。此外，部分经费的使用还需经过相关职能部门和学校领导审批。完成相应的审批手续与相关负责人的工作时间密切相关，报账人往往为完成审批签字手续而耗费了太多时间，这也是财务报账遭到诟病的症结所在。目前采用的网上预约报账系统并没有改变经费审批的模式，报账人完成网上报账申请后需要拿着报账确认单及相关发票完成相关签字审批程序，财务报账工作效率未能得到提高。

（3）财务软件精细化科学化升级

教育部76所直属高校2010年应收及暂付款总额为307亿元，江苏省7所教育部直属高校2010年应收及暂付款总额为12亿元。从这些数据可以看出，高校暂付款总额大，占用了高校大量资金。但目前高校对暂付款的借款、冲销、催报、冻结及解冻环节仅仅通过人工完成，财务软件并不能智能化的控制每个项目的最大暂付款笔数及每个项目负责人的最大借款笔数，当某个项目负责人存在长期未冲销的暂付款时，系统不能提前预警或自动冻结相应的项目经费号。财务人员需要人工对暂付款进行分析，通过电话或发放纸质催报单等手段进行催报，并通过手工设置项目状态以达到冻结和解冻的目的，暂付款管理完全依靠人工进行，造成了管理的低效率和资金的极大浪费。另外，目前使用的网上预约报账系统在暂付款借款环节不能自动生成核销代码，在暂付款冲账环节不能查询历史未冲销暂付款记录，核销代码的录入和冲销只能依靠财务人员手工完成。因此，财务软件精细化科学化升级是提高财务管理水平的必然要求。

二、高校推行网上预约报账后出现的新问题

（1）审核记账环节方面

第一，电话沟通取代了面对面沟通，电话沟通量大。实施网上预约报账后，报账人将报账票据提交给大堂收单人员，由大堂人员初审后即可离开，财务审核人员在做账过程中遇到不符合报账规定的发票时，打电话通知报账人前来取回发票。电话沟通成为财务审核人员与报账人沟通的主要方式，随着经费总量增加以及网上预约报账的普遍推广，电话沟通量与日俱增，成为财务人员工作中遇到的新问题。

第二，大量退票无人取回。报账人因为遗忘、弃票等原因未取回财务退回的发票，导致大量发票积压在财务处。财务部门制定了退票清理政策，但对这些发票的定期清理需要耗费财务人员较多精力。

第三，对业务的熟练掌握程度要求更高。财务审核人员需要熟练掌握报账规则、国库支付规则、各类经费报账范围等业务知识。网上预约报账实行后，财务人员需要学习操作新的财务软件，以及新软件环境下不同的账务处理流程和规则，这些都要求财务人员始终处于学习状态，对财务人员业务知识要求更高。

（2）结算环节方面

第一，现金出纳和银行出纳角色发生了很大变化。网上预约报账下，报账款直接转入个人银行账户或者单位对公账户中，部分高校在复核人员复核凭证后直接支付报账款，即取消了现金出纳和银行出纳；大多数高校仍保留现金出纳和银行出纳角色，复核人员复核凭证后由现金出纳或银行出纳进行支付。另外，现金出纳和银行出纳的工作内容发生了变化，现金出纳和银行出纳仅仅需要核对个人银行账户信息或单位账户信息即通过网上银行进行支付，消除了现金流，规避了现金风险，有利于学校资金安全。

第二，加大了银行对账的工作量。报账款通过网上银行支付后，银行对账单一般在支付之后的第二个工作日才能返回到财务处，银行对账的工作量大大增加。

（3）数据库维护方面

网上预约报账推行后，系统管理员的工作变得更加重要。网上银行支付的基础在于教工银行卡数据库和学生银行卡数据库，一旦银行卡发生挂失、补办等情况，需要及时更新数据库以保证数据库的准确性，确保支付的顺利进行。

（4）人员培训方面

财务审核工作是高校财务基础性工作，也是会计核算工作的重要组成部分，该项业务种类繁杂、手续烦琐、涉及面广、政策性强，新人成长为一名称职的审核人员需要不断学习以及时间的积累。网上预约报账背景下，审核人员在做账时，科目、摘要、金额等信息自动生成，这一方面有利于审核人员工作效率的提高，但另一方面不利于新人的成长。财务领导在培训新人时，一定要密切关注网上预约报账对人员培训的影响，并有的放矢的采取必要的措施做好人员培训工作。

三、深化网上预约报账改革的措施

（1）实施预算管理模块

实施预算管理模块的前提是构建新型的预算管理模式，在“统一领导、分级管理”的指导方针下，选择合适的预算编制方法并加强预算的执行力度，保证预算的有效执行。预算管理模块的设定应区分不同经费来源并设计相应的预算模板，预算一经批准不得随意调整和追加。有了预算管理模块，报账人在报账申请时能实时了解各项支出的预算数、已发生数、剩余数，当报账人填报金额超过某项支出的剩余数时，系统出现提示信息告知报账人申请金额超支，提醒报账人在预算范围内提出报账申请。预算管理模块能有效控制项目的报账范围，确保项目按预算执行。

（2）增加经费审批模块

经费审批模块将改变传统的负责人签字审批为电子审批，即便负责人身在外地，只要登录审批模块也能完成审批工作，将极大提高工作效率。审批模块设计时应充分考虑高校财务报账的实际情况，根据报账事项、经费类别、金额大小提供不同的审批流程。审批模块应该与预算管理模块、财务项目数据库等财务信息相关联，某项报账申请只有在预算范围内才能进入审批模块，当报账人选择某一项目号后，审批流程自动指向经费负责人及所需加盖的部门公章，之后的流程由申请人根据提示信息自主选择审批流程，经过财务稽核人员审查通过之后，某项申请正式进入电子审批过程。此外，审批模块应具有“附件上传功能”及“反馈功能”，“附件上传功能”能帮助负责人了解审批事项，而“反馈功能”能够告知申请人审批结果。审批模块的推行将极大的完善网上预约报账改革，为师生提供更高效便捷的服务。

（3）实施报账申请单的物流化管理

目前实行的网上预约报账，报账人只能查询某个报账申请是否被处理，进而查询银行账号或通过手机短信提醒了解报账金额。财务审核人员审核过程中遇到根据财务规定不能报账的发票或手续不齐全的报账申请，需要打电话通知报账人取回发票，当发票长期无人领回，财务人员需要反复打电话通知报账人，电话沟通量巨大。为了解决这些问题，应当建立报账申请单的物流化管理，通过这个渠道，报账人能随时了解申请单所处的状态，如电子会签达到什么状态、申请单是否被处理、报账金额为多少、是否有退票、退票的原因及取回发票的地点等。报账申请单的物流化管理为报账人和财务人员提供了一个沟通的平台，财务人员可以通过该平台向报账人反复发送信息，解决退票大量积压的问题。

（4）财务软件开发升级

一款好的财务软件应该能够针对用户需求不断开发升级，暂付款管理是高校财务管理的难点和迫切需要解决的问题，软件公司应该提供解决方案，帮助用户用技术的手段实现财务控制。比如，设定每个项目经费及每个项目负责人的最大借款笔数、最长借款时间，当借款笔数达到上限或超过最长借款时间时，财务软件自动将项目负责人名下某些或所有项目自动锁死，使该项目不能借支新的暂付款甚至不能继续报账，同时，通过一定渠道向负责人反馈项目经费被冻结的情况，引起负责人的足够重视，待暂付款冲销后自动解冻经费。在技术不断发达的今天，仅仅通过人工对高校财务进行管理已经早已不能满足各方面管理需求，软件公司对用户进行需求分析并相应进行软件开发升级是确保高校财务科学化精细化管理的重要支持。

（5）财务活动流程再造

网上预约报账实施后，财务活动流程发生了很大的变化，财务领导应该以此为契机，推动财务活动流程再造，提高财务服务和管理水平。为了加强管理，应制定大堂人员接单分单流程、账务处理流程、审核人员做账及退票流程、领导签字审批流程、退回汇款再次汇款流程等一系列规范性文件。网上预约报账后，报账大厅不再人满为患，审核人员做账、出纳人员转款进入流水化作业，前台不再是传统意义的前台，而应该纳入后台进行管理，对前台人员的考核、激励等应该有不一样的手段。

高校精细化财务管理是我国高等教育发展的必然要求，高等学校应改变高校经费粗放的管理模式，实现财务工作由记账核算型向经营管理型转变、由事后管理型向动态管理型转变。通过运用现代计算机技术手段，在财务管理的各环节实现有价值的创新和改革，保障高校财务管理工作的顺利进行。网上预约报账改革是高校经费科学化精细化管理的重要创新之举，在推行网上预约报账改革后，应及时发现改革后出现的新问题并因地制宜地采取有效的措施加以解决，实现高校经费的科学化精细化管理。

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