《高职院校实训教学档案管理的研究与实践——以江西环境工程职业学院为例》研究报告

温常青 邵新蓓 胡 澎 郑新瑜 李 芽

（江西环境工程职业学院 江西赣州 341000）

《高职院校实训教学档案管理的研究与实践
——以江西环境工程职业学院为例》研究报告

温常青 邵新蓓 胡 澎 郑新瑜 李 芽

（江西环境工程职业学院 江西赣州 341000）

一、前言

高职院校以培养高素质高级技术技能型人才为办学目标，在教学过程中，实训教学是教学各环节中的重点和难点，其中实训教学档案的管理也是实训教学的一项重要工作，通过加强实训档案管理有利于反馈和揭示实训教学效果，不仅可以改进实训教学水平，同时为实训教学提供教学资料，是深化教学内涵的重要环节。随着高职教育的发展和现代信息技术的进步，实训教学档案的建设与管理在高职院校教学工作中的作用日益突出，相关研究也提到议程上。基于此，本项目以江西环境工程职业学院为个案研究，通过制定实训教学档案管理制度、分类方法和考核方案，采取校院两级管理机制，由校档案室主管、教务处协管，明确各二级学院的实训教学档案管理职能，组织校档案管理人员、专业教师、实训管理人员进行学习和培训，协同完成实训档案的开发和存档，初步探索出一套实训教学档案的管理模式。

二、项目提出的背景

江西环境工程职业学院作为江西南部的一所重点高职院校，近几年抓住机遇、深化改革，已经发展成为一个以林业为基础、生态环境为特色、融林农文理工经管为一体的综合性省级示范性高职院校，学院的办学实力、办学能力、社会影响力也进一步得到提升。学院现有实验实训设备总值6101.292万元，现有校内各类专业实验、实训室105个，校外共建实训基地242个。随着实训教学的广泛开展，实训教学资料日渐增多，实训教学的档案管理问题日益突出，如领导及部门人员不重视，缺乏配套制度、人员、经费，实训教学资料散乱等等。为规范管理，提高学校实训教学水平和管理水平，结合自身学校实际，开展实训教学档案管理的研究及实践，此为项目提出的背景与目的。

三、项目建设的目标与意义

1.项目建设的目标

目标一，探索出规范化的档案管理模式，制定相关制度与标准，建立一套多方联动、校院分级管理的高职实训教学档案管理机制，实现实训教学档案的连续与有效利用。

目标二，依照现有高等学校档案实体分类法，并结合实训教学复杂性、多样性的特点，建立一套科学的分类方法，以利于资料的完整保存。

目标三，建立一支复合型、专业化的高职实训教学档案管理队伍，提高档案管理人员的综合素养。

2.项目建设的意义

本项目明晰了实训教学档案的概念、内涵、特点、分类方法，初步构建高职院校教学档案体系，为教学、实践、科研提供必要的技术资料支持，推动学校通过档案深化教育教学改革。其意义具体表现在：

2.1 有利于深化专业人才培养模式改革

高职院校专业人才培养模式改革是从专业及其师生实际情况出发，对教学模式、课程体系、教学方法、实习实训等进行系统化变革的教学改革活动。实训档案全程记录了实训教学活动的真实情况，为人才培养模式改革提供了依据。同时，实训档案里学生在实训教学中的真实反应又是判断人才培养模式改革成败的重要标准。

2.2 有利于开展教学质量监控与评估

实训档案虽然是由点点滴滴的零散文件组成的，但是能够真实反映学校实训教学的真实情况，能够为学校开展教学质量监控与评估提供重要依据。同时，通过对实训档案进行编研和分析，能够为学校在实训教学环节开展教学质量监控与评估的重点和方向提供参考。也可以为教学部门和教师拟定新的实训教学方案提供依据，帮助教师提高业务能力。

2.3 有利于规范实训场所管理，提高利用效率

通过加强实训档案管理，可以真实了解实训场所的运行管理情况，对实训场所的仪器设备维修、养护、损耗及有关耗材使用等进行整体性分析比较，发现实训场所管理中存在的问题，改革现有管理制度和方法，提高实训场所利用效率，减低运行成本和损耗。

2.4 有利于展示学校办学水平，提升学校知名度和美誉度

通过对现有实训档案进行整体和提炼，对学校实训教学中的成果进行汇编成画册，制作成宣传牌或加工成电子档案在各类媒体中展播等途径宣传本校实训教学成果，美化学校形象，提升学校知名度和美誉度。

四、项目研究的基本思路和方法

1.研究的指导思想、理论依据

本项目以《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、《普通高等学校档案管理办法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》和《电子文件归档与管理规范》等法规为指导，以高职实训教学为研究对象，围绕档案管理“便于保管和利用”的根本目的，探究高职实训教学档案的建设与管理模式。项目以档案学中的文件生命周期理论、全宗原则及系统论为理论依据，认为实训教学档案的管理是一个涉及教学、档案、管理等各部门的系统工作，需要协同合作，而且实训教学档案自身又有一个完整的类目系统，应进行辨别和分编。同时，引入“过程控制”理论，对档案的生成直至归档进行过程管理，对档案的形成和维护阶段进行有效监督，探索前段控制、中端管理、后端监控评价的全程管理的具体措施、方法、步骤、原则，以达到有效管理与灵活利用。

2.研究的实践基础与实践方法

本项目的实践范围在学校的档案馆、教学管理部门、各二级学院实验实训室，及校外实训基地。以往校教务处定期开展教学档案收集整理工作，积累了一定的实训教学资料。同时，实训管理中心对实训场所与仪器设备的建设、运行、维护，二级学院实训教学活动的开展，都为研究奠定了一定的实践基础。在此基础上，项目组牵头制定实训教学档案管理制度、考核方案，向校行政提交并颁布，明确规定，提高重视。对实训教学档案管理部门进行职能分割，以校档案室、教务处、实训管理中心作为主要管理部门，负责建章立制、实践操作过程的指导与控制、宏观调控、人才培训、立卷归档；二级学院作为具体实施部门，配合主管，加强对实训教学档案形成过程的控制，落实档案的收集规整工作；人事处、计财处作为协同管理部门，负责年度相关考核，监督并反馈。遵循档案形成的系统性和过程性，采取业务指导、职能划分、具体执行、检查反馈等实践方法对二级分院实训教学档案进行管理。

3.研究的路径和方法

本项目研究沿着两条路径进行。一条是理论研究的路径；另一条是行动研究的路径。理论研究进行研究的假设、设计、论证和实验，侧重于运用档案学相关理论及过程控制论、系统论研究推动实训教学档案建设与管理的制度保障体系及运行机制的研究，走理论——实践——理论的技术路线；行动研究指制定实施方案，选择二级分院试点实验，在其基础上，在全校范围内全面推进。该路径走实践——理论——实践的技术路线。

研究运用档案学、教育学、管理学等相关理论成果，采取文献研究法、调查研究法、行动研究法、经验总结法等方法进行研究。

五、项目研究的主要内容

1.国内外本研究的概况

国外关于职业院校档案的研究不多，因为国外的档案一般都是存放在当地或学校，隶属机构所在地的文件中心。国外文件中心是独立于机关之外，归档案部门管理，属于档案系统，是管理半现行文件的过渡机构。国外的档案研究偏重于理论和机构，没有对职业院校的实训教学档案开展直接研究。

国内学者开展高职实训教学档案主题研究的较少，有李宏的《浅谈如何加强国家示范性高职院校实训技术资料档案管理工作》、谌海珍的《论高职院校实习实训档案资源的开发与利用》、谢俊华的《高校实训档案的管理探析》等，还有针对实践实习教学档案的研究，如罗长文的《高职高专院校实践教学档案的内涵建设与管理》、连红、王鉴棋的《实践教学档案系统管理的动态模式探析》、揭平英的《高职院校顶岗实习教学档案管理体系的构建》、韩丽明的《高职高专院校实践教学档案的积累与保存》等，都是较为突出的代表作，其他的大多在高职教学档案的研究文献中略有涉及。以上研究提出了高职院校实习实训档案的内容、特点、分类，以及管理与利用方面的不足，在一定范围内提出了具体措施，对本研究有积极的参考和引路作用。但研究宏观性较强，缺乏对实训教学档案管理的针对性和可操作性，在档案编目方面无法与现有高校档案实体分类很好地融合，更缺乏深厚的理论基础。此外，对实验室档案的研究相对较多，且主要表现为本科高校的经验，缺乏高职院校的研究和实践。

2.国内外本领域的实践探索

在实践探索方面，广州番禺职业技术学院在“五三三”顶岗实习管理框架上构建了“校企两条主线”的高职顶岗实习教学档案管理体系，该管理框架内主要有五个不同参与层面、三个不同参与主体和三方顶岗实习考核等要素组成。五个参与层面主要是指学校、系（院）、专业教研室、企业、企业班小组；三个不同参与主体主要是指校内指导教师、学生本人、企业指导教师；三方顶岗实习考核是三个不同参与主体即校内指导教师、企业指导教师、学生对顶岗实习进行的考核。建立学校为主导、企业、学生三方联动、分工协作的高职顶岗实习教学档案管理机制。该校的这种顶岗实习教学档案管理体系和方式方法值得借鉴，对本项目启发较大。

3.本项目研究的主要内容

对实训教学和实训教学档案进行概念界定和内涵解读，把高职实训教学的各个环节和要素进行细分，研究高职实训教学档案的形成过程，明确高职实训教学档案内容、归档范围及其作用，探索操作性强的实体分类方法。

着重解决高职实训教学档案的管理模式，从鉴定、分类、整理、信息开发等环节，研究高职实训教学档案的实体管理；制定档案资源体系建设的有关规定和制度并监督执行；开展档案管理人员的培训活动的实施，培养复合型档案管理人才；编制执行高职院校实训教学档案资源体系建设的计划、制度、管理办法并监督完善等；挖掘实训教学档案的内在价值，开展编研。

建立校档案室为主导、教学管理部门协管、二级学院具体落实、人事部门监督反馈的实训教学档案管理体制。

六、项目建设的成果

1.理论成果

从过程入手，探索了用过程方法建立和完善高职实训教学档案管理体系，形成“前端控制—中端管理—后端监控反馈”的管理模式，依据档案形成规律按四大类别分“学校管理层、二级学院执行层”两条主线进行档案收集。四大类别包括：

1.1 实训教学管理档案

包括专业教学标准、专业人才培养方案、课程标准、实训教学改革方案、国家职业资格标准、职业技能考核鉴定制度与办法等。

1.2 实训教学过程档案

包括实训指导书、实训手册、实训记录表、实训报告、实训软件、实训光盘、实训课件、实训作业、实训试题、实训成果、实训教学效果分析材料、技能竞赛实训资料、服务科研与技术开发材料、社会服务材料等。

1.3 实训场所管理档案

包括实训日志；实训室规章制度汇编；实训室合并分立材料；实训室建设材料；固定资产台帐；年度工作计划与总结；实训室队伍建设材料；实训室利用统计分析材料；实训室内部装修图纸；室内设施情况说明；消防与安保制度；有毒、危险品管理规定；“三废”处理措施等。

1.4 实训仪器设备档案

仪器设备管理制度；仪器设备购置材料；仪器设备验收材料；仪器设备安装调试说明书；仪器设备使用说明书；仪器设备领用记录表；仪器设备赔偿记录表；仪器设备使用维修记录表；仪器设备配件损坏及更新记录表、仪器设备保养记录表、仪器设备保养记录表；仪器设备报废记录表。

始终坚持将系统论融入研究中，以系统方法为指导，系统地识别实训教学档案形成及管理过程，特别是这些过程之间的相互作用。

在档案整理中发掘材料，据此写出论文《森林采伐管理改革之我见》，《高校开展竞争情报教育的意义和策略研究》为教学改革、专业建设提供借鉴。

研究论文《高职院校实训档案管理探析》被《赣南师范学院学报》（社会科学版）录用，拟于2015年第五期发表。

2.应用成果

项目组建立了实训教学档案主要的工作制度，包括：《实训教学档案管理方案》、《实训教学档案分类方法》、《教学实训档案管理考核办法》，对实训教学档案的分类编目、保管借阅、各级档案管理人员的职责与奖励都进行了详细的规定。通过这些制度的贯彻执行，规范实训教学档案工作行为，建立室藏，使教学档案管理工作逐步步入制度化轨道。

比如，在分类归档上，采用“年度—问题—保管期限分类法”，先由二级学院根据分类方案及工作进展分阶段收集材料，准备不同档案盒，分别存放已归档但未整理的文件材料和已按事由整理完毕的文件材料，并标识年度、问题、保管期限，以便实训教学活动结束后，按事由形成将文件集中排列在一起。实训教学档案收集以一个学年为限，在学年结束后立卷归档交给校档案室，校档案室核对编目，按照不同年度、不同实训基地进行规整排架。

3.社会效应

项目研究成果暂时在校内范围试行，效果较好，虽然未向其他兄弟学校推广，但兄弟院校的到访交流对现有成果给予了一定的肯定。

七、项目具有的推广价值

1.校内应用前景

从试点二级学院开始向全校逐步推广，初步构建了校内实训教学档案管理体系。下一步，在完善管理制度的同时，突破对档案的实体管理，加强档案电子信息化管理，更加关注过程管理，以更好地服务高职教育教学改革，提升人才培养质量，

2.校外推广可能性

高职院校实训教学既有共性又有个性，区别在于各自的专业体系、实训基地规模、实训教学内容等等。通过与外校交流，可以将研究的理论与实践经验进行推广，并为其他高职院校实训教学档案提供一定的借鉴。反过来，也可以补充理论与实证研究体系，从而丰富项目内容。

八、有待深入研究的相关问题

高职实训教学档案产生于学校各二级学院的教学及管理实践，形成主体的多元性决定了建设的广泛性与复杂性，其管理是一项长久工作。当前，项目研究只是刚打开局面，初步建章立制，还需深入研究以下问题：

二级分院如何有效地实现对实训教学档案的收集与归档，如何解决专业人员的配备、经费的配套等问题。

实训教学档案来源繁杂，如何保障每个部门、每个教学环节、每个参与主体、每种形态的文件与资料能得到完整的保护和归档

如何联合档案管理人员、专业教师、实训管理人员根据不同专业特点开发专业性的实训教学档案。

如何实现实训教学档案信息化管理，建立档案全文数据库和多媒体信息数据库并提供网络在线查询，为师生提供实训信息服务。

［1］李宏.《浅谈如何加强国家示范性高职院校实训技术资料档案管理工作》，《黑龙江科技信息》2012年第1期；

［2］谌海珍.《论高职院校实习实训档案资源的开发与利用》，《企业家天地》（理论版）2011年第1期；

［3］谢俊华.《高校实训档案的管理探析》，《办公室业务》2014年第7期；

［4］罗长文.《高职高专院校实践教学档案的内涵建设与管理》，《机电兵船档案》2010年第5期；

［5］连红、王鉴棋.《实践教学档案系统管理的动态模式探析》，《四川档案》2008年第4期；

［6］揭平英.《高职院校顶岗实习教学档案管理体系的构建》，《中国职业技术教育》2012年第2期；

［7］韩丽明.《高职高专院校实践教学档案的积累与保存》，《中国成人教育》2010年第14期；

［8］毕晓平.《高校实践教学档案动态化管理析论》，《科技信息》2013年第21期。

［9］丁华东.《档案学理论范式研究》，世界图书出版公司2011年7月出版。

［10］安小米等.《基于ISO15489的文件档案管理核心标准及相关标准解析》，中国标准出版社2013年9月出版。

［11］梁建梅、陈少慧.《教学档案的管理与信息化建设》，中国书籍出版社2013年1月出版。

［12］牟阳春.《高等学校档案管理办法解读》，高等教育出版社2010年9月出版。

［13］赵屹.《数字时代的文件与档案管理》，世界图书出版公司2014年2月出版。

项目类别：江西省高等学校档案科研一般课题 项目编号：jxgxdakt-2012055