加强档案管理面临的不利形势

王霞

（河北联合大学）

加强档案管理面临的不利形势

王霞

（河北联合大学）

任何企业组织的运行和发展都离不开档案管理工作的支持和推动，企业档案管理工作不仅要适应企业的运行特点和发展趋势，还要具备良好的前瞻性与可拓展性。企业作为区域经济发展的支柱性企业，在发展生产技术与生产规模的同时，应对企业内部档案管理工作作出了深入的分析和适当的工作调整，深入分析了企业档案管理现状、明确石油产业档案管理工作的内涵，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升和规范企业档案管理工作。

在分析和改善企业档案管理工作中，仍然存在一些制约因素：

一是企业档案管理人才队伍问题。人员素质建设和能力培训没有紧跟企业产品销售工作发展做出调整，档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，未能根据档案管理工作特点强化人才队伍建设，不能实现工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合，大大降低了公司人员在档案管理工作中的配合度，很大程度上制约了整体办公效益的提升。

二是档案管理信息化问题。企业内部信息处理网络虽已得到很大程度的发展，但文件和资料传送过程缺乏灵活性，一定程度上制约了公司档案管理工作效率和工作质量的提升。档案管理信息化不足的根源是企业未能建立高效的档案管理信息系统，档案管理工作没有良好的技术与系统支持，工作质量与工作效率难以提升；另外，一些企业虽然认识到档案管理信息系统的重要性，并建立了相应的管理信息系统，但系统建设与完善工作未能紧跟档案管理工作实际作出调整，致使企业档案管理工作效率难以提升。

三是档案管理评估体系不健全。档案管理的评估工作是过程性与阶段性总结档案管理工作的关键所在，很多企业没有根据自身档案管理工作特点与工作流程制定相应的管理评估体系，致使对档案管理工作状况欠缺了解与准确分析，难以制定切实可行的工作调整与优化方案，制约企业档案管理工作优化与发展。

传统的档案管理工作主要依赖人工规划和完成，现代化的档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，需要工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合。换言之，现代化的档案管理工作中，工作人员并未被现代化的技术及设备完全取代，反而更强调工作人员与技术设备的配合度，档案管理人员素质与能力养成。企业应对专兼职档案管理人员的综合素质及工作能力进行系统的评估，根据工作人员的素养及能力状况，安排专兼职档案管理人员接受系统的素质建设及能力培训教育。引导全体档案管理工作人员学习和熟悉公司生产经营各环节的技术及管理工作，公司设有档案管理部门，由分管领导主抓档案管理工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，根据企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型安排和规划实际培训工作。同时，引导全体档案管理工作人员在与公司主体业务相关联的法律、合同及其他相关领域广泛涉猎，拓宽知识面，全面提升文化与业务工作素养。另外，通过实践锻炼、相互交流指导等途径增强了教育和培训效果。

当前，企业档案管理工作正出在一个创新、改革、转型的重要阶段，同时也是一个面临着无限机遇而又充满了挑战的阶段。我国市场经济形态正经历着由计划经济向市场经济逐步转变的过程。在许多大中型企业中，部分传统的档案机构被撤消或重组，企业档案管理工作人员队伍被精简，企业档案管理工作不再沿着既定的方向继续发展，而破产转制企业大量出现，企业形式多样化程度增强，企业组织形式的繁多，民营经济也在蓬勃发展，这样的状况又为企业档案管理工作提供了更为广阔的发展舞台。然而，企业档案管理工作的革新速度实际上是要低于经济发展速度的。相关工作进度缓慢甚至停滞不前的具体原因可以概括为以下几点：

首先，部分企业领导的工作观念没有转变，对企业档案管理工作的重视程度低，过于关注企业的经济效益，而忽略了档案管理工作的重要性。其次，档案管理工作的发展受到企业本身经济条件、经济效益的限制。一些企业的生产状况欠佳，甚至处于生产半停滞、完全停滞的状态，整个公司难以正常运转，档案管理工作则随之受到严重的影响。此外，公司档案信息管理人员的综合素质尚且有待提高。大部分档案管理工作者文化素质普遍偏低，这也是档案管理工作长期存在的问题，有人认为档案管理工作内容简单、操作简便，这样的误解也是档案管理工作长期以来难以得到足够重视的一个原因。除此之外，档案管理监督部门工作不够到位。档案行政管理单位相对更加重视党政机关、大型国有企业等单位的档案管理工作，而对民营企业和一些中小型企业的档案管理监督不够严格，这也是导致当前社会企业档案管理工作缺乏成效的一个重要原因。上述问题的存在严重的阻碍了我国企业档案管理工作的持续提高。为了解决这些问题，需要档案管理相关工作人员在实践过程中善于发现问题，同时还要认真思索解决问题的策略与方法，进而提出具有针对性、创新性的具体改革方案。

企业的档案是一个企业经济、科技、管理信息的重要组成部分，加强对企业档案管理工作的重视，有利于推进企业的技术进步与产品生产。因而，企业的领导决策、人事工资、财务账目、科技项目、产品开发、科研成果等等都离不开档案管理工作。除此之外，企业档案管理工作也是保障企业经济效益的一个有效方法，合理完善档案管理工作可以对企业的长久发展起到积极的推动与促进作用。主流的观点认为，现代企业档案管理工作主要可以分为五个方面。第一是管理性文件，主要包括法律文书、电子文件、企业发展规划、产品开发方案等等。第二是科技文件材料，主要包括基建设备、企业征地、工艺装备等等方面的生产资料。第三是会计档案材料，主要包括帐薄、会计凭证、报表等。第四则是人力资源档案，主要有员工的基本情况，员工的测试与竞岗材料，员工的绩效，员工的培训等方面的资料。最后一方面则是特殊载体档案，主要包括照片、影视、录音录像以及其他记录功能的实物档案。一个企业的管理是否成功，生产能否盈利，在很大程度上依赖于企业档案管理工作的实施。由于档案管理工作具有重要性、全面性等特点，一代又一代的科学工作者、管理工作者正在努力的提更加合理、可靠的企业档案管理方法。

企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。

[1]柳青,董娟,林雪.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国成人教育,2005,4.

[2]王蓉.电子信息技术与企业档案管理.安徽档案.2007（5）186-187