重大题材志编纂规律初探——以《上海世博会志》编纂为例*

黄 婷 宋仲琤

一、重大题材志的编纂缘由

地方志编纂是中国特有的文化现象，绵延了2500年之久。1978年后，随着改革开放国策的逐步得到实施，中国国力逐年增强，综合协调能力进一步提高，对国际事务的参与愿望急速提升。我国开始申办、举办一系列重大国际赛事（games）和综合性事件（event），1999年的昆明世界园艺博览会、2007年的世界特殊奥利匹克运动会、2008年的第29届北京奥运会、2010年的（上海）世界游泳锦标赛、2010年举世瞩目的上海世博会、2010年的第16届广州亚运会等等。

在北京奥运会开幕前三个月，四川汶川发生强烈地震，2010年青海玉树发生地震。因为重大事件频频发生，重大题材志的编修便提上议事日程。对广大地方志工作者来说，修志记载这些重大事件责无旁贷，但一个业务（或者说是技术）问题随之产生，即有学者认为：将奥运会、世博会和汶川地震等称为“重大事件”不是很确切，尤其是奥运会和世博会，更不应该称为重大事件，而应该称其为重大活动。依我拙见，“重大事件”和“重大活动”都有抓住一点、不及其余之嫌，还是称其为“重大题材”更确切，因为世博会本身就包含了许多重大活动，且不说其几乎每天举行的国家馆日或国际组织荣誉日，光演艺活动就近2万场/次，还有一场高峰论坛和六场主题论坛（某种意义上说，论坛也是活动）。以“活动”涵盖活动，不是很妥当，逻辑上也说不通，而称其为“重大题材”就顺理成章。尤其是汶川地震、玉树地震等，称其为“活动”尤其词不达意，而且有道义上欠缺的嫌疑，而称其为“重大题材”再妥贴不过了。定位为重大题材的理由有四：

一是组织层次（即主办方）高，诸如奥运会、世博会此类的重大事件，即使不是国家层面也起码是省、直辖市或自治区政府出面申办、筹办或举办。尤其在中国，虽说奥运会是北京市出面申请和举办，但几乎是举全国之力。世博会也是如此①新华网北京7月15日《办好世博盛会，共创美好生活》，胡锦涛在参观“走进世博会——中国2010年上海世博会暨世博会历史回顾展览”时的讲话。。而汶川地震志等的编纂组织方是国务院，层级也很高，符合“重大”这一特征；

二是参与范围广，诸如奥运会、特奥会、昆明世博会等，其参与范围之广，登峰造极。如，上海世博会就有246个国家和国际组织参展。即使是广州亚运会，也是整个亚洲各国参与，覆盖范围也很广；

三是参与方层次高。诸如都江堰援建参与方、上海世博会各参与方、北京奥运会各参与方等，其层级极高，最低也是省部级，也符合重大题材这一特征。

四是参与人次多。之所以称其为巨大国际事件，其标志之一就是参与人次之多，盛况空前。上海世博会的参观人次达7080余万，10月3日一天的参观人次就达103万，总人次和单日参观人次都创世博会历史新高。综上所述，称其为“重大题材”更贴切。

综观近些年发生的重大事件，基本可以归纳为以下三类：一是重大灾难类，譬如2008年5月12日四川汶川地震、2010年4月14日青海省玉树藏族自治州玉树县地震、2010年8月7日的甘肃舟曲泥石流等；二是重大体育赛事类，譬如2008年8月的第29届北京奥运会、2010年11月的第16届广州亚运会、2007年10月的上海特殊奥利匹克运动会、2011年7月第14届上海世界游泳锦标赛等；三是重大综合性事件类，譬如1999年昆明世界园艺博览会、中国2010年上海世界博览会等。

为什么要编纂重大题材志。理由至少有三：一是镜鉴之功。随着经济的快速发展和社会的持续演进，我国的综合国力会进一步增强，通过承办诸如奥运会、世博会、特奥会及亚运会等大型国际事件，是表述国际参与、展示综合国力和国家形象、加强公共外交的有效途径。因此，编纂奥运会志、世博会志等是为以后举办大型国际赛事和事件提供绝好的书面指导和借鉴，意义不可小觑。二是特殊国情。“都江堰援建志”“世博会志”“奥运会志”等跟传统志书不一样，因为它们所记述的不是在某个行政区发生的事件，如《上海世博会志》，是世博会的申办、筹办和举办，而不仅仅是修志本身，它有246个国家和国际组织参展，还有城市最佳实践区的案例和展馆②上海市人民政府、中国国际贸易促进委员会编：《中国2010年上海世界博览会最终报告》。。现在的修志机构基本是官方的，所修的也基本是官志。因此，不大可能由某一个行政区承担修志任务。以《上海世博会志》为例，其修志人员就由上海市地方志办公室、当代上海研究所、上海通志馆及原世博局官员四方面抽调（聘用）组成。三是体制优势。我国历史悠久、史籍丰富，宋元以降，历代保存下来的地方志就达9000余种（10多万卷）。上海市二轮修志，仅市志就有148部之多，这可以说是文化大发展、大繁荣在数量上的标志，地方志作为文化事业的有机组成部分，应该与时俱进、乘势而上，在文化大发展、大繁荣中贡献自己的力量。

如何权威、全面、客观记载这些重大题材，使之切实发挥存史、资治、育人的功能，是史志工作者义不容辞的责任。重大题材志在编纂方法上与一般志书有什么区别呢？本文以《上海世博会志》为例，通过回顾它的编纂过程，总结重大题材志的编纂方法、改进与创新。

二、重大题材志的编纂方法

“成功、精彩、难忘”的上海世博会让全国人民、世界人民记忆犹新。《上海世博会志》的编纂，成了回顾、反思和总结世博会历史遗产的宝贵契机。《上海世博会志》的记述地域，以上海世博园区为范围核心，以主办城市上海为范围中心，同时记述上海世博会辐射关联的相关国际国内的重大活动与影响。记述的时限从1999年5月上海市政府正式作出申办决定开始，到2010年10月31日上海世博会闭幕，重点是上海世博会的举办。

成立强大的编纂机构。2011年6月，经市委、市政府批准，《上海世博会志》编纂委员会成立，中共中央政治局委员、市委书记俞正声，市委副书记、市长韩正担任编纂委员会名誉主任，市委副书记殷一璀担任编纂委员会主任。参与世博志各承编单位的主要领导担任编纂委员。8月15日，上海市地方志编纂委员会全体委员（扩大）会议暨《上海世博会志》编纂工作会议在上海展览中心举行，标志着《上海世博会志》编纂工作全面启动。8月17日，上海世博会志编纂委员会办公室（简称世博志办）成立，由上海市地方志办公室抽调当代上海研究所全部人员、市方志办部分骨干与上海通志馆部分专业技术人员组成。世博志办主要负责人由市方志办分管领导和原世博局分管领导担任，日常工作由市方志办承担。世博志办分成三个小组，分别对应市委条线、市府条线和（原）世博局条线的承编、参编单位。世博志办的同志，除独立承担8个专篇的编纂任务外，还全面承担世博志的组织、联络、协调、培训等任务。从世博志办工作人员的年龄结构看，30多岁的青年至70岁的老同志都有，老中青结合；从领导人员看，世博会专家与方志专家结合。随后，各承编、参编单位也陆续组建工作班子，确定编纂人员。至2011年底，大多数参编单位成立了编纂工作机构，实现了“一成立二落实”，即成立指导小组或工作小组、落实编纂人员和落实编纂经费。到2012年9月，世博会志参编单位达到83家，专兼职编纂人员200人左右，队伍基本成形。

从机构设置看，志书的编纂一般有编纂委员会、编纂委员会办公室、编纂委员会顾问。重大事件志的编纂更需要有强大的组织机构和稳定的编纂队伍。《上海世博会志》的编纂委员会主任是上海市委书记、市长、副市长、宣传部长等，其中编纂委员会主任杨雄当时是副市长，也是原上海世博会执委会委员、常务副主任；执行主任洪浩是原世博局局长。编纂过程一些重要的会议，杨雄、洪浩出席并讲话，鼓励各承编参编单位努力把世博会志修成传世佳志。编纂委员会办公室主任汪均益、季路德、宋仲琤都是原世博局的申办元老，他们在组织协调原世博局的同志提供原始资料方面起了不可低估的作用。总之，重大事件都充满政府色彩，这是中国特色，是社会主义优越性的体现。编纂重大事件志应借助体制之力、发挥体制优势，给编纂工作提供组织保障。主要领导要亲自挂帅，组织精干人员编纂，借力用力，加快节奏，力争尽快成书。在具体实施中，各卷或专篇必须由一家牵头单位为承编单位，一家或者数家内容涉及到的相关单位为参编单位。如世博会志的参加单位参考了上海世博会的管理体系，即根据世博会执行委员会的架构设置，如“工程建设”篇由上海市建设交通委担任牵头，市规土局、市房管局、浦东新区、黄浦区等为参编单位。“宣传推介”篇由上海市委宣传部牵头，市文广局、市新闻出版局、市新闻办、市文明办参编。

篇目论证。《上海世博会志》编纂分为组织建设、培训编纂人员、拟定篇目、收集资料、编辑资料长编、撰写初稿、分纂总纂、评审验收志稿、组织出版等阶段。启动会议召开后，世博志办先拟定《〈上海世博会志〉篇目及编纂分工方案》，然后交给各承编、参编单位讨论。到2011年底，《上海世博会志》各篇篇目细化方案汇集到世博志办。2012年初，世博志办全体人员集中两天，按照地方志书编纂的规范和要求，深入研讨世博会志各篇篇目，多次修改，严格把关，并认真听取各承编单位的意见，反复协商，反复沟通，在此基础上初步形成《＜上海世博会志＞篇目及编纂分工方案》。为了使篇目更加全面、系统、科学、客观、真实、权威地反映上海世博会的全貌，又接连四次召开原申博办、原世博局工作人员、世博会志顾问组和本市方志界专家参加的《上海世博会志》篇目论证会，认真听取各方的意见。专家们总体上对《上海世博会志》篇目予以肯定，并就如何以国际化视角编纂世博会志，如何在全面的基础上突出重点，如何突出世博会的展示、活动和论坛三大主体，如何图文并茂、使文图相得益彰，要凸显神采，不要只记形忽视“神”等专题各抒己见。此后，世博志办吸纳专家们的意见，再次对世博志篇目作了修改，形成最终的《〈上海世博会志〉篇目及编纂分工方案》。该方案的实施，标志着上海世博会志编纂工作进入实质性的启动阶段。

各承编参编单位积极修志。经费、人员、办公场所到位，是顺利开展编纂工作的必要条件。自2011年8月15日编纂工作启动以后，各承编、参编单位积极行动，设立机构、确定专人，根据其所承担的任务编写内容。8月26日，上海市合作交流办公室在大沽路100号召开“国内参展”篇编纂工作启动及动员会议，闵行区副区长莫负春（原世博局党委副书记、中国馆副馆长）、市合作交流办公室党组书记、主任林湘、市合作交流办公室副主任周贤行（原世博局国内参展部部长）、市地方志办公室副主任兼世博会志办主任朱敏彦等出席。“世博会志·国内参展”篇工作领导小组成立，编纂工作正式启动，这是第一家启动编纂工作的世博会志承编单位。由于国内参展的大部分档案资料散落在各省市各个部门以及个人手中，资料征集相当困难。市合作交流办从本办及已调整到各个新的工作岗位的原世博局工作人员中组建工作班子，于2012年3月26—27日、3月29—30日，分别在三亚、承德两地召开《上海世博会志·国内参展》篇全国编纂工作座谈会，26个省区市相关领导共70余人分别出席相关会议。2012年初，市政府办公厅发文成立编纂机构、任命编纂机构负责人后，有关人员及时到位，积极主动开展组织协调工作。3月5日，市政府办公厅召开《上海世博会志·运行管理》篇编纂工作会议。4月13日，市政府办公厅与世博志办联合召开《运行管理》篇内容要点研讨会。8月份，由他们承编的“运行管理”篇完成初稿写作。世博会志办副主任梅森深有感触地说：“（《运行管理》篇，因为市政府）办公厅行政得力，我们这儿业务跟得上，因此进展顺利。”

编纂进程。为落实编纂篇目及分工方案，2012年2月27日，世博志办在上海展览中心召开“世博会志编纂工作会议”，这次会议标志着世博会志编纂工作实质性启动。这次会议后，编纂工作进入第二阶段，即志书初稿编纂的攻坚阶段，工作重点转向查阅档案、编纂资料长编、编纂初稿等。经过一年的艰辛努力，至2013年2月底，总计完成330万字的世博会志初稿（部门合成稿）、1260万字的资料及资料长编、10万字的大事记，精挑细选出8800余幅图照。根据当初市领导的指示要求，基本按时完成初稿的编纂任务。但初稿总体质量不够成熟，只是各单位各部门上交稿件的汇集产品，只能称之为“部门合成稿”。合成稿在听取各方面专家意见的基础上，又进行了一年的修改后，2014年5月开始，进入全志分纂阶段。这一阶段工作从先前的以各承编、参编单位为主，转向以世博志办为主，即组织召开各篇评议会，主要征求原上海世博局分管领导和部门负责人的意见，修改完成第三稿即全志分纂稿。汇总全世博志办力量集中时间审稿（分析和讨论）。2015年1月，世博志进入总纂阶段，由世博志办主任朱敏彦担任执行总纂。总纂的任务除了把握资料，勾勒大事；规范文体，统一文风；控制篇幅，增删适度之外，还需要核要素、核事物、核人物、核图表、核时空、核全貌等。志书修改后给原世博局领导阅看，请他们提意见，拾遗补缺；在各方面意见基础上再次修改，形成世博志第四稿（全志总纂稿，也即市地方志办公室“评议稿”），印制后召开四个评审会：世博志编委会领导会议、原上海世博局领导会议、世博志顾问组专家会议、世博志承编单位负责人会议。会议后，根据各方的意见再做修改。修改稿最后交给市地方志办公室组织的方志界专家评议。最后在根据评议稿的意见修改后按照“定清齐”的要求交给出版社。

后期审查阶段。世博志图照承编单位为市政府新闻办，世博志办负责审定，上海人民出版社负责美术设计。市新闻办除向各参编单位（解放日报社、文汇报社、新民晚报社、新华社上海分社）征集图照资料外，还面向全球媒体，重点征集世博会运行期间的照片，收集了20万张照片，从中选出2万余张后，根据各篇需要，遴选出6000张。

三、重大题材志的改进与创新

回首《上海世博会志》5年编纂过程，既有经验，也有教训，这些经验教训对于以后的重大题材志颇有可兹借鉴之处。

首先，方志机构尽早介入。在题材发轫阶段而不是题材全部结束后介入，这样可以全面收集资料，充分展开调研，拟订初始篇目，以利展开工作。与此同时，随着篇目的推开，承编和参编单位还可根据篇目加以调整。《上海世博会志》就有这样一个过程，其承编（参编）单位由最初的50余家，经过两次调整，增加到83家。尽早介入的最大好处是收集资料后，早点编写资料长编。地方志书编纂的常规顺序是第一步收集资料；第二步在资料收集的基础上编写资料长编；第三步才是在资料长编的基础上编纂正文。由于《世博会志》编纂时间紧、介入晚，在资料长编尚未全部完成的情况下就开始编纂，最后在定稿后，不得不重新补充资料长编，特别是有的部门未做资料长编，最后只能由世博志办分纂人员补写。

其次，发挥口述史的作用。志书的质量取决于资料，资料翔实是志书的基本优势和重要特点。因此，志书的资料一般都注重以档案资料、文献资料为权威性资料。虽然口碑资料也是重大题材志的来源之一，但这方面还是不够重视。写世博会志时，注意了口述资料的作用，如写申办篇，采用座谈方式，请当时参与申博的人员畅谈申博情况及感受，因时间久远，集体座谈可令当事人之间相互启发、共同回忆当时情形。《企业参与》篇因资料较少，采访原市场开发部部长、工作人员等，当事人提供了鲜活生动和已有的材料里不曾提及活材料。本来规划中，拟采访世博会100个亲历者后编辑一本世博会口述史。但因种种原因未果，殊为遗憾。以后的重大题材志，应该运用现代口述史的理论和方法，有计划、大范围、广角度地征集和积累史料，一是扩充重大题材的信息来源，二是以文献档案和口述史料为双重证据，相互参照、核对、印证，更保证资料的准确性。

最后，建立激励机制，大力开展学术研讨，不断推进重大题材志的编纂工作。重大题材志编修，单靠方志部门一家的力量无法完成，要建立相应的激励机制，吸引和鼓励专家学者及社会力量参与编纂。2013年，上海市地方志办公室和当代上海研究所联合举办“《上海世博会志》暨重大事件志编纂研讨会”，就是推进上海世博会志编纂、探索重大事件志编纂的一个很好尝试。此外，方志办还可根据重大题材内容，梳理课题，通过上海市哲学社会科学规划办公室、各高校、各研究所和地方志网站等平台对外发布，吸引专家学者和社会力量参与志书编修。根据世博会志编纂材料及补充实证等的需要，世博志办曾设计以下课题进一步展开或深入：世博会法制建设研究、重大庆典和活动特点研究、城市最佳实践区展馆先进理念研究、世博园区党建研究、沟通推介及媒体服务特点研究、世博会高峰论坛组织及其特点研究、世博会与城市建设和管理专题研究等13个课题，但最后只完成了世博会法制建设研究、重大庆典和活动特点研究、世博园区党建研究、世博会遗产的继承和弘扬研究。

要编纂合格、出色的重大题材志，必须在遵守传统志书规范的基础上，有所创新。比如文字要灵活。上海世博会的成功、精彩、难忘，举世公认。世博会志的文字在坚持地方志书严谨、简朴、流畅要求的文体的同时，必须尽最大努力，体现和反映世博会的精彩。揭示世博会展馆、展品所蕴含的理念和价值；在世博会志的编纂过程中，一是突出说明世界各国展馆的文化内涵，说明城市最佳实践区中各国参展展馆中体现的价值理念和科技含量及人文理念、发展方向，从而将世博会的精华留存于世，为世人从世界各国的发展经验和理念中吸取经验留下宝贵的文献资料。二要整理、反映世博会申办、筹办、举办各个阶段决策、组织、实施过程中的重要案例。通过这一系列案例，反映世博会建设者、组织者的努力，反映上海人民、全国人民在21世纪初的组织和协调能力、管理水平；客观反映中国在社会主义制度下集中力量办大事、办好事的制度优势和具体工作中存在的问题。所以，重大事件志不仅要存史、资治，更要教育鼓舞大众，体现精气神，让我们的志书有灵魂有灵气，就需要文字生动。志书不能像报告文学那样大量铺垫、大肆渲染，但也要注意有精炼的故事、有细节。在强调客观记述史实的同时，也通过引述一些评价、加上适当的描述、生动的场景描写，以达到宣传烘托的目的。

用权威报纸材料。志书资料的来源一般有著作、文书、档案、报刊、网络、口碑资料。重大事件志多是记叙当代发生的事，发生后，新闻记者迅即参与，到现场实地观察感受，他们也是亲历亲闻者。所以在世博会志中，我们用了网络材料，如新华网、中国新闻网、《人民日报》《光明日报》《解放日报》《新民晚报》等等资料。比如世博会主要表现方式有展示、论坛、活动，其中展示是最重要的，因为大多数人谈到世博会，就是匆匆忙忙排队参观各个场馆，他们的观博感受如何呢？7000万人次参观，在志书中如何体现参观者，也是我们思考的路径。如写中国馆时，就写到观众评价：从海内外来宾评价、国家领导人评价、名人评价、海外华人评价、民众评价来反映。对中国馆的外观各种褒贬不一，有人说像斗拱，又有人说像粮仓，甚至还有人说它像火锅、麻将桌，但中国馆总设计师何镜堂一言以蔽之：“让人远远一看，就知道这个建筑一定是中国的，这是最欣慰之处。中国馆建成开放以来，游客的解读各式各样，不管怎么比喻，每个人都说这是中国的，这正是我们希望达到的效果。”①《中国新闻网》：总设计师现身中国馆日：“东方之冠”交满意答卷，2010年10月01日。通过引用网络材料，我们可以看到鲜活的生命力，让志书也更有可读性。《上海世博会志》在附录中收集了观博艺文类资料，增加了志书的生动性。我们认为，可信（存史的需要）、可读（教化的需要）和可用（资治的需要）是可以兼容，并行不悖的。我们以往编修的志书就是因为过分注重其可信而失却了可读，才一直束之高阁，乏人问津，从而失却了资治的作用，这是不可不吸取的教训。但是，志书是资料性文献，毕竟不是文学作品，其可读性和严谨性之间如何把握？这是我们需要进一步探讨的课题。

增强学术性。志书最重要的价值就在于它的史料性、真实性、客观性、权威性。作为重大题材志，还应有学术性。世博会志初定19篇，最后一篇为《世博效应篇》。最初时，该篇是否设置，或者是写成《世博遗产篇》争论极大。最后认为，延续与放大世博效应是上海在后世博时期（特别是“十二五”时期）的主要目标，也将是国际社会最终衡量上海世博会是否成功的标准之一。把握世博契机，拓展世博效应，谋划好世博后大文章，这关系到上海城市转型和未来发展方向，意义深远。如本篇写得好，将是本志书的亮点与特色，对全市的二轮修志工作可以起引领和示范作用。该篇由上海市政府发展研究中心牵头，上海社会科学院、上海图书馆、国际问题研究院等专家参与编纂。该篇着重从经济、社会和文化、管理、国际效应四个方面分析世博会的后续效应。

人物写法。当代重大事件涉及的人物一般健在，按照“生不立传”的原则不能以“人物传”形式记录。但是，重大题材中体现出来的时代主题、精神面貌多以个人的事迹为代表、个人的精神风貌来体现。《上海世博会志》采用两种方法记述人：一是“以事系人，人随事出”。通过案例的表述，说明各类人物的具体贡献。不仅全面记录事件，而且有意识地在事件中记录亲历亲为者。二是以中央组织部表彰的519名全国先进个人为基础，编列“人物简介”。若非如此，便不能恰如其分地表现参与者的精神风貌、时代精神。

总之，重大题材志除遵循一般志书的规律和规范外，要全面系统客观记述事件，体例上科学规范，篇目设计科学合理，记述方法得体，严格遵守国家民族、宗教、外事、保密有关方面的有关政策外，编纂工作要早启动，事件发生时就要介入，边收集资料边整理，边写资料长编边撰写初稿，边修订边定稿。重大题材志教化、育人作用明显，其形式要在遵循志书传统体例基础上有所创新、文字要生动，要加强口述史的作用。建立激励机制，大力开展学术研讨，不断推进重大题材志的编纂工作。除坚持史料性、真实性、客观性、权威性外，作为重大题材志，还可以有学术性。重大题材志编纂要突出事件中产生的精神理念，要总结出经验教训，为将来发生类似事件有重大启迪作用。