管理信息系统在高校管理事务中的应用

三亚学院管理学院 杨 月

0.引言

党的十八大报告明确把大幅提升信息化水平纳入全面建成小康社会的目标之一。信息化本身不在只是一句口号，而成为社会发展的目标和途径。在高等学校中以“数字校园”为先导的信息化不断深入，对高等学校的管理水平、运行效率的提升，起到了重要的作用[1]。以教育信息化促进教育现代化，用信息技术改变传统的教育模式，这是教育发展的必然趋势。但随着高等学校招生规模的不断扩大，管理的幅度越来越大，很难取得管理的实效[2]。因此高校引入管理信息系统提高办学效率。三亚学院管理信息系统的特点是用计算机对组织中的事务处理活动进行记录、传输、统计、分类、汇总及输出报表等处理，迅速有效的处理大量的数据输入输出，并保证记录的正确性和实效性。管理信息系统的建设是三亚学院建设的重要组成部分，是提高管理的质量和效益乃至成为知名大学的关键环节。其建设也遵循管理信息系统的一般规律，规划、分析、设计、实施、运行与维护几个阶段。

1.系统建设的原则

高校对管理信息系统建设的需求是随着教育发展的需要和信息技术发展的趋势而逐步提升的。由于进入21世纪，人们对高等教育的需求日益增长，高等教育大众化已是大势所趋。同时，高等学校教育教学方法的进一步改革，都已实行学分制，学生进行选课等都使得学校教学管理的工作难度大大增加。旧的管理信息系统已经不适应现在学校管理的需要，因此，改进旧的系统，提高管理效率，就成为当前高校迫切需要解决的问题。

（1）三亚学院管理信息系统是一个管理自动化、信息化为一体的系统。它以校园网为基础，实现高水平的面向全校各部门的信息资源共享和跨平台的信息资源访问[3]。

（2）系统要具有良好的可扩展性和包容性。系统的可扩展性要能使得系统在今后的软硬件扩展时，能有效的保护已有的系统软硬件。特别在应用需求变化是，有一个较好的应用平台，能容易加以调整。系统易于扩充升级，既能够满足学校当前业务管理的需求，又能够为今后系统的扩充留有空间。

（3）系统技术先进，实用可靠。系统采用安全可靠的现代化处理和控制技术，及时、准确、可靠地采集和传输信息，建立完备、可靠的处理机制，为各部门和全校师生提供优质、高效的服务。其建设目标是能够进行校内日常事务的处理，产生各种报表，着重实现手工作业的自动化，提高工作效率，降低日常劳动密集型事务的处理成本。系统建设目标的实现与否，系统整个投资能否发挥效益，最终将取决于该系统是否实用可靠。为此，系统的设计要贯彻产品化的设计原则，系统还要具有安全高效的通信机制，身份认证，权限检查，已解决信息系统的安全性、保密性等问题。防止信息泄密和非法侵入。

（4）系统在设计时要简洁，易使用、易维护。应符合日常办公的要求，界面友好清晰，功能完备实用，简单易学，层次清楚，便于管理，易于扩充。系统应可以设置相关的参数，具有一定的机动性，可实用管理变化的需要。

2.系统的功能

三亚学院管理信息系统的一般结构和其他管理信息系统的一般结构类似，也是由层次结构和各种功能结构、数据与数据管理工具按一定的方式结合而成。图1为三亚学院管理信息系统的一般结构。

图1 三亚学院管理信息系统一般结构

系统的结构从横向看是基于管理职能的。管理信息系统支持着组织的各种功能子系统，使用每个子系统可以完成事务处理、作业控制、管理控制、战略规划等功能。

2.1 战略管理层

战略管理层的活动主要涉及到学校未来的长远计划，属于高层管理，所以它决策的内容和调整组织的目标、制定关于获取和使用各种资源的政策等有关。因此，战略层管理信息系统其数据来源主要是现今社会的政策、形式、学校在国内外市场的地位和竞争力等外部信息。战略层管理信息系统主要是为学校制定战略计划服务的，因此其提供的信息是综合的、高度概括的信息。由于这一层的管理活动不稳定，各项管理决策的非结构化程度高，所以不能按固定的数学模型或者预先设计好的程序进行相应的信息处理。

2.2 管理控制层

管理控制层的活动主要涉及到学校的中长期计划，属于中层管理，它主要包括学校各个部门工作计划的制定、监控和各项工作的完成情况的评价等内容。因此，管理控制层的管理信息系统其数据来源一方面来自于运行控制层，包括学校各种计划的完成情况和经过运行控制层加工处理后等的内部信息；一方面来自于战略管理层，包括各种预算、标准和计划等的外部信息。

2.3 运行控制层

运行控制层的活动属于学校的基层管理，主要包括业务处理和作业控制两部分。由于这一层的管理活动比较稳定，各项管理决策的结构化程度高，能按固定的数学模型或者预先设计好的程序进行相应的信息处理。一般来说，运行控制层的管理信息系统有事务处理、报告处理和查询处理三种信息处理方式。

系统的结构从纵向看，即学校的职能分工来描述管理信息系统的结构。其包括招生就业子系统、学生管理子系统、教学管理子系统、后勤管理子系统、人事管理子系统、财务管理子系统等。

2.4 招生就业子系统

招生就业子系统作业控制层工作是对学校每年的新生的招生工作和毕业生的就业工作进行管理。招生工作主要负责学校每年5000人的本科生招生工作，招生情况的宣传以及信息的咨询工作等。就业工作，主要针对即将毕业的大四学生，负责接洽用人单位的来人、宣传用人单位的招聘信息、联系用人单位、组织学校的招聘活动等。招生就业子系统管理控制层涉及当期生源条件的调整、就业信息和招聘会策略的调整；招生就业子系统战略管理层涉及到学校学生结构、生源、以及就业政策的调整。

2.5 学生管理子系统

学生管理子系统主要指学校的教职工利用学校的管理信息系统，对学生选课、实验等学习活动进行管理。比如三亚学院的学生选课、成绩的统计、毕业论文的开题、四六级考试的报名等都是通过学生管理子系统来展开的。

2.6 教学管理子系统

教学管理子系统主要是教职工使用学校的管理信息系统来替代之前很对必须手工完成的工作。比如相对于学生的选课，老师也需要完成相应的确认信息，课程考核的成绩登记、统计等工作等。主要简化教职工的日常管理工作使得他们从繁重的手工劳作中解放出来。对于教学的管理控制主要涉及教学内容等的调整变动、教学的战略规划设计、专业课程的设计、专业培养方向的规划工作。

2.7 后勤管理子系统

后勤管理子系统主要是对学校的后勤事务、学校的相关物资、教室、宿舍等的日常维护管理工作。后勤管理的运行控制主要针对日常后勤事务的管理；管理控制可能涉及到实验室的变动，宿舍、教室等的改造等工作；战略规划涉及学校后勤长远发展规划，教学实施、学生生活设施、教职工生活设施等的变动规划。

2.8 人事管理子系统

人事管理子系统，包括教职工的录用、培训、考核，人事记录的保存，工资及解雇情况。事务处理要产生一些文件，说明雇佣要求、工作岗位责任、人员培训计划、教职工基本情况、工资变化和离职情况。人事作业控制主要负责雇佣、培训、期满通知、工资调整、发放津贴等。人事管理控制由一些偏差报告和分析结果支持，说明雇佣职工数量、招聘费用、技术构成、培训费用、应付工资、劳动生产率等项目的实际与计划的偏差。人事战略规划涉及招聘、工资、培训、福利等各种策略方案的评价，以便使组织达到目标而获得足够的人员。

2.9 财务管理子系统

财务与会计有区别，但两者是相关的。财务的职责是有效的使用流动资金和固定资产，以最有效的方式使企业有适当的资金筹措。会计则是把财务数据分类，编制财务报表，制定预算，核算和分析成本。与财会有关的事务处理包括处理赊账申请、销售单、收账文件、收款凭证、支票、流水账和分类账等。财会的作业控制需要每日差错报告和例外报告，处理延迟记录及未处理的业务报告等。财会的管理控制包括预算和成本数据的比较分析。财会的战略规划活动包括制定长远的财务计划，减少税收影响的长期税务会计政策等。

2.10 其它管理子系统

学校的管理信息系统还包括一些其它的具体日常管理、学校中长期规划等子系统。

3.系统在学校应用的条件

3.1 科学的管理基础

管理信息系统是在科学管理的基础上发展起来的。只有在合理的管理机制、完善的规章制度、稳定的教学秩序、一套科学管理方法和完整、准确的原始数据的基础上，才能考虑进行学校内的MIS平台的建设问题。为了适应管理信息系统的要求必须逐步做到：管理工作的程序化，为使得管理工作科学化，必须制定一套管理工作的流程[4]。要根据三亚学院的特点及管理的要求，绘制管理工作的流程图，使得管理工作的流程尽可能做到最优化。其次报表文件要统一化，设计统一的报表格式和内容也是学校科学管理基础工作的重要内容之一[5]。由于使用计算机进行管理，需要对原有的各类原始单据、记录、台账、账册和各种报表，根据现代经营管理体系和计算机系统处理的要求，重新进行设计、规范，实现标准化，并满足经营管理的实际需要。

3.2 领导重视并参与

学校管理信息系统的建设过程中会碰到各种问题，如需要各环节人员的积极配合和支持，需要有一批业务骨干参加，需要有较多的资金投入，需要求高校业务规范化、标准化的进一步完善等；另外系统的应用需要领导和强有力的规章制度来保证；最后发挥系统功能最终是为学校经营决策服务，需要落实到学校负责人对系统的了解和使用上。实践证明，学校领导的重视和直接参与，便于协调和理顺学校各方面的关系，也便于全面调动学校的人力、物力和财力，使系统开发得以顺利进行，取得较好的应用效果。因此，可以说学校领导的重视和参与是管理信息系统成败的关键。

3.3 建立专业人员队伍，抓好培训工作

计算机系统应用是一个复杂的系统工程，与管理密切相关。在应用过程中，需要有计划、有组织地逐步实施，每一个环节都需要强有力的支持与协调。既要有领导的支持、又要有具体人员进行具体工作，并及时解决出现的问题。作为计算机系统工作人员，既要有计算机专业知识，又要有实际的商业管理知识和经验。一个计算机系统应用效果如何，是与学校的组织管理水平和人员素质密切相关。在学校管理中应用管理信息系统后，学校内部人员、机构将发生一些变化。一部分人员因为原来所从事的工作转移到管理信息系统的处理，而需要重新调整工作。另外一些新的职能也需要相应的专业人员。如系统分析员、程序设计员、系统维护人员等。为了建立专业的队伍，学校必须选择好一部分人员。管理信息系统在学校的应用中，也需要对一些人员进行培训。除了加强专业人员的培训外，也需对学校的领导和各职能部门人员进行宣传教育，使得他们了解管理信息系统在高校应用的重要性。

4.结束语

三亚学院的管理主要是在校内日常事务的处理，产生各种报表，着重实现手工作业的自动化，提高工作效率，通过将许多日常的劳动密集型的事务实现自动化来降低成本。其管理信息系统的一般结构其实和其它组织的管理信息系统结构是类似的，只是从纵向看，不同的组织根据其自身的特点可能划分为不同的子系统。但这都不会营销到组织管理信息系统效用的发挥。此外，管理信息系统中还包括模型库、方法库、公用程序、数据库管理系统、数据库等，以辅助其它子系统的正常运行。

[1]王继承,赵裕国.农科高校科研管理信息化的研究与实现[J].高等农业教育,2012,(9):10-14.

[2]潘飞,李迎.高等农业院校建设数字化校园的基本思路与途径[J].沈阳农业大学学报,2012,14(4):462-465.

[3]董传良,蒋磊宏等.上海交通大学管理信息系统的设计[J].管理信息系统(增刊),2000,(8).

[4]张冰,赖杰贤.基于Web的固定资产管理系统的设计与实现[J].教育软件开发与应用,2000,(2).

[5]教育部关于发布实施《教育管理信息化标准》(第一部分:学校管理信息标准)的通知[J].教育信息化,2002,(9).