会议可视化管理应用的设计与实现

时间：2024-09-03

江苏苏源高科技有限公司王征美

会议可视化管理应用的设计与实现

江苏苏源高科技有限公司王征美

本文以会议可视化管理为实现目标，贯穿会前、会中、会后全过程管理，实现会议资源集约化，会议信息可视化。

会议发布；会议可视化；即时提醒

引言

会议是开展工作的必要手段，也是解决问题的重要方式。为推动公司会议管理工作模式和业务流程的创新发展，建设会议管理模块，利用信息化手段辅助实现会务管理工作可视化、智能化、集约化的目标。

1.项目必要性

常见到会议室门口的纸张张贴，各会议中心、会议室、培训场所等会议资源未达成统一管理，会务管理手工化，缺乏信息系统支撑、无法实现对会议管理的会前准备、会中组织、会后跟踪、会后会议资料查阅的会议全过程管理。因此，在信息化发展迅猛的当下，会议管理模块的建设有助于实现会议安排的科学管理，提高会议的效率与价值。

2.业务需求

应服务发展方式转变需求，建设会议可视化管理模块，整合会议资源，实现会议资源管理、会议过程管理、会议引导可视化、会议即时提醒，提高人、财、物集约化管理效率和现代化管理水平。主要包括以下部分：

（1）会议资源管理：对会议室、会议中心、培训场所等资源、服务项目进行统一管理。

（2）会议过程管理：实现会议的会前筹划、会议发布、会中控制和会后跟踪等全过程管理。

（3）会议引导可视化：通过大厅、楼道及会议室门外的显示屏对参会人员进行有效引导。

（4）会议即时提醒：通过消息通知、OA等方式，提醒参会人员会议时间、地点。

3.集成设计

通过软件接口的方式,将会议信息、会议督办、会议更改等信息以邮件、消息通知等方式发送给参会人员。推送会议列表到门户网站，显示会议安排列表。通过软件接口的方式，实时向会议可视化显示终端推送会议会表，实现会议可视化引导。

4.功能实现

系统业务模块主要模块包括：会议资源管理、会议过程管理、会议可视化管理、会议统计分析。

4.1 会议资源管理

建立会议室档案，会议申请人员可根据会议的规模以及性质申请相应的会议室。对会议提供的服务固定项目进行规范化定义与管理。通过会议移动设备管理，实现会议室移动设备品名、参数等基础信息的维护及空闲、维修中等设备状态的动态更新。记录会议室及会议室设备的维修检修信息，对正在维修检修的会议室及设备及时更改相应的状态[1]。

4.2 会议过程管理

登记会议信息，根据会议类别形式，提交会务管理部门审批。会务管理部门对上报的会议资源申请进行审批[2]。会议管理部门可对已审批通过的会议室进行统筹调度，并对原会议安排相关人员发送会议变更通知。挂接相关会议文件，进行会议信息发布，通过消息或邮件等途径发送至各参会人员[3]。通过会议签到，统计实际参会人员。会议室门口显示终端显示人员的签到情况，信息显示与会议签到台实时同步。会议主持者在会后可将会议纪要进行整理并上传，实现会议纪要集中管理。各单位及参会人员，可查询下载会议材料。

通过短信平台或邮件方式向参会人员发送会议督办工作及阶段性任务。对未反馈的参会人员通过短信平台或邮件方式进行再次提醒。会议主持者在会后进行会议评估总结，实现会议评估总结集中管理。

4.3 会议可视化管理

大厅会议室引导可视化：实时汇总当天所有的会议安排情况，并通过大厅会议引导终端，可视化展示当天的会议安排情况。根据会议的日程安排系统自动生成一周内会表，并通过会议室会议引导终端可视化显示一周会表信息、动态展示会议室当前状态及进行中的会议信息。

4.4 会议统计分析

可查询会议状态，会议状态包括：申请、审核通过、进行、结束、延时、取消等状态。查询人员可查询自己需要参加的会议，并通过会议的会场设计图确定席位。通过查询参会人员出席会议情况，合理安排参会人员参加会议的时间，减少参会人员的会议冲突。根据会议名称条件进行查询该会议相关综合资料，可以直接点击下载资料。根据时间不同周期，以图型报表方式展示会议室使用情况。

4.5 系统管理

记录并可查询系统中每一操作的响应时间等信息，便于分析系统运行效率问题。记录并可查询系统用户每一次登录系统信息，便于分析/查询系统用户的操作习惯等。记录并可查询每一次系统发生异常时的系统异常日志信息，用来分析异常产生的原因，以便解决相应的问题。记录并可查询接口每一次连接、操作系统时的系统接口访问日志信息，用来分析接口对系统的影响。根据会议、会议室的级别，设置不同用户的会议室的申请权限、会议资料的下载查看权限。