WEB架构的自动化协同办公系统设计

时间：2024-09-03

长沙市芙蓉区人民检察院刘向东

湖南省长沙市人民检察院刘泱

WEB架构的自动化协同办公系统设计

长沙市芙蓉区人民检察院刘向东

湖南省长沙市人民检察院刘泱

在互联网技术水平不断提高背景下，自动化办公系统的应用范围越来越广泛，但自动化办公系统的核心为工作流，随着现代企业信息化的发展，其信息现代化建设时所具备的要求不能被满足，因此，必须要设计出核心为知识管理的自动化协同办公系统。基于此，本文在WEB架构基础上，探讨了设计自动化协同办公系统的方法。

WEB架构；自动化协同办公系统；设计

1 前言

网络技术不断发展过程中，计算机技术的发展方向逐渐呈现出信息化处理，对于社会信息化，网络信息化作为其先导，无论是企业或个人，均在享受着此种变化带来的便捷，由此也使利用网络学习、工作的人越来越多。此种背景下，产生了自动化协同办公系统，属于广义上的办公自动化，对“协同应用”做出强调，高度共享各种信息，实现高效办公。本文中，以科研院为例，具体分析基于WEB框架设计自动化协同办公系统的方法，供其他企业设计该系统时参考。

2 WEB架构介绍

WEB架构是一种开发框架，用于开发动态网站、网络应用程序、网络服务。WEB架构可分为两种类型，一种为基于请求的，Struts、Spring MVC等为其中的代表，另一种为基于组件的，JSF、Tapestry等包含其中。基于请求的架构出现的比较早，对WEB应用程序结构概念做出描述，相同于传统的静态internet展点，是向动态内容中扩展其机制。网站内容为静态，即提供内容包含图片、HTML等时，在网络另一端，浏览器指定资源请求的发出形式为URL，传输到WEB服务后，对需求做出解读，检查本地中是否存在此资源，若存在，静态内容返回，如不存在，将没有找到的通知反馈给浏览器。升级WEB应用，内容变为动态后，模型修改仅需进行一点，即URL请求发送到WEB服务器后，对请求类型做出判断，如果资源属于静态，处理按照上述开展，如果资源属于动态，与其对应的程序利用某种机制运行，程序做出响应后，返回浏览器。基于组件的架构思路并不同于基于请求的，于WEB开发中引入组件思想。服务器中，原本网页是以文档形式返回，应用组件思想后，网页构成中视为包含若干个组件，这些组件的工作均可独立进行，并能重复使用，用户输入由其中的组件接收，并负责显示结果。同时，组件还负责收集数据、转换数据等。现阶段，MVC架构广泛的应用到WEB架构中，其分离了模型、视图及控制器，无论是上述哪种类型的WEB架构，均存在一个控制器，向负责业务的逻辑模型分派用户请求，之后再以视图表的方式呈现出运算结果，因而视图部分成为上述两类WEB架构的区别之一。

3 自动化协同办公系统设计需求分析

3.1 整体需求分析

科研院的主要工作为知识开发与技术创新，集中了科研、教学、产业化。设计科研院的自动化协同办公系统时，所有员工为该系统使用者，因此，该系统的整体需求主要体现在三个方面[1]：第一，日常办公服务，日常工作中，个人办公、部门办公、收发文件、公文管理等均为主要的工作内容，通过该系统的辅助，可对工作制度进一步规范，明确各个部门及所有工作人员的职责，使工作失误率降至最低，尽量实现电子化办公，纸张作业减少，自动化工作流，经计算机完成文件的传输、处理等一系列工作，事后分析与监督能力增强，促进办公效率的提高；第二，信息服务，员工有获取科研院相关信息的需求，因而科研院领导层要将相关信息发布出来，满足员工的信息服务需求，并使各个部门间的了解程度、协调程度增加，便于管理工作的开展；第三，综合查询服务，员工在进行科研、教学等各项工作时，需要查询相应的资料、文件等，同时，科研院管理成还需要查询以往的财务状况、经营情况等，而这些查询服务需求均希望在该系统中得到满足。

3.2 资料管理需求分析

科研院在开展各项工作时，会产生众多的资料、文件等，尤其是科研活动，形成的资料及文件均是非常重要的，以往采用纸质方式管理上述资料及文件时，极易出现丢失、破损等问题，导致资料的完整性受到影响。同时，科研院内部员工有资料使用需求时，纸质文件的传递方式、跟踪方式难度比较大。基于此，设计自动化协同办公系统时，应具备收文、发文、文件查询的功能，能够对文件传递过程自动跟踪，存在时限要求，催办可全程进行，促使公文处理速度提高，结合经办人或部门的日常安排，于适当时间安排资源管理工作，避免资料及挤压问题的产生，可自定义管理工作流程，使各部门工作需求得到满足。

4 基于WEB架构的自动化协同办公系统设计方法

自动化协同办公系统设计完成后，考虑到科研院未来的发展，系统的扩展性及可维护性均应良好，基于此种要求，采取的设计思路为模块化设计。用户需求明确的基础上，首先设计收文发文核心模块，完成后进行测试，如通过优化完善工作再开展，最后进行请示模块及其他模块的设计。基于上述设计思路，下面介绍具体的设计方法。

4.1 功能设计

以办公室部门日常的具体办公需求为依据，进行该系统主要功能的设计。在设计的系统中，功能模块主要包含日常工作、规章制度、信息简报、会议管理、通知发布，每个模块负责相应的功能，其中，日常工作模块的功能有待办工作管理、已办工作管理、新建工作管理、收文发文管理、工作代理等；规章制度模块负责发布及制定各项相关的规章制度，如工作计划、规章制度编辑等；信息简报模块负责发布与报送相关的简报信息；会议管理模块负责管理科研院的所有会议工作；通知发布模块负责发布上级的相关通知、决定等[2]。

4.2 UI界面设计

UI界面设计主要包含两方面的工作，一方面为主界面设计，另一方面为日常工作设计。主界面设计中，设计语言要简洁，于页面中合理的布局所有的功能模式，通常，将功能模块设置在页面的左侧导航栏中，由上至下依次排列日常工作模块、规章制度模块等，每个模块展开后，其所包含的子功能显示出来，单击需求的子功能后，于右侧页面中显示出该子功能的内容[3]。日常工作设计时，界面采用标准的个人协同办公界面，用户主要在该界面中进行个人业务的管理，用户通过该功能模块，进入到各项工作当中，通常，该界面能够进行的发起与办理业务涵盖多数业务。

通过日常工作界面，用户可对自己需要处理的工作第一时间了解，并对自己处理完成的或曾经处理的工作作出查询。具体说来，日常工作界面需设计的子页面主要包含以下几个方面[4]：第一，开启新工作页面，对于使用者，系统会根据其具体的工作类别赋予相应的工作权限，当用户需要将新工作启动时，即在此页面中进行；第二，待办工作页面，根据具体的用户或其担任的角色，系统将需要由其完成的文件集合转送过来，用户完成一项工作后，该项工作会被系统转入到已办工作界面中；第三，已办工作界面，办理工作经用户本文完成，且已经转发出去的所有文件均集中存储在该界面中，已办工作下，“取回”为某些文件具备的功能，点击之后，用户即可取回已经发出但下一任务执行者签收并未开展的文件，取回之后，于待办工作中放置该项工作，且文件自体变为红色；第四，设置工作代理界面，在该界面内，工作任务无法由用户自己正常处理时，可将具有相似于自己工作权限的多个用户设置为代理处理中，使工作被正常处理；第五，草稿箱界面，工作草稿新启后，存放在草稿箱中，送审后，系统立即向已办工作中转入该文件；第六，文件箱界面，文件箱内留存着所有用户的文件，并能够实现文件的快速下发，有利于岗位人员以具体的工作范围为依据，有序的进行公文的办理、分发、回收，同时，以此为依据进行文件归档，文件办理与查询可在文件箱中随时进行，并支持反复调取，既能逐级办理文件，又能同时看文件；第七，发文管理界面，该界面中设置的功能包含拟稿、审批、打印排版、签发等，发文正式生成后，传阅可在单位内部进行；第八，收文管理界面，该界面的功能主要有拟办、转运跟踪、审核等。

4.3 后台与数据库设计

搭建主框架时，以spring，spring MVC，hibernate为基础，架构利用B/S。现阶段，bootstrap为应用比较广泛的开源工具包，而jquery为比较优秀的JavaScript库，因而本文即采用这两个工具开发前端，浏览器非IE时，将会获得更加美观的界面[5]。开发后台时，以eclipse作为工具，JSP基础上，完成自动化协同办公系统的开发。自动化协同办公系统中，组成部分之一即为数据库，具有核心性的作用，为保证使用后的维护工作能够良好的、便利的开展，采用的为MYSQL数据库，利于在应用中嵌入，直接使用。在自动化协同办公系统中，软件数据模型包含多种，如来文信息、收文操作等，创建日期、签发者、责任部门、文种等均为主要的数据。