高效办公自动化研究与探讨

【摘要】实现办公自动化是医院自身建设以及改革的必然要求，是实现医院服务质量的趋势。医院在建立办公自动化系统的过程中要实现办公系统高效率、高质量的办公系统，就要做好办公自动化的基础工作，建立完善的办公系统。在推进医院高校办公自动化系统的过程中还要加强领导以及进行科学的规范等，为医疗事业提供更多的便利。

【关键词】高效办公自动化;研究;探讨

1.引言

所谓办公自动化就是把现代化办公和计算机网络相结合形成的新的办公方式，这是技术革命中的一个新的应用领域，是信息化技术发展下的产物。

在全国办公自动化讨论会上对办公自动化的定义作了一下解释：通过使用高科技技术，使得一些办公业务活动物化于人之外的现代化办公设备中，由人和技术设备形成服务与办公活动的人机信息处理系统[1]。在不同的单位中对，办公自动化的叫法也不一样，行政单位称之为电子政务，而企业单位则称之为OA（OA是office automation的简称）。

2.高效办公自动化的建设方向

建设高效办公自动化系统，更好的服务于单位要遵循以下几点。

实用性：办公自动化是综合性的技术，其中涉及到的系统工程以及计算机技术等等都是十分活跃的领域。作为一个系统的整体，办公自动化并不是虚构的，而是要以解决办公事务为基础，以用户实际的需求为导向，具备全面的功能以及实用性为方向的。只有符合实际的自动化办公才能更好地为医疗单位办公体系服务，才能发挥出其真正的作用。

安全性：

在构建办公自动化系统的过程中，还要提高系统的安全防范，防止病毒和黑客的侵入，通过采用科学的防范措施，保证单位信息的安全和可靠。

先进性：

开发办公自动化系统时要使用先进的计算机技术和加密技术，使用高效灵活的方案。当前，一般是使用office，lotus domino等较为成熟的技术在internet上进行办公自动化的。这些技术有着完善的工作流程控制系统，可靠的安全机制以及完善的数据库复制技术等等，能够让单位的办公系统更加的完善，使得办公效率更高。

扩展性：

实现办公自动化的过程中要和单位的实际情况相结合，要把单位的经济承受能力以及今后的发展考虑在内，在保证原有投资的基础上确保办公自动化系统可以持续使用。

3.高效办公自动化建设存在的问题

3.1 办公人员意识问题

目前，医疗单位办公人员对自动化办公的重要性还缺乏必要的认识，很多办公人员还依赖于以往的办公方式，一些领导对办公自动化也还存有很多疑虑。根据调查发现，很多医疗单位的领导对办公自动化的理解不足，较多的领导认为办公自动就是在办公的过程中使用先进的技术和设备，而实施办公自动化的目的就是提高工作的效率。事实上，实现办公自动化不仅仅是提高办公的效率，同时也有利于提高管理层的决策效能。在医疗单位开展宣传，为单位领导和员工进行办公自动化学习课程来提高领导和办公人员对自动化办公的认识，如果缺乏领导的支持，必然会存在很大的阻力。

3.2 资金投入问题

医疗单位要实现办公自动化需要投入较多的资金，因为办公自动化是一个系统的工程，从开始实施到完成以及完善是长期性的。在建设的过程中，各种硬件软件设施的购置都要花费很多的资金，而且在后期的网络开发以及系统的推广中也要有资金支持。而很多医疗单位由于自身财政状况的影响，在建设办公自动的资金问题上大打折扣，对办公自动化的建设产生了严重的影响。对此，医疗单位要以长远的眼光看问题，确保办公自动化建设的资金又保证，保障医疗单位办公自动化建设，推动高效办公自动化在实际中的应用[2]。

3.3 系统安全问题

医疗单位实施办公自动化还要建立局域网，单位的各个科室和部门都要入网。这就需要保证在传输、存储信息的过程中，这些信息要有安全保障。例如，关于病人的基本信息安全等。因为办公自动化系统和因特网相连接的，如果单位的自动化系统受到了病毒等外界的攻击，不仅会给病人带来不便，也会给医院产生一定的影响。有调查发现，有的医疗单位的局域网建立的比较早，在网络技术发展的今天，这些网络已经无法和医疗单位的发展相适应，而且其安全性也无法得到保证，因此对这些网络就要进行改造。对此，医疗单位要从自己的网络情况出发采用合理的措施保证网络的安全性，对于各个科室和部门要要求安装防毒软件，在传统重要的信息时要使用加密技术等等，确保办公自动化系统安全可靠，实现高效办公。

3.4 缺乏一支有丰富经验的人才队伍

医院要建立一支能够掌握计算机知识的人才队伍，这样才能及时的对办公自动化系统进行维护和更新，以便为医护人提供最近的动态以及政策，让医护人员更加的重视医院的发展，尤其是在医药领域的搜集以及分析等信息工作上要提供更好的服务。此外，医院的信息化队伍还应该具有对计算机硬件故障修护的能力，以确保系统正常运转，为管理人员、医护人员以及病人服务。而当前很多医院还没有具备丰富计算机知识和实践经验的队伍，因而在一定程度上阻碍医院办公自动化的发展。

4.推进高效办公自动化策略

4.1 更新观念，推动高效办公自动化基础

高效办公自动化作为一个新的概念，很多企业和单位都无法理解。因此，更新领导人员以及办公人员的观念，使得其认识到办公自动化的必要性是推动高效办公化实施的基础。高效办公自动化涉及到了医疗单位中各个单位和人员，单位的领导更要加强对其的重视。领导在自觉更行观念，主动接受新的办公方式下，对于整个医疗单位的办公自动化水平起着关键性的作用。当前，很多医疗单位的办公自动化存在效率低，作用不明显等问题，而原因主要是领导的不重视而无法创造条件和给予支撑[3]。有的管理者则因为缺乏专业操作技能还依赖于传统的手工办公方式。因此，要对领导更新观念，对员工加强宣传，提高员工对办公自动化的作用认识，让其更好的参与到办公自动化的使用中。

4.2 提高管理人员素质

高效办公自动化的实現要求管理人员要有一定的管理能力和计算机操作能力。从当前的医疗单位管理队伍来看，单位对队伍的重视还不足。因此。医疗单位要加强对办公自动化系统管理人员的重视和培养，增加专业管理人才，更好的为办公自动化系统服务。

4.3 建立HIS系统

HIS系统是医院信息系统的简称。HIS系统是医学信息的一个新的分支。HIS系统在医院的实施主要有三个阶段：第一，管理信息系统，管理信息系统主要包括门诊挂号、药房管理、医疗设备管理等系统;第二，临床医疗信息系统，包括护理信息、临床试验检查报告、血库管理等;第三，医院信息系统的高级应用，包括病人床边信息、病人病案系统和远程诊断系统等。通过HIS系统的使用有利于提高医院的工作效率和质量，推动医学科研以及教学的发展，而且还能够减轻医院的各项事务的劳动强度，这样就使工作人员可以有更多的时间为病人服务。此外，使用HIS系统还能改善医院的经营，确保病人和医院的经济利益不受损害。

5.结论

实现办公自动化是时代发展的必然要求，是各个企业单位的必然趋势，因此要加强重视，做好一系列工作，推动高效办公自动化的实现。

参考文献

[1]龙海，彭志良，裴晓红.贵州省农业科学院办公自动化系统的开发与应用[J].贵州农业科学，2009，35（1）：135-137.

[2]井茹，和晓军.工作流技术在协同办公系统中应用的研究[J].科技创新导报，2010，10：11-14.

[3]郭建伟，白凤娥.企业办公自动化系统现状与发展趋势[J].计算机与信息技术，2009，3：103-104，108.

作者简介：刘恋（1986—），女，河北承德人，科员，现供职于承德市第三医院。