智能财务建设之业务流程设计

刘梅玲 黄虎 李文生 潘丽春

【编者按】上海国家会计学院和中国烟草总公司云南省公司联合组成的“云南烟草商业智能财务建设研究”课题组自2019年4月起，正式启动智能财务建设的理论研究和实践探索。在理论层面，从实务角度提出了智能财务的定义和基本框架，智能财务建设的总体思路和具体方案，智能财务运营与财务管理转型的思路和方法，以及智能财务建设和运营过程中的风险管理等;在实践层面，云南烟草商业当前已实现智能财务会计共享的建设和运营，包括会计核算的标准化、自动化和智能化，会计报表生成的自动化，资金结算的集中化和自动化，税务计算和申报的自动化，会计档案管理的电子化、自动化和无纸化，以及预算控制的业务化、前置化和自动化。课题组基于课题研究报告，将核心研究成果整理成系列研究论文，重点阐述智能财务的基本框架、建设思路、工作方法和具体做法，以期推动国内智能财务事业的良性发展。其中，智能财务建设系列文章重在解读智能财务建设过程中的流程设计、平台设计、组织规划和制度设计四项核心工作及相关专项重点工作。

【摘 要】 智能财务是学术界和实务界当前共同面临的新鲜事物，智能财务的建设和运营引发社会的广泛关注。流程是政策、制度、标准、规则等内容的落脚点和承载者，流程设计是智能财务建设过程中的核心工作，是企业在智能财务建设过程中能够深入参与和准确把握的重要内容。文章基于中国烟草总公司云南省公司智能财务建设的理论研究和实践探索，着重阐述智能财务建设过程中的流程设计，包括流程梳理和流程优化两个阶段，涉及总体设计目标、思路和工具以及阶段性目标、步骤、示例、组织和结果，并在智能财务共享模式下的业务流程设计中突出体现了智能化场景的设计和先进技术的匹配运用，以期为企业进行智能财务建设提供有益参考。

【关键词】 智能财务; 业务流程; 矩阵式流程图; 业务流程矩阵

【中图分类号】 F233  【文献标识码】 A  【文章编号】 1004-5937（2020）14-0142-07

在“大智移云物区”等新技术风起云涌的当前，无论对理论界还是实务界，智能财务建设和运营都是一项探索性工作。智能财务是指将以人工智能为代表的新技术运用于财务工作，对传统财务工作进行模拟、延伸和拓展，以改善会计信息质量、提高会计工作效率、降低会计工作成本、提升会计合规能力和价值创造能力，促使企业财务在管理控制和决策支持方面发挥作用，通过财务的数字化转型推动企业数字化转型进程[ 1 ]。在企业实务工作中，智能财务建设体现为智能财务共享平台的建设和新型财务管理模式的探索，主要包括流程设计、平台设计、组织规划和制度设计等。而智能财务运营则体现为业务运行、平台运转、组织运营和管理提升四项工作，主要包括与智能财务业务运行相关的质量管理、服务管理和信用管理，与智能财务平台运转相关的系统管理，与智能财务组织运营相关的目标管理、绩效管理和人员管理以及与智能财务管理提升相关的知识管理、制度管理和创新管理共十项内容。本文基于中国烟草总公司云南省公司（包括省公司机关及所属单位，以下简称CTYB）智能财务建设的理论研究和实践探索，着重阐述智能财务建设过程中的流程设计问题，包括流程梳理和流程优化两个阶段，涉及总体设计目标、思路和工具以及阶段性目标、步骤、示例、组织和结果，并在智能财务共享模式下的业务流程设计中突出体现了智能化场景的设计和先进技术的匹配运用，以期为企业进行智能财务建设提供有益参考。

一、业务流程概述

流程是一系列连续的、有规律的活动，在实务工作中体现为工作程序。一般情况下，企业的流程包括业务流程和管理流程。

業务流程是指企业经营运作的相关程序，涉及企业供产销三个基本环节。企业常见的业务流程有六类，包括市场与客户分析流程、目标与战略设计流程、新产品开发管理流程、市场与销售管理流程、提供产品与服务流程、收款及售后服务流程。企业通过业务流程的运作，可直接为客户创造价值，保证企业自身经营目标的实现。

管理流程是指企业开展各种管理活动的相关程序。企业常见的管理流程有六类，包括战略管理流程、人力资源管理流程、信息技术管理流程、质量管理流程、财务管理流程、行政管理流程。通过管理活动对企业的业务开展进行监督、控制、协调和服务，间接地为企业创造价值。

企业在进行智能财务建设过程中，可以财务管理流程为主，向前追溯至业务流程，向后延伸至人力资源管理流程，是业财管一体化的流程（下文统一简称业务流程），可以全面预算管理为框架，区分规划与计划、预算编制、预算执行控制、内部管控分析和绩效考核等主要业务开展阶段（即工作阶段）进行业务流程设计。

二、业务流程设计概述

（一）业务流程设计目标

业务流程设计旨在基于智能财务共享模式改造优化现有业务流程。

（二）业务流程设计思路

业务流程设计的基本思路是：首先梳理现有业务流程（体现业务阶段和业务责任单元），在梳理过程中体现优化思路;其次优化业务流程，即转换为智能财务共享模式下的业务流程（体现信息系统、相关业务岗位、智能化应用场景和新技术匹配运用），并在智能财务共享落地和运营过程中进行持续优化。

（三）业务流程设计工具

业务流程设计过程中，可借助业财管一体化的流程图和蕴含丰富灵活信息的流程矩阵，展现自顶向下划分层级的、业财管一体化的企业业务流程全景图。

（四）业务流程绘制工具

Office Visio 是Office软件系列中负责绘制流程图和示意图的软件，是一款便于IT人员和业务人员就复杂信息、系统和流程进行可视化处理、分析和交流的软件。为保持CTYB智能财务建设三方团队业务流程绘制工具的先进性和一致性，以实现业务流程文件的可用性和共享性，三方团队初始统一使用Office Visio的2013版本，后续根据需要升级到兼容版本。

（五）业务流程设计组织

在业务流程设计过程中，需要专家团队、技术团队和公司团队三方力量优势互补，全方位开展深入合作。其中，专家团队是指“云南烟草商业智能财务建设”课题研究合作单位团队，由教授和博士组成;技术团队是指“云南烟草商业智能财务共享系统建设项目”软件商实施团队，由管理人员和技术人员组成;公司团队是指“云南烟草商业智能财务建设项目”现场工作团队，由省公司财务处、信息中心相关人员和下属各单位推荐的财务骨干、信息化骨干共76名人员组成。

三、业务流程梳理

（一）业务流程梳理目标

业务流程梳理旨在帮助财务人员了解现有业务流程的基本情况，包括流程层次、流程节点以及流程节点的基本描述、责任主体、风险及应对、问题及改进思路等，并初步对业务流程提出优化思路，以为业务流程优化阶段提供工作基础。

（二）业务流程梳理步骤

CTYB业务流程图梳理步骤如下：第一，专家团队提供业务流程梳理模板，建议业务流程梳理和绘制工具，教授业务流程梳理和绘制方法。第二，现场团队参照业务流程梳理模板，借助业务流程梳理和绘制工具，采用业务流程梳理和绘制方法，依据智能财务相关资料和有关业务经验绘制业务流程图，填制业务流程矩阵。第三，现场团队与业务相关单位和部门请教、沟通、交流，以修正及确认业务流程图和业务流程矩阵。

（三）业务流程梳理示例

1.业务流程清单

为整体把握CTYB某一业务领域的业务流程整体绘制情况，有必要整理业务流程清单，列明业务流程的序号、名称、参考标准、梳理状态、绘制人、绘制日期、审核人和审核日期等内容，CTYB卷烟经营业务的业务流程清单示例如表1。

2.业务流程图

企业常用的业务流程图包括泳道式流程图和矩阵式流程图[ 2 ]。其中，泳道式流程图是现代企业比较常用的一种流程图，流程图的每条泳道分别代表一个岗位或者一个部门，岗位和部门都是具体任务的执行者，图中所表示的职责和任务，应与部门职责和岗位职责完全一致。矩阵式流程图是国际上通用的一种流程图，这种流程图分纵向和横向两个方向，纵向表示工作的先后顺序，横向表示承担该项工作的部门和职位。利用纵向、横向两个方向的坐标，可以解决先做什么、后做什么的问题，也可以解决各项工作具体由谁来负责的问题。

CTYB现有业务流程如图1所示。该业务流程以矩阵方式呈现，由纵向泳道和横向分隔组合而成，服务于企业业务本身的组织和管理。其中，纵向泳道为业务流程的相关业务单元，旨在展现业务流程在相关业务单元之间的流转程序以及业务单元之间的职责划分[ 3 ];横向分隔为业务流程的相关业务阶段，旨在展现业务流程在不同业务阶段之间的流转程序。图中的业务阶段基于全面预算管理框架，从规划与计划开始，到预算编制、预算执行控制，再到内部管控分析和绩效考核，以体现业财管一体化思路。

3.业务流程矩阵

为描述现有业务流程节点的详细信息，包括现有流程的基本描述和优化思路，借助业务流程矩阵，列明每一流程节点的节点名称、负责部门、负责岗位、功能描述、业务模型、信息处理，可能风险和应对措施以及主要问题及改进思路。CTYB业务流程矩阵示例如表2所示。

（四）业务流程梳理组织

在业务流程梳理过程中，三方团队的具体分工如下：由专家团队进行清单起草、模板设计和优化指导，由公司团队进行流程清单修正、流程图绘制和流程矩阵填制，由技术团队提供经验支持。

（五）业务流程梳理结果

截至2019年7月11日，CTYB智能财务建设公司团队共计梳理“两烟”②及通用业务流程图181张，涉及五个级次，如表3所示。此外，现场团队还梳理了复烤、香料烟、烟叶公司业务流程图。

四、业务流程优化

业务流程优化着重使用ECRS技巧，即取消（Elimination）、合并（Combination）、重排（Rearrangement）和简化（Simplification）四种技巧的组合，是指在现有工作方法的基础上，通过取消、合并、重排和简化四个步骤，对现有组织、工作流程、操作规程以及工作方法等方面进行持续改进。

（一）业务流程优化目标

业务流程优化旨在基于业务流程梳理阶段的工作成果——现有业务流程和业务流程优化思路，结合业务流程在落地应用过程中涉及的信息系统和信息系统操作人员，对业务流程进行优化，形成系统应用流程。CTYB的业务流程优化过程，也是智能财务共享模式下的业务流程设计过程。

（二）业务流程优化步骤

要想使设计后的业务流程能够顺利、正常地运作，还需要进行相关的配套设计，包括计划、部门、岗位、制度、绩效、报表和信息技术，即流程优化方案需要与这七个方面有机结合，方能顺利落地实现。

CTYB业务流程优化步骤如下：第一，专家团队提供业务流程优化模板和智能财务相关信息系统清单，建议业务流程优化和绘制工具，教授业务流程优化和绘制方法。第二，现场团队在前期梳理的业财管一体化业务流程的基础上，参照业务流程优化模板，借助业务流程优化和绘制工具，采用业务流程优化和绘制方法，与智能财务软件商的技术团队一起设计和绘制智能财务共享模式下的业务流程图，即系统应用流程图。第三，各直属单位对系统应用流程图进行统一集中评审，提出具体评审意见。第四，现场团队根据评审意见，对系统应用流程图进行修正和确认。第五，技术团队将确认后的系统应用流程图固化到智能财务会计共享平台中。

（三）业务流程优化示例

1.系统应用流程清单

为整体把握CTYB智能财务共享模式下某一业务领域的系统应用流程整体设计情况，有必要整理智能财务共享模式下的系统应用流程清单，列明系统应用流程序号、系统应用流程名称、系统应用流程联系人和联系电话等。CTYB智能财务共享模式下的系统应用流程清單示例（费用报销业务）如表4所示。

2.系统应用流程图

CTYB智能财务共享模式下的系统应用流程如图2所示。该系统应用流程以矩阵方式呈现，由纵向泳道和横向分隔组合而成，服务于智能财务共享平台的落地。其中，纵向泳道为相关信息系统名称，旨在展现业务流程在智能财务相关信息系统之间的流转程序;横向分隔为相关业务岗位或业务单元，旨在展现业务流程在不同业务岗位或业务单元之间的流转程序，以及业务岗位或业务单元之间的职责划分。

系统应用流程图体现了先进技术在智能财务建设过程中的运用，以及智能财务相关信息系统的操作运行方式。图中，智能化运用场景以大括号中的注释描述，大括号中的未尽描述在每一横向分隔的备注中进行说明，全图的说明事项在图下备注中展现。流程图下方标有相关责任人员和日期，以备后续对流程图进行追踪完善，也有利于彰显现场工作团队的工作成果。

（四）业务流程优化组织

业务流程梳理过程中，三方团队的具体分工如下：由专家团队进行模板设计和优化指导，由公司团队牵头进行流程清单起草和流程图绘制，由技术团队进行流程清单确认和流程图修正，由公司主要财务领导、财务骨干和会计师事务所专家进行流程图评审。

（五）业务流程优化结果

截至2019年8月30日，CTYB智能财务建设公司团队共设计“智能财务会计共享系统自动化核算”系统应用流程图101张，对应的业务类别、流程图分类及数量如表5所示。

五、结语

对于企业而言，智能财务建设的过程是业务流程再造的过程，可通过业务流程设计来实现。业务流程设计过程中，可区分流程梳理和流程优化两个阶段，借助业财管一体化的流程图和信息丰富灵活的流程矩阵来展现自顶向下分层级的、业财管一体化的企业业务流程全景图。当然，该过程也可能涉及某些具体业务的管理模式和处理方式的统一和优化，此时则需要财务部门联合相关业务管理部门，从企业整体层面适时出台配套政策和制度，以支持业务流程设计成果的顺利落地和正常运行。建议企业在智能财务建设过程中，组织企业自身的工作团队牵头进行业务流程梳理和业务流程优化，重点考虑智能化财务工作场景的设计和“大智移云物区”等先进技术的匹配運用，以掌握智能财务建设的主动权，有助于智能财务人才队伍的培养和后续业务流程的持续优化。

【参考文献】

[1] 刘梅玲，黄虎，佟成生，等.智能财务的基本框架与建设思路研究[J].会计研究，2020（3）：179-192.

[2] 黄成日.业务流程管理咨询工具箱[M].北京：人民邮电出版社，2010.

[3] 陈虎，孙彦丛，赵旖旎，等.GBS全球共享服务[M].北京：中国财政经济出版社，2017.