“大数据+云平台”环境下的高校全面预算管理构建

【摘 要】 传统的信息技术手段已难以满足当前高校全面预算管理的现实需求，较大程度上影响了高校资源整合力度及分配效率。在大数据时代，结合云计算平台的全面预算管理体系能够从海量的结构化、半结构化以及非结构化数据中深度挖掘价值信息，对提升高校全面预算管理水平具有积极影响。文章简要分析以D大学为代表的高校传统全面预算管理系统存在的制约因素，提出构建“大数据+云平台”环境下的高校全面预算管理体系，以期对高校预算编制、预算执行、预算绩效评价等关键环節进行优化。

【关键词】 大数据; 云平台; 高校; 全面预算管理; 流程架构

【中图分类号】 F233  【文献标识码】 A  【文章编号】 1004-5937（2020）01-0119-06

高校全面预算管理是集系统化、人本化、战略化理念为一体的现代高校财务管理模式[1]，具有成本控制、资源科学配置等特征。在传统的全面预算管理模式下，高校普遍存在着预算数据采集效率低下、预算编制水平不高、预算执行进度较慢、预算调整随意性较大、预算绩效考核效果欠佳等问题。产生这些问题的其中一个主要原因是传统的信息技术水平已难以满足当前高校全面预算管理的现实需求。因此，高校要想发挥出全面预算管理的最大效能，就必须配备强有力的信息技术和平台设施作为支撑保障。

在大数据时代，“大数据+云计算”技术应用于会计工作及财务决策，能够较好地满足财务管理集约化需求，为高校会计信息化发展迎来新突破[2]。在“大数据+云平台”环境下，建立起来的高校全面预算管理体系，不仅能够连接起内部业务部门、财务部门系统以及财政税务等外部系统之间的一个个信息孤岛，实现高校内部全员参与、协同配合，内外部数据实时传输、适度共享，而且能够利用数据仓库技术和数据挖掘技术对海量的结构化、半结构化和非结构化数据进行提取、转换、清洗、加载与集成，并依托分布式数据库、虚拟化技术、云存储等手段对数据进行计算、整合及存储，以此制订更全面、更细致、更实际的高校发展战略规划，进而实现高校资源科学配置。

一、“大数据+云平台”对高校全面预算管理的积极影响

（一）提升高校预算编制的质与效

随着高等教育事业迅猛发展，快速增长的资金筹措量、日益多元化的资金来源渠道以及收入的不确定性因素，给高校收入、支出预算编制带来了不小的难度。当前高校预算编制工作往往时间紧任务重，中央、省级财政预算已经占据了高校预算编制工作的大部分时间，同时还要开展校内预算编制工作。基于目前的工作量，在没有强有力的信息技术及系统平台作支撑的情况下，高校只能源源不断地投入大量的人力、物力和时间来应对日益艰巨的全面预算管理工作。长此以往，低质低效的全面预算管理必然会牵制高校的长远发展。目前，国内高校“统一领导，分级管理”的财务管理体制决定了预算申报模式，即自下而上层层传递与审批。在传统模式下，预算数据的收集形式一般采用纸质或电子邮件形式层层传送，数据的汇总方式主要采用Excel等简单的管理软件。在这种模式下编制出来的预算数据往往时效性相对低，准确性也大打折扣，预算报表即使形成，也会频频发生一改再改的现象，大大影响了预算编制的质量和效率。

在“大数据+云平台”环境下，高校利用大数据技术对内外部大数据进行提取、整合、云存储，并采用分布式处理技术获取预算编制的价值信息，对于偏离值较大或未通过假设检验的数据先发起警示，然后返回数据至填报单位进行核实，直至上报的数据接近准确值。在新模式下，业务部门编制预算数据的周期大幅缩短，主管部门借助“大数据+云平台”计算出来的项目实施可行性报告，能够更加清晰地判断项目是否该执行，并能够更准确地预测项目的投入产出情况，为精准地审批预算申报额度夯实基础，同时项目审批时间也得到了有效缩减，进一步提升了高校预算编制的质与效。

（二）优化高校全面预算管理流程

在传统的预算管理流程中，部门之间不仅无法有效地实现信息的实时互通，而且也缺乏统一的、标准化的、针对系统的内部控制制度。这样就会经常带来预算重复审批、审批进程缓慢、预算下拨迟滞等问题，进而造成流程管理失效。而在“大数据+云平台”环境下建立起来的高校全面预算系统能够充分整合内外部多维数据，建立符合学校发展的全面预算管理体系，能够对学校的预算制度进行及时修订，对预算流程实时地进行优化升级。另外，在该体系下，高校可以通过多层级的私有云定制服务，满足各院系、各部门的多元化需求。另外，还可以通过设置数据审批权限等方式，实现不相容岗位之间的适度分离，充分发挥组织结构的合力作用，真正实现预算流程对实际业务的精准控制。

（三）降低高校全面预算管理成本

云平台的基础设施主要由云服务器、云存储、高速光纤网络三部分组成，其中云服务器相当于指挥中心，指挥着云平台的运行。云服务器实际上是一组利用虚拟化技术虚拟出来的集群服务器，可以动态地进行资源伸缩，彻底解决因业务增长带来的频繁升级改造服务器的难题[3]。高校在借助云平台服务后，可以节省购买设备、软件服务和维护项目的开支，同时也减少了IT人力资源的投入，大幅降低全面预算管理成本。具体表现在以下三个方面：首先，在传统的全面预算管理环境下，高校在预算编制前需投入大量的人力和物力，对高校内外部环境进行调研和测算，并且从下级预算单位收集数据也费时费力。而在“大数据+云平台”环境下，高校可以从云平台上迅速提取海量数据的相关信息，大大降低了人力成本和物力成本，预算编制部门则可以将更多的精力集中在后续的管理流程中。其次，在该环境下，传统的统计编报方式将被摒弃，预算编制人员不再局限于Excel等简单的管理软件，在云端利用软件应用层即可完成各项预算编制工作，大大降低了时间成本。最后，高校预算信息化投入成本也会随着时间推移进一步降低，因为高校在该环境下只需定期升级预算软件数据包，基本不再需要投入大量的硬件设备和技术。

二、高校传统全面预算系统存在的制约因素——以D大学为例

D大学是教育部直属“双一流”建设高校，在全国高校范围内，较早地启用了全面预算管理系统。2016年，该系统在D大学正式上线，并于次年顺利完成了校内“一上”“二上”预算的网上申报、审核、批复、下拨等工作。随着该系统的全面应用，D大学的财务信息化水平也得到了有效提升。目前，D大学的全面预算系统主要包括预算申报、预算审核和预算查询统计三个功能。从功能上看，该系统已初步具备全面预算管理的基本模块功能，但离信息化程度较高的“大数据+云平台”环境下的高校全面预算管理体系还有较大差距，存在诸多制约因素的影响。

（一）预算绩效评价缺失

高校全面预算管理流程大致可以分为三个核心部分，即预算编制、预算执行和预算绩效评价。当前，国内高校全面预算管理系统在预算编制和预算执行环节已嵌入了二级部门预算申报、职能部门审核、财务预算批复、预算下拨、预算执行实时监控、预决算报表的生成等功能，数据收集的效率有所提升，预算执行情况也能够实时监测，但预算绩效评价模块的应用尚处于起步阶段，仅从经费执行率等个别指标无法全面地考察预算执行的效果。就目前D大学运行的全面预算管理系统而言，主要实现的是收入和支出预算的申报、审核、批复、下拨以及部分的统计查询功能。在项目概况模块中尽管设置了项目绩效目标模块，但在缺失预算绩效评价体系的情况下，项目绩效目标形同虚设，往往难以与实际的执行情况相比较，因而，在缺失了预算绩效评价的高校全面预算管理是不完整的。如图1。

（二）预算编制时缺乏数据支撑

预算编制缺乏数据支撑主要来自三方面原因。一是现有的历史预决算数据及调研数据来源有限，使高校预算单位在编制预算时容易出现决策主观化或片面化的情况。例如，申报预算时，主观地按照“基数+增量”的方式上报，当预算额度用不完时，出现年末突击花钱的窘境。二是预算的测算手段较为粗放，则测算出来的当年预算下拨额度与实际需求量存在较大差距。例如，D大学在项目预算设置里添加了“测算依据明细”模块，目的是明确每项预算是如何制定的，参考了哪些变量因素，并要求列明了预算结果的计算过程，方便预算审核部门能够根据其测算的合理性决定是否通过其预算。但实际情况中，主管部门受限于专业知识或相关经验，无法对所有测算依据面面俱到，存在不少审批疏漏。三是受限于数据收集、分析、处理技术，造成大量可供决策数据无法提取利用。在大数据时代，没有强有力的数据挖掘处理技术，就无法从海量的数据资源中获取价值信息，而这些被获取的价值信息正是在做出预算决策时提供的重要参考依据。

（三）各部门间的协同效应缺乏

全面预算管理要突出“全面”这一本质特征，池国华等[4]将“全面”解读为全面覆盖、全程控制、全员参与。全面预算管理是一项复杂的系统性工程，需要高校各院系、各管理部门以及高校治理层的高度重视和全体协同配合，共同推进高校全面预算管理工作的顺利实施。在推进的过程中，由于部门系统间的信息孤岛效应，导致预算信息在传递过程中经常受阻，造成预算下拨的不及时、预算的重复审批等现象时有发生。为便于部门之间的信息传递，D大学在全面预算管理系统中设置了部门预算管理员、部门领导和主管部门预算管理员的角色，让各级管理层在同一平台内共同参与预算管理工作。表面上看，部门之间数据信息由纸质或电子邮件的形式转变为系统传输，传输效率有了明显提升，但是部门之间协同效应仍然是靠被动式的数据传递，而“大数据+云平台”环境下的高校全面预算管理体系实现了线上联动、自动传输与获取数据，这也是传统模式的弊端所在。

三、“大数据+云平台”环境下的高校全面预算管理构建

（一）相關概念阐释

要在“大数据+云平台”环境下构建好高校全面预算管理新体系，首先需要对大数据、云计算、云平台等相关技术及应用有全面的认识。关于大数据和云计算的定义有多种说法，目前受到广泛认可的是麦肯锡全球研究院（MGI）提出的关于大数据的“4V”理论和美国国家标准与技术研究院（NIST）提出的“云计算是一种按使用量付费的模式”。大数据包含数据量大（Volume）、数据类型繁多（Variety）、处理速度快（Velocity）和价值密度低（Value）四大特征。数据类型繁多这一特性表明了大数据不仅包括存储于关系型数据库中的结构化数据，还包括体量庞大的非结构化数据，其构成如图2所示。云计算实现了通过网络提供可伸缩的、廉价的分布式计算能力，用户只需在具备网络介入条件下，就可以随时随地获取所需IT资源[5]。大数据与云计算之间的关系也是相辅相成的，大数据的处理已经无法孤立地用单台计算机进行，而是需要依托云计算的分布式计算架构，在计算机集群中同步处理。云平台是在云计算基础设施上为用户提供软件开发、运行和运营环境的服务[3]。结合大数据与云平台的相关技术与软件应用，高校全面预算管理的体系架构和系统运行流程将得到进一步优化，真正实现全面预算的精细化管理。

（二）体系架构的组成

“大数据+云平台”环境下的高校全面预算管理体系架构具体包括以下五个部分：基础设施层、硬件技术层、数据层、平台层和软件应用层[6]。具体的实施路径如下：第一步，通过体系架构的软件应用层将全面预算编制、执行、控制与绩效考核等业务流程实现标准化;第二步，利用体系架构的平台层建立全面预算云存储服务器以及集合业务部门预算管理职能的应用服务平台;第三步，借助体系架构的数据层，围绕高校内外部环境构建基础数据信息仓库;第四步，依托体系架构的硬件技术层，建立数据挖掘及分析处理的服务器集群;第五步，利用基础设施层开发数据分布式处理与弹性计算功能，最终实现整个体系架构的联动运行。具体形式如图3所示。

在“大数据+云平台”环境下，高校的大数据资源不再局限于来自传统财务数据库的结构化数据，通过基础设施层的数据挖掘技术及识别感知技术还可以挖掘出语音、图片、视频、二维码等非结构化数据。在传统系统模式下，因这些未加工的非结构化数据难以转化为适合分析的形式，高校往往忽视对这类数据的提取与利用，而这部分数据恰恰又占据了整体大数据的绝大部分，无法有效利用好这类数据则会大大影响全面预算的编制水平。以二维码这类非结构化数据为例，它不仅被广泛地应用于扫码支付，而且也大量地存在于税务发票、报销预约单等媒介中，一份预约报销单上的项目号、预算开支明细、开支金额、支付对象等信息都被详细地标记在一个二维码中，而且一个二维码信息又相当于该份报销单的“身份证”，可以在预约物流系统查到从接单、审核、支付的全过程，这些数据的价值信息与预算编制与执行过程相挂钩，直接影响到项目绩效的考核。因此，在“大数据+云平台”环境下，可以通过数据仓库技术（ETL）将二维码等非结构化数据进行有效的提取、转换、清洗、加载并存储，被加工过的非结构化数据将与直观的结构化一起作为预算编制的基础数据，有效提升预算编制的精度。

在“大数据+云平台”环境下，传统全面预算系统也将得到优化升级。在预算编制环节，一改手工填报、Excel导入等传统预算填报模式，云平台融合了学生管理系统等各部门源数据库，实现了部门系统数据的整合，大数据中心通过预测建模、关联分析、聚类分析、分布式计算等数据分析与处理技术，变手预算手动填报为传感器感应导入，数据仓库的维护也将在平台上自动完成，大大减轻了人工数据维护管理工作的负担。在主管部门预算审查模块，测算依据内容也将更加丰富。课题组或部门提交的所有测算依据将会被导入大数据中心，与历史预决算数据、同类高校数据、市场数据进行相关性比较，对于同类项目，主管部门能够及时发现并整合，避免重复投入甚至是低效投入，最大程度上节省不必要的开支。如图4。

（三）模块设置

1.预算编制

预算编制是高校全面预算管理的起始环节，主要包含三个模块，即预算目标的制定、预算流程的实施和预算指标的下达。

（1）预算目标的制定

预算目标在高校全面预算管理体系中具有指向性的作用。在制定时，要以高校长期发展战略为纲领，高校通过“大数据+云平台”对内外部的宏微观环境进行提前分析预判，再结合高校自身的实际情况和发展规划，准确定位战略目标，并通过预算的具体化和精细化逐步呈现战略布局，最终以一个个预算目标的形式将高校发展战略深入到高校整体运转的各个环节。

（2）预算流程的实施

在“大数据+云平台”环境下，高校可以通过云端对内部预算单位的组织结构进行重新整合，根据各院系、各部门的实际需求量身定制私有云等服务应用。例如，对于军工等涉密研究机构，填报的预算信息往往事关行业机密甚至国家安全，为其定制适应军工预算编制流程的私有云服务，可以有效化解云平台信息泄露等潜在风险。另外，在新模式下，可以优化或重组预算主体间的勾稽关系，减少无价值量产生的繁冗环节。厘清预算流程中各主管单位的职责权限，减少扯皮推诿情况的发生，进而促进预算流程运行效率的提升。通过网格化管理，将高校总体战略具体落实到每一个院系及部门，再由财务部门与业务主管部门协同配合，对提交的预算方案逐级审核与上报，最终由高校治理层批准实施，最终实现预算编制“上下联动”的闭环效应。

（3）预算指标的下达

与传统模式相比，“大数据+云平台”环境下的预算指标下达效率会变得非常高效，操作流程也得到进一步简化。传统模式下，高校的发展规划、科研、学科建设等部门对项目预算审批通过后，会将具体的预算明细表以纸质或电子邮件的形式发送至财务部门;然后由财务部门在账务系统中新建项目并下拨预算。在实际操作中，由于部门之间配合度有限，预算指标常常下达不顺利，耽误了预算执行单位的项目开展进程和用款进度。而“大数据+云平台”则打通了主管部门和财务部门之间的“最后一公里”，可以实现预算下拨数据实时传输与接收。财务系统在收到云平台的预算下达指令后，根据主管部门的批复情况会在系统中自动建卡并拨入预算，全过程无需财务人员手工操作，课题组也可以第一时间收到预算拨入消息，确保科研活动的顺利进行。

2.预算执行

在“大数据+云平台”环境下，各预算单位、业务、财务等部门都能够全程式和实时性地把握和监控预算的执行情况，便于各部門真正发挥协同治理效应。此环节主要包括预算审批、预算控制、预算分析和调整。

（1）预算审批

在传统的预算审批模式下，主管部门主要根据预算单位填报的测算依据，对上报的预算数进行分析判断。但实际上，主管部门的审批人员对个别专业领域或多或少地缺乏相关经验，在没有引入第三方评估机构的情况下，容易出现审批不严的情况。在“大数据+云平台”环境下，课题申报书、课题组的历年采购情况、课题的历年预决算执行情况的相关图表、文本、二维码等都会被整合进项目审批的参考信息中，有利于主管部门更全面地、更准确地做出审批决策。例如，对于图书采购预算的审批决策，可以预先在云平台模块中建立如图5所示的决策模型。主管部门根据图书借阅峰值、查询量、推荐目录，教学系统中的课程指定教材数据和图书销售市场的图书销售数据，乘以相应价格得出图书采购的年度预算数[2]，综合大数据信息计算得出的结果，比主观审批决策更客观，也能使审批的预算数更贴近于实际执行数。

（2）预算控制

预算控制程度的高低直接关系到预算执行效果的优劣，要发挥预算控制的成效，就必须对不同业务活动中的风险加以防范。利用云平台建立业务活动风险矩阵，对不同等级的风险设立相应等级的预警指标。针对风险级别较高的、预算目标不易达成的环节实施重点监控和应急处理，而对于风险级别较低、预算目标易达成的环节采取简易观察处理手段。例如，高校的“双一流”建设经费是财政重点监控、审计重点检查对象，在传统的经费预算执行模式中，不合规发票在报销中未识别出的情形屡屡发生。但在新模式下，不合规发票将无处遁形，发票的所有信息会通过扫二维码的形式上传至云端，而云平台会将数据交互式传输至税务云进行核验，一旦发现问题云平台会立即发出预警提示，避免项目审计风险的发生。

（3）预算分析

在传统模式下，当预算执行出现偏差时，高校往往无法及时做出相应的调整，而且提取用于预算分析的数据也较为不便。由此制定的预算执行分析简报在一定程度上也沦为一种事后总结的模式，不利于事中的及时分析与调整。在“大数据+云平台”环境下，高校内部各院系及部门的预算执行状况可以实时反映与监控，高校管理层就像坐在驾驶舱中实时地掌握每个项目的开展情况。对于预算执行缓慢的项目可以通过云端提取相应的数据分析报告反馈至管理层，这样的数据分析报告提取效率比传统的自由报表提取模式更为高效快捷，分析模型也不局限于简单的增长情况与原因对比，分析维度也更加多元。在此基础上，管理层不仅可以及时做出调整策略，确保预算有效执行，而且做出的决策更加有的放矢。另外，“大数据+云平台”环境下的预算分析功能也为未来的预算编制提供了更多参考依据，对于当年预算额度用不完的部门，在次年制定零基预算时，财务部门根据上年情况做出一定比例的削减，真正实现有限资源在不同单位之间合理分配与充分利用。