存货内部控制案例研究

芮俭

摘要：白酒在我国居于重要的文化地位，但是白酒行业依旧维持过去的高存量管理机制，必然会加剧部分酒企的财务风险。因而，完善的存货管理制度的建立健全对于酒企而言具有重要意义。本文结合YL公司的内部控制管理具体情况，重点研究该公司存货管理内部控制，发现其在存货管理中存在的问题，并寻找完善方案。

关键词：内部控制;存货;白酒

每家酒类企业是根据经营主体的类型来决定存货管理方式，甚至在一家企业中也会因为商品种类的不同而采取不同的管理模式。在内控体系中，公司的存货内部控制体系尤为关键。存货是酒业制造企业生产活动的基本要素。酒业制造企业的存货因其自身的特殊性而有较大的管理难度。加强制酒企业存货的内部控制，有利于实现企业战略目标、保证存货资产安全，保证企业正常经营，加强企业管理能力。

一、存货内部控制的目标和风险

（一）存货内部控制的目标

基础目标：与企业战略相联系，保障企业使命和远景的达成;改善存货的经营效率，提高存货的会计信息质量，确保相关活动的合法合规性。

具体目标：在经营活动中，尽量减少寻获的相关差错，提高存货相关会计信息质量真实可靠。防范舞弊行为，确保企业存货的安全。保证存货在采购过程中是透明的、公正的、合规的。相关的参与人员要进行指责的具体划分。

（二）存货内部控制的风险

首先，在采购过程中可能会有预算不到位等情况，导致后续环节减速，进而影响公司发展进度。其次，如果采购人员对价格不熟悉，产品不了解，将会导致采购业务不合理。再次，公司在日常管理中，如果存货积压，将会导致存货贬值或损失，极大影响公司的稳定。最后，公司如果缺少完善的存货信息管理机制，将会导致信息混乱，无法有效整合信息资源。比如公司因未将存货信息和销售环境联系，导致公司存货挤压[1]。

二、公司概况和存货情况

新疆YL实业股份有限公司位于西北地区伊犁哈萨克自治州，新疆白酒业第一个著名商标在此诞生。企业主营生产伊利牌白酒，同时业务还衍生至食品加工业、煤化工等领域，是属于多元化企业。目前是白酒行业效益前十强单位。

YL公司的存货主要有原料、在产品、产成品等，在企业流动资产中大约占比为35%。因为白酒的特殊性，尤其是散装酒等，这些存货给企业的存货管理内控带来了诸多困难。在企业流动资产中，存货占比相对较高，对企业来说，流动资产的存货比重较高会导致公司的机会成本消耗，资产周转率下降，而库存积压也会导致公司预算方面的产品销售预算评估存在偏差。

YL公司现行存货管理制度存在问题

（一）存货预算管理不规范

YL公司采购计划是由年度生产计划制定的，据调查，年度生产计划是年初制定和实施的但是近年来，酒类产品市场供应需求较大，仅仅依靠供应部的生产计划来指定每月的采购计划，存在许多不合理性，容易产生存货的过量或者缺乏。预算管理的缺失，让企业在存货管理中十分被动，无法做到与市场波动变化同步调整和处理。

（二）存货管理人员没有做好不相容职业分离

存货管理中权责分明是极其重要的，将责任落实到每一个人手中，负责自己的工作并接受监督是很必要环节。而伊力特公司在现存的存货管理制度中，常有不相容职位合并的现象。比如，采购方式的选择和采购行为的实施没有分离，没有实现采购物料环节的实施中有多人负责和参与，商量后决定的情况。

（三）缺乏信息化是管理手段

YL公司现行的存货管理信息化水平较低。存货取得、入库到出库环节都是人工控制的，相关凭证都是手写，工作量极大，而且效率很低，因此存在巨大的信息漏洞。这样的手写记账方式，不仅增加了人力成本，更加增加了差错率，不利于环节控制。除此之外，人工记账存在许多主观性，可能存在舞弊风险。所以，这样的存货信息管理制度，极其落后，非常影响部门之间的协调性。

（四）会计系统控制不严密

存货管理的各环节都要有财务人员详细记录，而YL公司常常存在收发存货后数量的的变动没有及时记录，导致账实不符。除此之外，对于客户的管理，没有形成系统化体系和意识，缺乏有效的信用管理制度，这造成了很多赊销行为的企业恶性循环，应收账款不能及时收回，坏账率提高。

三、加强存货管理的相关配套措施

（一）建立良好的内部控制环境

要建立完善的企业组织架构，首要强化公司内部各职能部门的职能协调。若要达成各业务流程的专业化就需要建立完善的分工体系，而各职能部门的高效合作要建立在合理的协作机制基础之上。[2]对于YL公司而言，能够采取如下协调方式：

第一步：各管理层之间要建立完善又密切联系的汇报制度，进而加强相同职能部门不同管理层次之间的合作。各职能部门常规业务中部分常见业务的管理要搭建在规范化流程的前提之下，各职能部门依据部门协作机制设定针对性的业务程序;在这一基礎上创建纵向垂直通道用于不同层次管理人员的沟通协调，这一业务机制能够用于解决主管部门和下级单位的业务纠纷;各职能部门之间的交流合作能够利用组织临时会议的方式来加强针对性管理，在会议上能够将各职能部门在业务流程上掌握的权利和担负的责任确定下来，进而便于日后业务程序的运作[3]。因此，企业管理层需要充分意识到企业目前阶段的问题，掌控好集权管理力度。

第二步，企业组织结构的设计一定要实现信息的公开透明，同时要具备内部约束机制。首先，企业组织体系中各职能部门的职责需要明确，这一举措能够加强对各职能部门的管控，确保企业的内部运作稳定，还可以显著提升企业的内控机制运作效率;此外，常规业务中部分不相容职位要独立分开，不可以交付给同一人，业务全流程业务不能够完全交付给同一人或特定部门，组织流程设计上要符合仓储、审查、授权的职责分开，进而实现彼此约束的内控机制。

第三步，特定职能在设计企业的组织结构时要努力规避重复设定，针对那些对约束机制不产生负面影响的业务能够交付给同一职能部门，进而有效提高组织运作效率[4]。

（二）创造和改进内部监督机制

内部审计包含企业内控机制和业务监督两大部分。企业的内审机制对改进内控机制、提升业务效率发挥了重要的作用。首先，企业需要创建独立的内审部门，当前阶段的很多条件尚未成熟，企业可以利用相关财务人员组织审计业务，这一岗位必然需要直接和高管进行对接，以保障业务的独立性。在审计过程中，要重點关注存货的采购和领用。其次要评估业务流程是否合规合法，内部机制运作是否有效，企业内审人员还需要定时抽查记录资料，监督管理盘查程序，核算财务部门和仓储部门的常规结算业务的准确性，审查相关的记录是否相符，是否存在违规操作和舞弊问题，对存货内部机制落实成效进行评估。

（三）完善内审监督审查机制

完善内审监督审查机制主要分为以下步骤：第一，定期审查企业存货内控管理流程、评估内控机制的制定和落实成效。对业务流程中产生的问题及时处理，企业要逐步提高内审部门的管理层级，严格问责那些违反公司章程、不遵守企业存货内控机制操作而导致企业战略目标无法正常实现的相关责任人，进而来实现存货内控机制的标准化[5]。第二，引入专业第三方。专业第三方来评估企业存货的内控机制落实成效，正是由于他们源自于企业的外部，具有较强的独立性、公平性，因此能够更加深入的审查企业存在的违规事项，从而加强企业的存货内控机制落实成效。第三，利用第三方的专业培训还能够在专业、职业规范两大层面提高内审工作者的专业素质，还可以进一步提升其服务意识，更高质量的组织开展审计业务，加强企业的存货内控机制，企业整体的存货内控能力也能得到显著提升。

四、结语

本文分析了YL公司存在存货预算管理不规范、存货管理人员没有做好不相容职业分离、缺乏信息化是管理手段、会计系统控制不严密等问题，此外分析了产生问题的原因和相关的改进策略。本文对经营主题存货内部控制的分析是基于YL公司展开的，对应的存货内部控制的问题也是在企业内部机制的前提之下展开分析的，所以对行业内的其他公司并不完全适应。

参考文献：

[1]刘丽华.基于业财结合的存货及内部控制研究[J].企业改革与管理，2021（07）： 12-13.

[2]毛智敏.基于ERP的企业存货内部控制审计应用研究[J].财会通讯，2018（22）： 90-93.

[3]王玺璠.D酒业制造公司存货内部控制体系建设研究[D].首都经济贸易大学，2016.

[4]张冠英.TM超市存货内部控制问题研究[D].辽宁大学， 2015.

[5]秦谊.基于风险管理的存货内部控制研究[D].辽宁大学，2014.