如何做好合同档案管理工作

陈蕾

摘要：合同是规范市场秩序稳定市场发展形势的重要组成部分，对于企业的管理和发展产生了极其关键和重要的作用，同时也是企业实施管理和发展的重要依据，是产生法律纠纷的法律凭证。因此，需要企业完善合同档案管理工作，需要明确当下一些企业合同档案管理存在的问题，从而能够研究并应用有效的解决措施，提高档案管理工作效率和质量。

关键词：合同档案;管理;企业管理

在当今社会发展形势下，企业为了保障自身的合法权益和自身利益不受到侵犯和影响，深刻重视合同签署工作，并且逐渐深刻认识到合同档案管理工作的重要意义。因此，有效完善合同档案管理工作对于企业自身发展产生的作用是不可忽视的。

1.合同档案管理存在问题

1.1合同收集入档不及时

当下对于一些企业的合同中相关的技术、服务合同等主要是由综合行政部门负责管理，而采购合同则是由业务部门负责管理。一般情况下，对于合同的审批需要经过起草、审核、审批以及执行等方面的工作流程，这一些工作环节是比较关键和重要的，同时也是主要的组成部分，这样会造成对于合同档案的管理不能统一，工作内容比较分散，并且也会耗费较长的时间，而且不能确定审批时间，这有可能造成文件丢失或者不能有效保存，这方面的问题会对于后期的合同收集以及入档管理工作造成一定的影响，增加了工作难度和工作压力。企业对于合同收集以及入档方面的工作需要依据年度或者季度等周期移交给合同管理部门，但是由于移交档案不及时，这就使得在经过很多年以后才会进行入档和统计。

1.2档案管理不科学不规范

当下国家对于合同档案的管理并没有制定相关的法律法规，因此对于合同档案的管理缺少政策支持以及法律依据。企业对于合同档案的管理也没有制定相应的管理制度，造成了档案管理不科学不规范的情况出现。很多时候，企业仅仅会对已经存在的文本实施管理，并且合同文本类型多种多样，比如有一些合同档案有正本、副本等形式，但是对于不同形式的合同档案并没有明确的制度依据和规定原则。对于合同中拟定草书、审批文件、意向书、担保书等方面的材料并没有进行科学全面的整理和入档，因此合同档案的完整性并不能得到保障。

1.3合同档案管理质量不理想

当下一些企业对于文件档案的管理并没有设立相关的部门，并且也没有得到管理员的关注和重视，虽然一些企业会设立质管部门，但是却不负责文件档案管理工作，只是对文件档案的模板、格式等进行监管。在企业中设立的质管部门工作人员往往是以兼职的身份担任，并且对于相关工作内容以及工作职责并没有明确的要求。因此由于部门产生的文件类型是多种多样的，使得文件格式以及编号都会出现冲突和重复，这样会影响合同档案管理工作的效率和质量[1]。

2.完善合同档案管理工作具体策略

2.1制定并完善合同档案管理制度

企业的合同档案管理是企业管理和发展的重要保障，同时也是主要的工作内容，也是法律纠纷的重要凭证。因此企业需要依据相关的规定，制定并完善合同档案管理制度，包括管理办法以及具体细则，从而能够形成健全的档案馆体系，确保档案管理更加标准和规范，并且合同档案管理制度内容中需要明确合同档案的类型、格式以及编号等，这样就可以确保合同档案收集、入档完整并且规范，提升了档案管理的精准性。

依据当下国家对于档案管理工作所制定的相关政策，需要将合同档案纳入到统一的管理体系中，进而可以统一入档以及统一管理。合同档案不仅是合同管理活动的重要记录，同时也是企业管理和发展的重要参考依据，能够体现出企业管理发展相关的制度、技术、资料等，在制定了规章制度以后，确保了合同档案管理工作能够有所依據，并且可以清晰合同档案管理范围，包括合同档案入档、传输入档以及提取等方面的要求，这样可以让合同档案体系更加完善和成熟[2]。

2.2科学管理合同档案

当下一些企业对于合同档案往往会以专门的类别进行管理，而对于已经入档的合同档案需要加大管控力度，在明确了文本类型格式以及入档要求以后，就需要对于相关的谈判文件以及审批文件进行严格的管理，进而保障档案形成系统。

此时需要得到企业管理员的关注和重视，作为企业管理人员需要支持并鼓励工作人员开展专业的档案管理，并要求工作人员对于合同档案的管理做到科学规范，还要能够提高合同档案的利用率，以此管理人员能够认识到合同档案管理的重要作用和价值。

在具体的工作中，如果出现一些纠纷或者冲突矛盾，那么需要应用合同档案时就可以将合同档案的作用和优势发挥出来，以此能够维护企业掌合法权益以及自身利益。所以对于企业的档案管理工作需要不断地完善和规范，从而能够依据相应的原则和规定落实相关管理工作，最终可以提高档案管理工作的效率和质量[3]。

2.3落实信息化建设，提高合同档案管理信息化水平

信息资料存在的价值需要能够传输和共享，而不是被永远保存。因此，在当下信息时代背景下，档案管理工作实现信息化可以有效地提高信息资料的传输和共享效率和质量，并且提高信息资料的利用率。这就需要积极落实信息化建设，将一些零碎分散的信息进行收集并统计，这样可以将合同档案资料的收集、归纳、入档、提取等逐渐实现信息化。应用这种方式实施档案管理工作，可以有效发挥信息化技术的作用和优势，提高资源的利用率，从而达到信息资料的共享。

不但如此，在企业的合同管理中应用信息化技术能够对档案的拟定、起草、上报、审批、变更、撤销等工作在网络平台中进行处理，从而可以实现一体化实施档案管理工作，并且能够明确管理目标，确保档案资料完整齐全并且精准有效。

2.4加大宣传普及力度，保持良好法律观念认识

现代企业对于档案管理工作人员的工作逐渐产生了深刻的认识，并且也意识到档案管理工作对于企业管理和发展的重要性，但是却忽略了对于档案管理人员的培训，包括专业知识和管理技术的培训，对于法律观念的宣传和普及并没有给予积极的重视[4]。

因此为了更好地落实合同档案管理工作，那么需要加大宣传普及力度，让工作人员始终保持良好的法律观念认识。

一是可以让工作人员认识到合同档案管理工作的重要作用和意义，并且让工作人员积极学习并掌握相关的法律知识以及管理方法，以此让工作人员能产生良好的工作责任感和使命感;

二是需要提升业务部门相关人员的档案管理认识和法律观念认识，这样可以为企业的合同档案管理工作奠定坚实基础，提供有利条件。在通过针对不同部门合同档案管理工作的渗透以及普及，逐渐可以让企业所有部门、所有工作人员都能够将档案管理工作实现常态化，这有利于档案管理工作的有效落实。

2.5完善合同档案利用以及保存之间关系

根据我国颁布《合同法》的相关内容可以得知，在制定和签署合同时需要了解商业机密，无论合同是否生效都不能泄露商业机密，并且不能依靠泄露商业机密损坏一方形象，造成对方产生经济损失和精神损失，对于此行为需要承担法律责任。一些合同档案会牵涉到相关人员以及相关企业的机密，包括技术、资金以及管理、运营等方面的机密信息，这就需要积极完善合同档案利用以及保存之间的关系，要能够严格防范档案信息泄露的问题产生，积极执行合同档案内容，有效履行合同档案中所明确规定的相关责任和义务，从而可以确保档案资料得到安全保存，并且能够有效落实档案资料的具体规定[5]。

3.结语

综上所述，在现代社会经济不断发展的形势下，合同档案管理工作对于企业的发展产生的作用是不可忽略的，是相当重要的，同时合同档案工作是企业管理发展中重要的组成部分，在一定程度上决定了企业的管理和发展质量。这就应用有效的措施完善合同档案管理工作，那么需要认识到合同档案管理存在的问题，以此落实有效的措施，因此需要制定并完善合同档案管理制度、科学管理合同档案、落实信息化建设、提高合同档案管理信息化水平、加大宣传普及力度，保持良好法律观念认识、完善合同档案利用以及保存之间关系，从而可以健全并完善合同档案管理体系和模式，提高现代企业档案管理工作效率和质量。

参考文献：

[1]诸春花.如何做好企业档案信息资源的开发和利用.《兰台世界》.2015（S1）

[2]周卓颖.企业合同档案管理浅析[J].兰台世界，2014，S2

[3]陈学敏.企业合同档案管理之浅见[J].管理观察，2014，17

[4]周雪凡.严格要求企业合同档案管理的必要性[J].科技风，2014，09

[5]刘媛媛.设计合同档案管理中的主要风险与管理措施[J].人力資源管理，2018，141（06）