信息生态链视角下如何做好高职档案管理

摘要：在信息化的建设环境下，高职院校的档案管理工作方式和内容都发生了较大的变化。为了进一步促进高职院校的档案转型和进一步发展，在信息生态链环境中予以发展，相关高职院校要创新档案管理模式，从多种角度来提升档案管理的质量，最终档案管理的效率，保证工作时效性。

关键词：信息背景;高职院校;档案管理

近年来，我国的社会经济发展迅速，高职院校也通过单独招生、对口单招等多元化的策略，收纳了大量的学子。在国家的政策和高职院校的综合改革下，院校的开设专业越来越多、生源数量也在不断攀升，这都对学生档案管理工作带来挑战。大数据资源联合信息技术手段构成的信息生态链环境可以提升高职院校的档案管理质量，如可从优化教育资源，减少人工操作流程入手提升档案管理的效率质量，其价值未来可期。

1.简述高职院校档案信息化管理的价值和意义

信息化管理是现代教育的主要改革重点。在国家的号召下，高职院校纷纷利用信息化手段来提升院校的实力，减少人工纸质档案记录的工作量，可提升档案管理的综合效率。积极推进高职院校档案信息化，也能够实现学校、学院的档案分级管理，可为每一个学生建立一对一的成长档案，也能为调整教学内容，做好职业发展计划奠定基础。

此外，现代很多高职院校都借助信息化技术来增加档案的建设、管理的质量，如建立和身份信息一一对应的电子档案，学校可及时和上级教育部门，相关的政府机构建立联动关系，也推进各个政务工作，助学活动开展。

2.分析高职院校的信息化生态链构建中存在的阻碍

2.1高职院校对档案信息化管理的認知程度不高

目前，很多高职院校的信息化档案建设工作存在认知阻碍，如很多高校将工作重点放在了技术人才培养，招生，毕业率等方面。对信息化建设的问题没有精准的认识，因此信息化档案的推进工作落后，校内档案管理人员工作建设不积极。

2.2高职院校的档案信息系统不具体

如今我国的高职档案信息化建设中面临着原始档案质量和数量不高的问题，这主要是因为档案管理的信息化建设没有形成一个标准体系，在实际的建设过程中还存在很多问题，如信息化档案建设没有标准化的体系，内部的信息系统录入的信息较为单一都是姓名、性别和年龄、学历等基本资料，无法结合学生的职业需求和综合能力予以优化，可挖掘的信息资源内容不多。

2.3高职院校的档案信息团队工作动力不足

目前，很多高职院校对档案信息化建设的重视程度不高，大多信息管理工作为外包、外聘人员兼职或让内部的老师兼职。考虑到信息化档案建设是一个持续性的工作，若工作人员缺乏责任心，没有专业的知识结构和技术水平，所管理的档案工作也会出现很多漏洞。

3.在信息生态链下做好高职院校的信息化档案管理的措施建议

以上可知，信息化、现代化的环境下，我国的高职院校的信息化工作内容较多，为了有效推动工作建设，相关单位要做好生产管理，结合实际院校需求做好档案信息化管理。

3.1改革现有的档案馆环境

高职院校的信息化建设中，学习领导要重视档案管理的工作，学校的部门领导和学院负责人要转换思想，转变档案的管理态度，要积极引进现有的信息管理技术如云计算、互联网大数据技术等;对学校的软件和硬件设施进行升级、重新配置;与此同时，档案管理的辅助人员要更新思想，在理解信息化和档案信息的融合性的同时，实时监控档案信息管理的全过程，让整个信息化档案工作落到实处。

3.2创新档案的管理模式

目前我国的高职院校的信息化档案管理没有形成特定的标准，因此可借鉴的内容不多。为了保证信息化档案工作的可行、真实、有效，相关单位也要建立科学的规范管理制度保证工作及时执行。首先，学校要建立一套统一、可行、科学的管理制度，要将信息化建设的基本工资、责任落实到个人，保证分工明确;其次要结合实际的建设情况建立基本的生源、教师、院校信息档案的分类、分级管理，明确档案的职责和任务，最终加大档案管理的队伍建设质量。再者要结合学校各级工作进行深化，不断充实现有的信息化资源内容，积极发挥档案信息化对学校的资源作用和发展价值，获得广大师生的支持和认可。

3.3建立档案信息化综合管理平台

高职院校的领导和管理人员要转换管理思路，要结合学校的全局发展角度，结合学校的顶层管理内容进行深化。如学校要积极利用现代化信息技术，逐步加强档案信息化管理质量，做好档案技术管理，获得新的发展突破。此外，学校要积极利用信息资源，和国家的相关教育机构，地方政府机构建立信息资源平台，结合国家的政策需求进行及时的信息互动，以此来发挥档案信息化平台的时效性和针对性。

3.4做好人才培养

高职院校要建立一批稳定，有能力、责任心的档案队伍。首先要加强基础知识教育培训，工作人员要认识到档案工作对院校的建设价值和意义，提升管理的责任心和能动性;其次要延展专业技术，工作人员要了解档案信息化建设的云计算技术、移动互联网技术和通信技术等，掌握基础的信息资源安全维护和运维管理技术，及时规避信息泄露、恶意篡改等问题。

4.结语

综上所述，在信息技术、通信技术、计算机技术的融合下，信息生态链为我国高职院校的档案管理工作提供了改革动力。为了促进高职院校的档案综合化建设，建议相关单位因地制宜，不断提升内部员工的信息化思维和工作意识，改善档案室硬件和软件环境，进而保证档案信息化工作好又快落实。

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作者简介：焦丹琼（1965-），女，汉族，北京人，北京农业职业学院机电工程学院，副研究馆员，研究方向：档案管理。