新时期高校档案管理信息安全风险与应对研究

朱莹

摘要：互联网时代下，使得人们的生活工作方式都在快速向着信息化方向转变，然而这种方式在为人们在带来极大便利的同时，也在一定程度上导致了一些安全风险的出现。基于此，本文结合当前高校档案管理的信息化建设，讨论其工作当中存在的风险隐患。进而以此为基础，讨论提高学校档案管理工作安全性的有效措施，希望能够提出具有参考性的意见。

关键词：高校档案;信息管理;安全风险;规避应对

高校档案管理，包括学生的个人信息以及在校期间所获得的一系列学习成绩。在当前信息技术高速发展的背景下，其管理模式已经快速从传统的纸质档案转变为了当前数字化资源，并且在多种信息技术的辅助下，对资源的开发与利用也在不断趋近于合理化，从而逐渐体现出了档案管理工作的实际价值。因此进一步加强档案的信息安全管理，是新时期高校管理工作中的重点内容。

一、高校档案管理信息安全风险分析

（一）物理安全风险

数字化资源的储存与管理主要依赖于计算机设备，然而在实际工作过程中，由于工作人员安全意识不足或没有做好相应的备份工作，因此在经历设备硬件升级或系统更新的过程中，常常会导致一部分数据出现丢失现象，从而造成学生档案信息的缺失[1]。

（二）制度管理风险

当前高校的档案管理工作中，一部分工作人员由于缺乏责任意识，没有对学生档案的重要性起到足够重视。同时高校的管理制度也存在一定的缺陷，常常导致工作人员对于档案信息的管理维护工作流于形式，没有按照规定程序进行维护更新工作，以此使得高校档案信息存在着一定的管理风险。

（三）外来风险

學生的个人信息数字化之后，虽然为管理工作带来了很大的便利性，但是同样也很容易引起一些不法分子的注意，通过窃取学生个人信息用来从事非法商业活动，以此换取不正当收益。这对于学生来说，不仅意味着个人隐私遭到泄露，同时学生档案中往往还会收录一些学生在校期间所取得的学术成果，一旦这部分信息失窃，将会对学生个人利益造成巨大损失。

二、高校档案信息管理安全防范措施

（一）构建网络安全防护体系

关于高校档案信息的安全防护措施，校方应首先加强自身管理系统的防护功能，以此杜绝外来访问者的恶意入侵，具体措施可以从以下三个方面进行：

首先，升级防火墙技术。当前最先进的防护墙技术主要有代理技术与包过滤技术。其中的“包过滤”是是指在系统的IP层设置指令，对接收到的每一个数据包的来源、IP地址、远端口等信息进行分析，一但判断数据包来源不明时，便会立刻对其发出拒绝指令;而防火墙代理技术则是应用于服务器外网与内网之间，也就是在应用层实现安全控制功能。将这两种技术联合起来使用，可以有效提高高校的网络安全屏障，从而避免学生会信息丢失的可能。

其次是数字签名技术，即指对学生信息档案进行加密处理，任何一项调动或提取指令都需要通过密匙验证后才可执行。这种技术的优势不仅能够防止学生档案遭到窃取，同时在也确保不会由于系统原因造成学生档案无故丢失[2]。

（二）加强管理人员职业素养与系统硬件设施

关于人员配置方面，高校需要对现有管理人员队伍加强培训。由于学生档案高度依赖与计算机管理，因此校方应当在组织人员定期外出培训，使其具备基础的信息技术才能，以便与日常工作中能够妥善进行网络安全维护以及学生信息管理工作。另一方面，为了避免由于计算机故障问题引发的档案信息丢失问题，高校还应当每年拨调专项资金用于系统的软硬件维护工作。并且在进行设备采购的过程中应尽量避免集中在同一品牌或是同一型号的设备，以此避免出现安全风险时会快速蔓延整个网络。因此除了必要的子网设置以外，高校还应当采用分级式物理隔断层，来确保管理系统的安全性。

（三）建立成熟的管理制度

首先，建立严格的档案管理工作流程，包括档案信息采集、建档、备份、纸质文档归档等等各个环节，去报管理人员在日常工作中能够自主遵守相关流程;其次，定期对管理人员的专业技能进行考核，同时将其考核成绩与自身的绩效奖金与职位升迁进行挂钩，以此激发工作人员的主动性;再次，成立专门的监察小组，定期对档案管理部门的工作成绩进行审核（如防火工作、设备维护工作等等）;最后，采用学分奖励机制，鼓励学生协助参与档案管理工作，以此缓解档案管理人员人手不足的问题[3]。

三、结语

综上所述，高校档案信息管理工作与学生的个人实际利益息息相关，同时也能够反应出高校的管理秩序以及工作水平，因此相关人员需要对此保持足够重视，确保档案信息在管理过程中的安全性 。

参考文献：

[1]刘志龙，张淋江，张灵.高校档案馆信息安全风险防范体系应用研究[J].价值工程，2021，40（10）：206-208.

[2]郭晓文.大数据视域下新媒体环境中地方高校档案管理和公共服务能力建设[J].赤峰学院学报（自然科学版），2021，37（3）：49-53.

[3]王来东.大数据背景下山东高校档案管理创新研究[J].山东理工大学学报（社会科学版），2021，37（3）：108-112.