高校财务档案电子化探析

邵楠

摘要：随着我国互联网技术的飞速发展，各类新型的信息技术都逐渐融入到了各个行业领域的生产当中去。同样的，时代形势的转变也带动了高校财务档案管理模式的更新，目前，高校财务档案正逐渐朝电子化开始发展。基于此，z下文将对高校财务档案电子化管理中存在的问题进行分析，并提出了有效的优化措施。

关键词：高校;财务档案;电子化

高等院校的档案管理活动是其管理活动的基础，是高等院校不断发展的重要基石。近年来，随着电子化水平的不断提升，各高校纷纷采用财务档案电子化管理的新模式。财务档案电子化管理可以更科学地管理财务档案，更大幅度的提高财务档案管理效率，同时也可以修补传统财务档案管理的漏洞。

1.高校财务档案管理的主要特点

1.1 关联性

实行统一管理，分级领导的领导负责制是财务档案管理遵循的原则，这就构成了院校财务电子档案管理体系的一个重要的特征，就是要保证财务档案电子化能够责任到每人，构建各部门各院系的相互关联性，形成关联性紧密的高校财务档案管理模式。

1.2 专业性

从财务档案管理的特征来看，其具备一定专业性。主要可以从两个方面概括：一是财务专业票据，如高等学校、中专、成人收费票据;往来资金结算票据、非税收入票据等等。其次是财务核算专业凭据。例如银行对账单、科目汇总表、差旅费报销单、薪金发放表等此外，财务档案还反映了一个学校的经济活动和财务状况，能够直观地获得学校的财务信息。

2.高校财务档案电子化管理中存在问题

2.1 电子化建设管理目标混乱

作为高校的财务会计档案管理，由于人数较多往往造成档案较多。再从纸质化转变为电子化过程中，如何有效建立电子化的系统来帮助资源得到快速的整合检索与分类管理，是高校建设过程的难点之一。高线在建立系统与数据库的过程中，财务管理分类并未做到有效甄别，使得整体系统内部下的小分部往往形成不了统一的管理目标。因此，即使建设起了方便快捷的云数据库等管理系统，管理科室及行政人員在对信息进行统计处理压缩的过程中，由于部门的目标不同，阻碍了高效率的信息录入，使得财务会计档案管理出现了录入内容重复、数据处理错误等问题。

2.2 高校财务档案电子化管理水平薄弱

我国高等院校财务电子档案的电子化管理较晚岂不，专门针对高等院校电子化财务档案管理系统的建立健全还有待完善。高校的财务电子电子化，包含了电子电子化网络建设。为了保证高校财务档案便于查阅且有序存放，需要依靠电子计算机操作和网络技术的开发，开展财务信息的记录和整理。有不少高校通过多年的优化管理，在电子化建设管理上已经有很大投入，但是其缺少相应的制度约束，这就使得院校很难将财务信息档案管理工作建设成为安全性和可靠性极强的档案管理系统。

2.3 财务管理人员业务水平不足及专业人才缺失

财务档案电子化管理不但需要财务人员具有超高的业务能力，同时还要求其要熟练懂得运用电子计算机技术。然而，目前我国许多高校的事情境况中，财务工作经常有一人身兼数职的状况，例如会计兼任会计档案员。众所周知，近年来高校财务档案数量激增，为了财务档案信息录入工作能够顺利完成，很大一部分工作甚至由学生代为录入。这种情形下，工作虽然可以完成，但数据的准确性却不能得到切实保障，因此高校的会计档案管理工作一直处于落后状态。

3.高校财务档案电子化优化措施

3.1 完善制度条约

规章制度是每个工作的保护伞，也是每个工作得以开展的必要前提条件，在整个工作流程中，每个工作人员都必须以此为行为准则，把制度随时放在心中，严格的执行每个工作规定的流程。只有这样才能保证工作能够顺利有序的开展，从而提高工作效率与水平，达到最初预想的目的。档案电子化管理，也应该拥有属于自己独特的一套办公制度规章，财务部门人员和档案管理人员应该通力合作，必要时可以向别的相关部门人员求助，根据学校的实际情况，以分组建设、分层建设、分类建设的基本政策为工作指南，对政策的实施、人员行为的制约，从而制定出一套切实可行的科学档案管理制度，其中如《高等院校财政档案工作人员规定制度》、《高等院校财政档案保存奖惩制度》、《财政档案移交规定制度》、《财政档案销毁制度》、《财政档案管理保密制度》等等一系列的制度都可以进一步规范财政档案收纳信息、整理规划、按类桂档、保存、利用等多个方面，为档案电子化建设提供了一套有效的制度保障，为学校档案电子化建设打好了制度基础。

在工作过程中，应该清晰的划分工作流程，使其符合真实的实际情况。应该严格的按照规定要求，把财务档案管理各个环节的时间、程序要求作为每个工人内心的行为准则，以此来保证工作的顺利进行，按照学校统一划分的分类标准，以及统一管理要求的制度，及时高效的整理、移交档案，做好数字化管理应用。

3.2 建设财务档案管理的电子化设备体系

财务档案电子化管理的背后需要有设备的支撑，比如终端软件的研发、主机的投入。鉴于财务档案管理的保密性和安全性要求，最好由高等院校独立进行主机运营，并开发配套的云端软件和财务档案管理终端，做好纸质档案和电子档案的对接工作，不能遗留历史问题。建设设备体系主要有两个方面：硬件设备和软件设备。硬件设备包括终端和主机，其中重要的部分是监控部分，即系统监控硬件，是为了防止财务档案造假。软件设备包括财务档案输入软件、安全软件、云端分享软件、主机控制软件，其中重要的是安全软件。只有确保安全，才能使电子化在财务档案管理中推行。

3.3 加快资源整合效率

从行业角度来看，会计准则及会计制度的颁布使得财务经济中的拨款与企事业单位与高校统一会计核算相结合。并在国家和各级政府的相关单位中联合创办统一的会计核算系统。高校要推进财务会计档案管理电子化建设，就应该注重学校内部各部门资源及信息的优化整合，建立健全资源内部整合优化平台，将高校教职工工资、学生学费问题、基础设施建设及资产管理分配等相互融合，促进一个系统内部的多资源共存，建立统一的财务会计清缴核算系统与高校档案管理系统对接，完成财务会计档案管理的延续性操作流程，提高核算能力及管理能力。

3.4 进一步完善高等院校财务档案管理制度

高校应建立完善财务档案管理岗位的岗位制度、财务档案电子化管理的检索及归档制度等，将财务档案的管理工作纳入到日常的财务管理工作范畴，规范院校财务档案的收集、整理、归档等相关工作程序，有效地提高院校财务档案管理效率，提高制度保障和执行效力，使各项财务档案管理工作更加科学化、规范化、制度化，使财务工作有一个更加完善的制度环境，提高制度保障和执行效力。

4.结束语

高校财务会计档案管理电子化建设是时代发展技术发展的必然要求，也是推动高校管理能力现代化的必然产物。可以看出，依靠电子化档案管理建设能够有效推进数据资源的大容量存储，提高财务会计核算下咯率，保障高校的正常资金运转。尽管电子化技术发展尚未成熟，存在着众多的难题与问题。但相信，在管理制度不断完善、安全意识不断提高、资源整合速度加快的前提下，财务会计档案管理电子化建设是高校档案领域发生的重大变革。

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