办公室文秘工作质量和水平提高策略

俞付平

摘要：本文首先分析了办公室文秘工作对企业的重要性，接着分析了提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略。希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：办公室;文秘;工作质量;水平提高策略

众所周知，办公室工作是企业正常运转的核心，而在办公室工作中，文秘人员更是起着至关重要的作用，他们是连接上层领导和下层员工的纽带，只有文秘工作圆满完成，领导的决策才能够及时有效地传达给员工，及时准确地开展下一步工作。因此，作为办公室文秘人员，在新形势下要及时了解国家下发的各种文件，不断提高自身的综合能力，在烦琐的工作任务中找到正确的规律，从而更好地服务领导和员工，成为合格的参谋助手。

1.办公室文秘工作对企业的重要性

企业的办公室文秘工作通常是服务领导，日常工作包括规划领导每日活动、将领导日程等。如果企业领导需要外出办公或出差，文秘工作人員需要提前安排好领导活动流程、办公时间、交通出行等。企业的办公室文秘还是领导的传话筒，当领导传达出某一意图或者指令后，文秘工作人员需要使用合理的传达方式将领导意图传到企业的各个部门中，一般情况下，文秘工作人员通常使用文件将领导意图转化为书面形式。办公室文秘工作是企业上下级传递信息的一个重要枢纽，对企业未来发展有着至关重要的作用。

2.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

2.1创新服务方式，当好参谋助手

如今我国科技水平不断进步，手机、平板、电脑等工具使文秘工作更加便捷，节省了大量的时间。因此，文秘工作的重心可以转移到帮助办公室领导处理日常事务性工作、协调沟通上下级关系、规范撰写公文材料上。同时，为了更好地完成参谋助手的任务，办公室文秘人员要找准自己的定位，不应该认为文秘工作仅仅是记录会议内容、撰写公文材料等文字性任务，应该把文秘工作的定位上升一个高度，充分认识到文秘在企业中的作用，在办公室领导的大方针下合理安排工作，协助领导完成信息传达和决策执行，提高工作效率和质量。

2.2超前筹划，做好服务工作

众所周知，企业对于文秘人员的要求越来越高，文秘人员是连接领导和员工的枢纽，需要时刻关注企业发展，对任何问题要提前思考，尤其是对领导关注的问题要提前介入，充分发挥好参谋助手的作用。同时，文秘工作需要耐心和细心，例如在安排会议时要充分考虑好参加会议的人员，为领导准备好会议安排方案，简要概括会议内容、明确会议时间，更要在会议结束后将详细的会议内容上传至领导，下达至员工。办公室文秘人员只有做到超前规划，耐心细致才能保证工作不出错，才能做好服务工作，不断提高自身综合能力，成为合格的助手。

2.3健全办公室各项规章制度

文秘人员是办公室对内和对外的一扇窗，是工作形象与精神面貌的综合体现。建立并不断完善办公室各项规章制度，是提高办公室文秘工作水平的前提，一则为文秘人员提供工作指南，二则也是一种可激励文秘人员工作热情强有力的组织保障和政治保障，完善文秘人员入职、培训、管理等各项规章制度。详细来说，依据其工作岗位和职位的需要，主要有招聘、入职、管理、人员调动、培训、薪资发放、经费管理、档案管理、文件管理、印章管理、卫生管理、考勤管理以及内部安全管理等各个方面的制度完善。对于每个文秘人员来说，首先应该树立服务意识和大局意识，严格遵守办公室关于文秘工作岗位的各种规章制度，一定要遵规则、遵制度办事，立足工作岗位，扎扎实实把本职工作做实做细做好，从而提升办公室文秘工作水平。

2.4规范撰写公文，有效传达工作任务

作为文秘人员，要系统学习公文的撰写标准和要求，时刻关注国家下发的文件，及时了解公文撰写的最新要求。同时，文秘人员要熟知不同种类的公文并做到详细区分，在使用时要明确公文类别，不能错用、乱用。文秘人员一定要细致，撰写公文时要认真检核对，全文围绕核心内容，“是什么，为什么，怎么做”来撰写，不能存在逻辑问题，一定要条理清晰，语言通顺，无错别字现象。并且要做到善于思考，与时俱进，具有责任心，充分保证公文的准确性、权威性、政治性。

2.5强化对专业技能的训练

不断学习，提高综合能力。无论是新入职的文秘人员，还是有一定的工作经验的文秘，都要不断学习来提高自身能力，与时俱进，了解新形势下对于办公室文秘人员新的要求，更好地服务公司。首先，作为文秘人员要充分了解公司的产业链，明确公司的发展前景，只有这样，才能在领导需要的时候提供值得参考的意见。其次，要努力学习科学文化知识，不断提高文字能力，毕竟文秘人员是需要撰写会议记录和公文材料的。再次，了解领导的工作程序，更好地配合领导工作。因为文秘人员也可以称为领导的助手，只有充分了解领导的工作特点，才能紧跟领导步伐，提高工作质量和工作效率。最后，学会细致办事，办公室文秘人员不仅仅需要文字表达能力，更需要协调统筹能力，在安排会议时，要考虑参会人员的名单、座位、会议内容和会议时间，提前安排好可以避免部分人员时间冲突造成不必要的麻烦。同时在安排领导出差时，也要充分考虑时间冲突问题，提前做好计划，飞机等交通工具的使用，宾馆、车辆的安排，路线的规划等都可以看出你是不是一名合格的办公室文秘人员。

2.6善于钻研，找到工作规律

一个优秀的文秘人员，要做的不仅仅是努力工作，更要学会在繁杂琐碎的工作中找到规律。同样的工作任务，有的人需要一天才能完成，而有的人只需要两三个小时就可以做到。这时你要思考为什么我的工作效率比别人低？而不仅仅是闷头苦干，当领导询问时觉得自己也完成了任务并且工作努力，殊不知这只是自我满足，工作效率极低造成的。虽然办公室工作大多是烦琐的，但也要讲究方式方法，从复杂的小事中找到共有的规律，这样不仅仅可以节省时间，降低工作强度和难度，更能提高工作效率，更好地帮助领导完成工作。

3.结束语

众所周知，在办公室工作中，文秘人员发挥着重要作用。作为一个合格的秘书，要做的是在会议上准确记录领导的任务和要求，并整理下发到各个部门。同时，文秘人员能否做到规范撰写公文和材料是判断工作是否合格的标准。因此，办公室文秘工作不仅仅需要优秀的文字表达能力，更需要沟通协调能力，从而更好地进行信息的传达。

参考文献：

[1]浅议办公室文秘工作水平的提升策略[J].陈建明.传播力研究.2020（05）.

[2]提高办公室文秘工作质量的策略[J].张琦.中小企业管理与科技（中旬刊）.2020（03）.

[3]办公室文秘工作质量和水平提高策略[J].祁迪.中外企业家.2020（02）.