严格的合同管理是增强企业管理效能的法宝

白静

摘要：合同管理，從单项合同角度，是指合同管理者对每一份合同从启动到谈判、签订、履行再到合同关闭的全部过程所进行的全面、系统和动态的管理;从企业角度，合同管理是指企业根据相关法律法规和内部规章制度，在单项合同管理的基础上对本企业全部合同进行的整体和全面的管理。本文从企业的角度，分析了合同管理中普遍存在的问题，并提出加强合同管理的措施。

关键词：合同;管理;企业

随着当今社会的不断完善和发展，人们的法律意识也在不断增强和提高，利用法律手段维护企业的合法权益，防止财产损失，提高经济效益，提高市场竞争力，也是企业可持续发展的重要手段和有效保障。对市场而言，企业合同管理的重要性和必要性在于：实现企业对市场的承诺，体现企业的诚信，提升企业的品牌和形象，是企业实现可持续发展的关键。一方面把企业的生产经营与市场联系起来，满足市场的重要性，提高企业适应市场、参与市场竞争的能力;另一方面，使企业在履行合同的过程中维护自身的合同权益，提高企业的经济效益。实践证明，完善的合同管理机制是一个企业健康运作的重要标志，更是增强企业内部组织机构的管理效能。

一、企业合同管理中存在的问题分析

合同管理是企业进行各项工作的一个基本前提，也是企业在整个经济社会中与其他经济主体进行经济往来的必备条件。但是就目前而言，很多企业在合同管理方面存在不少问题，表现在：

（一）对合同管理认识上的偏差

企业管理层经常会认为，合同管理是法律部门的事，我不太清楚。事实上，这是错误的。在企业内部，合同管理绝不仅仅是一个法律部门或律师的问题，也不是一个或两个部门或职位的问题。在企业内部，合同管理是各部门、各岗位面临合同时，要相互配合、相互监督，认真进行合同的法律、经济、专业评审。企业的合同管理要由各有关部门和岗位从头到尾参与，这样才能保证企业的合同利益。

（二）合同管理制度不健全

合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。但实际上，很多企业的合同没有归口管理，无备案，各部门各自为战，各自管理本部门的合同，甚至没有专职的合同管理人员。在企业里，如果没有规定严谨统一的合同管理制度，就会因为缺乏统一的制式，造成各部门权责不分明，制度规定条款冲突，合同经办部门和经办人员无所适从的局面。最后容易导致把合同管理只局限于文本审查和合同档案管理，不能将合同签订前的选商谈判和资质审查、签订中的审查授权、签订后的履行监控等工作有效地衔接起来。这样会往往给企业带来重大的经济损失和法律隐患。

（三）缺乏专业的合同管理人员

众所周知，合同与法律通常是紧密联系的，互不可分。合同管理主管人员在进行合同管理工作时，需同时具备合同和法律专业知识。合同管理员应当熟悉各种不同类型合同的主要内容，熟悉与企业有关的法律法规，具备相应的贸易、金融、工程等方面的知识，具有相应的合同管理经验。但在很多企业里，合同管理员不是科班出身，合同和法律知识欠缺，语言组织不严谨，往往导致合同条款不完备或约定不规范、用词不准确。

（四）合同审批过程过于复杂

从拟定合同文本，到合同管理人员修定，再到各部门负责人审核，最后签订合同，需要多个环节的流转。有些企业合同审批程序过于复杂，办事拖拉，效率低下，往往会造成合同在较长的一段时间内无法签订，延误时间。

二、加强企业合同管理的措施分析

（一）制定和完善合同管理的各项规章制度

企业合同管理制度作为现代企业管理制度的重要组成部分，它是把在合同管理中行之有效的、符合客观规律的措施和方法，以规章、规程、规定和制度的形式固定下来，使之成为企业合同管理人员在合同管理中必须遵守和执行的规范。合同管理工作的开展不能离开制度的约束，企业应结合自身实践和本企业的实际情况，制定适合本企业的合同管理规定及其实施细则等一系列规范性文件。同时，还应制定从委托代理、资信调查、签约、合同履行，到档案管理、合同管理员职责、监督机制等多种单项合同管理制度。这些制度的制定，不仅为所属各部门制定了办理合同的原则，也为合同管理工作的全面贯彻实施提供了有利条件，更为合同管理提供了坚实的理论基础。

（二）加强培训和教育，培养合同管理人才

合同管理人员的主要职责有：参与企业合同的谈判并提出相应意见和建议;审查和核实合同另一方的资质、信誉等;组织企业各项合同的评审;起草、审核各项合同文本;提出合同问题的相关法律意见和专业建议;协助检查、监督各项合同的履行;处理合同履行过程中产生的各种争议;组织并处理合同履行过程中出现的变更及违约索赔等工作;提供合同的条款与法律解释服务等。在合同管理工作中负有合同的审查、监督、跟踪和处理等管理责任。因此，要选择素质高、能力强、知识面广、责任心强的人员作为合同管理员，并鼓励合同管理人员参加法律和经济管理等方面的学习，提高他们的理论水平和业务水平，并引导合同管理人员相互交流、相互促进、取长补短。

（三）强化监督和结算管理

签约的主要目的是保障合同及时有效履行，防止违约行为的发生。因此，企业必须通过监督机制对合同履行情况实施有效管理。对合同的监督管理包括：审查监督、招标监督、预算监督、验收付款监督等。通过监督管理和跟踪管理，及时掌握各类合同的履行情况，及时发现影响合同履行的因素，以便随时向相应部门反馈。另外，合同结算是合同履行的重要环节，合同管理部门应与合同发起部门、财务部门密切配合与联系，把好合同的结算关。

总之，合同管理是企业管理的一项重要工作，是一种全过程、全方位、科学的管理，在企业的经济生活中扮演了极其重要的作用，良好的合同管理能够为企业的发展奠定坚实的基础。我们通过不断加强企业的合同管理，建立健全企业的合同管理制度，进而规范合同管理流程，最大限度地降低企业潜在的经济风险。加强企业在合同签订过程中的监管，可以有效地避免合同纠纷给企业造成的合同法律律风险，从而规范企业的经济行为，促进企业的良性发展。