事业单位人事档案管理工作的重要性及优化措施

易小莉

摘要：事业单位的人事档案管理工作可以将档案资源的整体利用率做到极大程度的提升，同时结合个人的德才能力及各时期的工作表现等为事业单位的资源分配和决策制度带来有力的支持。本文就事业单位人事档案管理工作所具有的重要性进行到深入分析，提出优化人事档案管理工作的科学措施，力求为事业单位选拔与任用人才提供数据凭据，满足人才调动的需求，从而加快人事管理的改革脚步，使事业单位在全新的管理模式下获得稳步发展。

关键词：事业单位;人事档案管理工作;重要性;优化措施

事业单位的人事档案管理工作是事业单位在各时期不断发展的重中之重，可以对工作人员的学习经历和工作成效等做到细致化的收集与全面的整合，让人事档案的内容愈发完善并极具真实性。在新时期下，人事档案管理工作凸显出其独有的价值，为事业单位各项决策的科学性与可行性带来极大程度的保障。为此，事业单位秉承着持续发展的理念，对人事档案管理工作进行针对性的优化，让管理工作在新时期下得到不断改进，将事业单位的服务水平提升到一个全新的高度。

一、事业单位人事档案管理工作的重要性

人事档案的科学管理可以对每位参与工作的人员的真实能力进行最为真实地反映，在事业单位的稳步前行中有重要的作用。一是为人才的聘用带来帮助，有着基础性的作用，可以完成员工的评价并对其工作经历做到全面掌握，在综合性的分析下做到知人善用。二是对员工的潜能进行多角度的挖掘，为人才培养方案的制定指明方向，也使各阶段的前行决策极具可行性与合理性，在人事工作的科学调整下，实现人力资源的科学优化。三是对于重要决策而言，人事档案将体现出员工不同时期的工作状态，在真实信息的参考下，让干部提拔更为公平。可见，档案管理工作重要性的探討是十分必要的，而工作的优化是保证人力资源管理成效的关键所在。

二、事业单位人事档案管理工作的优化措施

（一）健全管理制度，提高工作质量

人事档案可谓员工自传的一个缩影，也是其生平的记录，对个人的品行做到最真实的展现，而科学的管理制度可以给档案的真实性与可靠性带来极大程度的保证，也让工作人员可以有理可循，让工作愈发规范。那么，事业单位应带着长远的眼光对工作的各项要求做到细致化的明确，包括各阶段的工作内容、查阅要求、工作目标等内容，让管理人员可以结合档案的性质与特点来完成个性化和针对性地管理。除此之外，事业单位还应对岗位职责做到明晰，让管理工作做到有法可依，让各部门看清工作的重要性，从而加强联系，也在相应程度上将整体的工作质量做到极大程度的提高。在新时期下，档案管理工作应带有极强的时效性，才能满足重大决策和资源利用的真实需求，也将资源的利用效率做到有效提高。而这离不开健全的管理制度，那么监督部门应对归档工作进行定期检查，同时借助不定期的检查各时期的档案记录，在工作闭环中增强档案所应具有的真实性，也保证了工作的准确性。

（二）加快信息建设，保证档案安全

基于科技的飞速发展，人事档案的工作也应走入信息化，为无纸化办公的全面落实带来极大程度的推动。为此，事业单位结合社会的进步需求，引入先进的计算机技术和相应的设备等，例如，扫描仪的使用可以减少原有的工作量，避免因操作不当而损坏文件原件，也将纸档案转换为电子档案，将档案的使用寿命做到切实有效的延长。与此同时，事业单位的档案管理人员巧用处理软件来进行档案的全面收集和科学处理，设置相应的权限，减少私自查阅和损坏文件等操作，让档案管理极具规范性，保证档案所应具有的真实性。除此之外，事业单位借助网络传媒等手段将人事档案的使用效率、共享性做到极大程度的提高，也将影响范围不断扩大，彰显出信息化管理的价值。在新时代下，事业单位对人事资料的管理与登记环节进行针对性的优化，让电子档案满足各类查阅需求，在一目了然的方式下将查阅的整体效率提升，不会占用过多的等待时间。值得一提的是，网络的开放性强，事业单位必须做好档案的保存与使用，考虑到网络技术所具有的不稳定性，制定相应的安全措施，让档案管理愈发安全。

（三）重视员工培训，强化员工意识

人事档案的科学管理对事业单位的不断前行有重要的作用，管理人员对工作的重视程度必须提升，做好人力、财力与物力的科学投入与全面管理，加快档案工作室的建设，基于软硬件设备的改善将相关的制度做到细致化的落实，让人事档案的各项管理呈现出规范化和高效化。为此，事业单位对员工培训方案进行不断优化，结合不同级别的员工来实现个性化的培训，例如，划分为领导部门、各级管理人员、全体员工及专业的档案管理团队，在分类别的多元培训下强化员工的安全和责任意识。具体而言，一是领导层以身作则，彰显出档案管理具有的重要性，让各项管理制度愈发完善。二是各部门通力合作，在线上与线下的多种培训下控制好人员的密集度，让档案管理成为全员的责任，让管理工作的优化极具可行性。三是组织实践活动，丰富日常的培训，特别是对于临时人员要进行重点培训，使之掌握信息技术并能熟练进行相应的操作。除此之外，事业人员需要增强整体的保密意识，工作人员将有意识地规范自身的行为，谨遵规章制度，让档案的保密性不断提高。

三、结束语

在社会的不断前行中，事业单位的人事档案管理工作遇到不同程度的挑战，也面临着新的要求与标准，档案管理的相关人员必须对自身的综合能力做到极大程度的提升，才能让人事档案所收集的资料极具完整性和准确性，将工作的整体质量做到切实有效的提高。事业单位对人事档案管理更加重视，从管理制度的健全入手，加快信息化的建设，从而在先进技术的支持下实现无纸化的操作，优化借阅与登记等操作，提高人事档案资源的整体利用率，在减少工作量的同时将效率有效提升。

参考文献：

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