企业资金活动内部控制风险与措施浅析

潘祖怡

为了加强企业内部控制，提高企业经营管理水平和风险防范能力，财政部于2008年颁发《企业内部控制基本规范》，指导企业建立和实施内部控制。我国经济经过近几年的高速发展，目前已经进入到经济发展新常态中。如何在这种经济形势下保持较强的市场竞争力，做好资金风险防控，是每个国际贸易企业所需要解决的重点问题。资金内控管理应遵循全面性、有效性、审慎性、制衡性和适应性原则。即资金内控管理应以风险控制为核心，以审慎经营、防范和化解风险为出发点，渗透到资金活动的全过程和各操作环节，权责分明，相互牵制。

1 加强企业资金活动管控的意义

一是企业生产经营的全过程均受资金活动的影响。企业生产经营活动的开展与资金活动密不可分，经营结果的体现需要通过经营活动现金净流量等指标形式的资金活动得以体现；同时，由于不确定的影响因素较多，资金活动的内控管理通常是企业内控管理的一个薄弱环节。加强企业资金活动的管控，需要企业对自身业务活动的定位、对所处的经济、技术等环境做出清晰的判断，资金活动内部控制失效，轻则带来巨额损失，重则可能将企业的百年基业毁于一旦。因此，资金管理一直被视为企业财务管理的核心内容，加强企业资金活动管控，是企业生存和发展的内在需要。

二是企业的高质量、可持续发展需要加强对企业资金活动的管控。企业防范资金活动风险、维护资金安全是实现企业可持续发展的必备条件。资金活动贯穿企业生产经营的全过程，企业内、外部环节任何一个流程节点出现差错，都可能危及企业的资金安全、导致企业发生资金损失。加强企业资金活动管控，在及时发现问题、防范并化解有关风险的同时还可促进企业合理使用资金并提高资金效率。企业生产经营活动的有效开展，依赖于资金的存、流量。正确评价企业的资源条件和未来前景，筹资、投资活动科学高效，合理调剂生产经营中的资金余缺，有利于企业资金均衡流动并获得更好的经济效益。另外，加强企业资金活动管控，可从资金流转的角度控制企业的生产经营过程，根据资金活动指引规范企业的生产经营活动，促使企业规范运营并实现高质量和可持续发展。

2 企业资金活动内部控制风险

从制度层面，在实务中，已有的资金管理制度、职责与工作流程未能与时俱进，未能随着企业的发展壮大及时更新、修订，还存在与企业实际经营情况很多不相适宜之处，一些企业的资金活动虽然是按照行业规则或操作惯例进行，但未能形成书面的制度流程和操作规范，削弱了对实际业务的指导作用。二是未充分重视企业内控准则的“不相容职务分离”原则。不相容职务是指如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。“不相容职务分离”的规定主要体现在以下几个方面：会计与出纳相分离，出纳不得兼任稽核、会计档案保管和登记收入、支出、费用、债权、债务账目，不得独立编制《银行存款余额调节表》。会计与审计相分离。支票的保管与印章的保管相分离。支票的审核与签发相分离，实务中，很多企业的票据管理存在较大的漏洞，未对票据的购买、作废、核销、结余情况进行专门登记和进行定期或不定期地盘点、清理，如果空白票据丢失、票据使用不合理也会影响企业的资金安全。银行印鉴与企业财务章、人名章的保管相分离等等。违背了“不相容职务分离”原则，岗位之间的相互牵制作用不能充分发挥，企业资金活动的安全性将受到严重影响。

资金管控的基础工作不扎实。一是资金帐外循环问题。目前企业资金支付一般通过网上银行转帐，库存现金主要用于企业日常的小额零星支付。但不少企业未严格按照银行核定的每日库存现金余额上限保留现金，企业小金库的存在也会导致部分资金帐外循环，增加了涉税风险，影响公司资金活动的规范运作和风险防范，为腐败现象的滋生带来了便利，也极可能给企业带来经济和纳税信誉上的双重损失。另外，在市场价格波动较大的情况下，企业有可能通过期货市场的套期保值交易来规避资金损失风险，如果套期保值交易过程控制不当，也可能影响企业资金安全。二是未定期清理往来款，未建立明确的往来款项处理的制度规范和工作机制，业务部门和财务部对往来款管理的责任落实和考核不到位，应收账款周转率和资金使用效率低。一些企业为了抢占市场，扩大市场占有率，对上游供应商采取预付款方式，对下游客户采取赊销方式，企业的预付及应收账款大量增加。缺乏客户的信用等级管理，一些应收账款长期无法收回直至成为坏账。资产长期被债务人无偿占用，严重影响企业资产的流动性，给企业带来巨大的资金安全风险。三是没有及时清理闲置银行帐户并做好销户处理。一些企业集团虽实行了全级次出资企业的资金集中管理，但实际工作中仍有不少出资企业在银行多头开户，资金分散、沉淀在各银行帐户中，形成资金冗余，存贷双高，未能充分发挥资金的使用效率。四是会计数据失真造成的资金风险。完整、全面的会计数据能够准确地反映出企业经营状况以及资金运作信息，并为企业管理者决策提供可靠依据，而不准确、不完整、不及时的会计数据将导致企业的经营决策失效，也使企业资金失去了良好的决策时机。

企业的资金结构不合理。负债性资金与权益性资金比例关系的变动将对企业的资金管理带来重大的影响。如企业的资产负债率过高，企业短期内筹集的资金还款能力不足，则将造成企业内重大的资金风险，危及到企业的正常经营活动。我国当前贸易企业大部分资金来自于银行等金融机构，属于债务类型资金，当企业的负债超出一定的界限，易导致不合理的资本结构，较大程度上增加了资金风险。另外，如果企业资金使用计划不合理，库存占比大，资金流转速度慢，资金价值不能充分实现，也将造成大量的库存闲置与资金浪费。

存在筹资和资金投放效益风险。企业的年度经营计划和预算安排未能通过分析论证并有机结合，也未定期开展针对性的评价分析，未能提出合理的筹资方案，将引起企业决策层制定出不当的筹资决策，可能导致企业筹资成本过高，从而引发资本结构的不合理或无效融资。资金投放效益风险主要体现在企业集团分级管控体系框架下，宏观经济环境的复杂多变，资金成本和利率风险的不确定性，以及企业集团各管理层级之间可能存在的管理关系不明确、信息传递不规范、信息不透明或不对称、管理交叉或管理缺位等问题，使得管控效率低下或资源浪费，例如，在固定资产投资决策过程中，由于对投资风险的认识不足，决策失误及盲目投资导致产生巨额投资损失的产生，影响了企业的投资效益和长期偿债能力，同时欠缺调剂资金能力，深受资金流动性不足的困扰,企业的财务费用长期徘徊在较高水平。

3 企业资金活动管控总体要求

对资金活动实施内部控制，需要根据国家及地方的法律法规和监管制度的要求，结合企业生产经营的实际需要，设计科学合理、重点突出、便于操作的业务流程，制定针对关键控制点以及主要资金管控风险来源的内控措施，建立健全相应的内部控制制度。

一是根据企业自身发展战略，综合考虑宏观经济政策、市场环境、国家对环保的要求等因素，结合资金预算管理和资金适时监控，推进资金管理信息化建设，将投融资目标进行科学规划。二是建立相关制度，提供企业资金管控的基础性保障，使资金运作合法、规范。可根据内部控制规范等完善资金管理制度，强化资金内控管理；并通过严格的资金风控监督检查和项目后评价等手段，跟踪资金活动内控的实际效果，测评制度成效。三是控制资金活动的业务流程。资金流与企业生产经营活动互相影响、互相制约，企业必须充分考虑本企业生产经营活动的特征，结合历史数据识别、分析资金管控的主要风险控制点，根据生产经营活动的每一个环节、步骤的工作内容及程序设计资金活动相关内控制度，明确关键的业务、程序、人员和岗位等控制节点，明确各种资金活动的业务流程并加以其落实到实操人员；同时，企业也可以根据资金控制流程调整和优化生产经营活动流程并及时检验是否存在资金管控流程设计缺陷。四是加强资金集中管理。近年来，随着信息科学技术和数字化经济的快速发展，企业资金管理的总体能力得以极大提高，资金集中管理的优势明显扩大，有条件的企业集团可考虑积极探索搭建财务公司、资金结算中心等资金集中管控模式。五是保证制度执行落实落地。企业不严格执行资金管控的制度、措施，仅仅停留在制度的原则层面而不进一步制定操作细则、不采取针对性的具体措施，往往资金管控手段最终只能流于形式而无法发挥实效，同样可能给企业的资金活动造成严重损失。因此，企业资金内控活动能否取得实效的关键是相关的配套管控制度是否真正严格执行到位，如此才能保证资金活动决策目标的最终实现。

4 企业资金活动内部控制措施

一是确保权责分离,严格秉承“不相容职务分离”准则。除了不得由一人办理货币资金业务的全过程外，还不得由同一部门或个人办理合同、固定资产采购业务、投资业务的全过程，如合同签署（或委托签署）与条款订立、条款订立职务与法律顾问、合同谈判与合同定价、合同履行与收付款、批准采购与采购经办、询价定价与确定供应商、采购与验收、付款审批与付款执行、投资计划的编制与投资的审批、投资业务的操作与会计记录等等。同时，直系亲属还需执行“回避”原则，即企业领导人的直系亲属不得担任本企业的会计机构负责人、会计主管职务；会计机构负责人、会计主管人员的直系亲属不得在本企业会计机构中担任出纳职务；纪委委员的直系亲属不得担任本企业或下属企业的主要领导人职务等等。

二是加强全面预算管理，规范资金使用管理。明确企业资金业务资金动向,促进对财务指标的高效利用和分析,有效牵制企业的各项经营活动。提高经营性、投资性和筹资性现金流量的预测分析质量,对于资金流动的事前、事中开展有效管理,确保支付水平以及偿债能力与资金动向一致，完善以预算编制、资金审批以及监督一体化的资金预算控制系统，一旦确定,除非特殊情况，不得轻易修改资金预算数据，提高资金使用效率和效益。针对企业自身的营运状况制定刚性成本费用消耗定额，并要求强制执行，严控不合理的开支，最大程度地降低资金浪费；把控资金使用额度，做好资金使用的过程管控，严格按照资金管理制度审批使用，提高资金流通环节的周转速率，关注资金周转率等指标，减少企业资金的闲置与沉淀；调整优化企业存量资金结构及比例，运用利润无差别点法、价值分析法以及成本比价法等寻找适合本企业的盈亏平衡点，有效减少企业资金流转过程中的损耗与浪费，实现企业资金价值最大化。

三是规范企业资金筹集。树立正确的资金风险与财务成本理念，以成本低、风险小为资金使用目标，加强企业各部门之间的交流与沟通，鼓励更多的业务部门积极参与到融资方案策划过程中，以增强融资方案的科学性、全面性、合理性，组织讨论研究企业的历年融资数据，计算各项资金成本，选择合理的融资渠道与融资方式，并做好相关的经济趋势分析与定性预测，对风险进行分散管理与规避，将资金风险管理控制的节点予以前移，为制定下一年度的融资方案提供必要足的数据支持。

四是创造良好的资金活动内控环境。建立规范的法人治理结构，在筹资、投资和大额资金使用等重大资金决策方面，建立授权与责任分担的政策、制度及流程，做到授权有度、制衡有效。建立相应的激励约束机制，将资金的安全性、流动性、使用效率等纳入对企业的年度绩效考核指标。构建风险预警机制，有效避免投资风险。企业应从资金供给、投放、周转率、企业债务风险等因素出发，建立完善的风险预警机制，通过对投资对象及所处行业、前景与市场供给需求等方向进行风险评估，提高投资的成功率以及收益率。同时，还要强化资金风险事件与资金风险评估之间的有机结合，充分发挥出风险数据与风险预警系统的保障作用，满足不同类型的企业项目投资风险控制需求。

五是完善全程监督制度。对于层级较多的企业集团，应采取总会计师和财务部门负责人委派制，将关键岗位和关键少数把握在总部控制范围内，一级对一级负责，层层督导，层层落实。强化内部审计的职能作用。通过建立与加强企业内部与外部监管部门的监督、检查等工作机制，将防范与控制资金风险作为一项常态化的工作常抓常新。建立财务人员梯队建设，加强会计职业道德和职业能力教育培训，增强资金活动风险控制意识。

六是构建信息化平台提高财务工作质量。通过分析资金风险管理与评估的历史数据，得出风险与预警指标，通过资产负债、利润以及现金流量等信息数据的录入，搭建一个完善的信息化平台，形成准确、真实的财务报告，并通过信息化的数据处理手段来实现财务工作的标准化、规范化，有效提高企业的资金风险防控能力。

七是资金收支应执行全流程管理。资金收支业务由业务经办部门发起，负责对资金收支业务事项发生的真实性、合理性进行审核。具体措施是：

在办理资金支付时，业务部门需提交完整的前置程序文件、付款证明文件、支付信息文件等付款必备要件，根据款项性质、金额履行对应的资金支付审批程序。财务部门负责对资金收支业务的合规性和付款必备要件进行审核。在付款前置程序的合规性审核方面，应检查是否按照“三重一大”制度要求，履行相应审批程序，货物、工程和服务的采购活动是否按国家《招投标法》的规定开展采购招标相关程序，除员工正常报销业务，其余对外支付事项原则是否签订相关合同并履行合同审批、签订程序。在付款条件的充分性审核方面，应检查资金支付是否按合同约定提交付款证明文件，如发票、提单、到货验收单、工程结算单等，付款时是否就付款金额、付款证明文件与合同约定的一致性进行审核，确保付款条件充分。如付款条件发生变更的，是否按制度规定履行公司必要审批程序且以书面形式予以明确。同时，不得超合同进度、额度结算付款，尚未达到约定付款条件不得结算付款，需要签订合同的业务不得无合同结算付款。付款事项须纳入企业预算管理，审核是否按照预算管理制度规定履行预算外支出审批程序。在审批程序合规性审核方面，企业资金支付可根据不同的业务性质和金额建立分级分权管理和授权批准制度，明确资金收支审批程序和权限要求。对于大额资金支付，原则上应设置联签制度，经有权签字人联签审批后，方可办理款项支付。在支付信息准确性审核方面，资金支付前需对收款人名称、收款银行、收款账户、收款币种等收款信息进行审核。如收款信息发生变更，审核是否取得了收款方出具的正式变更文件，若通过邮件、传真等方式进行变更，审核经办部门是否对邮件地址、传真号等信息的真实性予以辨别确认，并通过电话等方式与收款方联系人对变更信息予以确认。对于付款要素不一致的，出纳有权拒绝款项支付，款项支付至少设置经办和复核两个节点，复核必须由财务负责人或会计主管担任。

在资金收款方面，经办人、经办部门要持续跟踪合同履行情况，定期对应收、预付款项予以催收，同时履行客户授信审批程序，并评估款项回收风险，必要时应采取担保措施或保全措施，降低损失。大额应收款项和预付款项在符合收款条件后无法收回的，经办部门须及时向有权决策机构报告，及时组织专项清收。在收款业务中，严禁未经审批以票据代替银行存款收款。财务人员应定期与客户进行往来对账，对账工作至少每季度开展一次，且不得由业务人员及出纳代替执行。

5 结束语

要高质量的对企业资金进行内控,必须全面地了解、熟悉当今企业资金内控过程中常见的风险以及管理的重点,并以此为基础,制定出符合企业自身情况的内部控制措施，规范企业经营活动，有效开展并持续改进企业资金活动行为，促进企业合理使用资金，提高资金使用效率，防范资金活动风险，维护资金安全，从而推动企业真正实现健康的可持续发展。