优化会计档案管理的重要环节分析

王鑫 吉林省集安市财政局

前言：随着时代的发展，社会的进步，行政事业单位会计档案管理问题越来越多样化。而优化会计档案管理有利于提升行政事业单位决策的正确性，为激励员工做好各个方面的工作奠定基础。因此，行政事业单位要做好会计档案的优化工作，充分认识优化会计档案管理的重要意义，从根本上提升会计档案管理质量。

一、优化会计档案管理的重要性

现阶段，很多行政事业单位的会计档案管理部门都是形同虚设，出现兼职档案管理工作的现象。在行政事业单位分析责任状况、对比经济状况过程中，会计档案是重要的依据和凭证[1]。行政事业单位只有合理参考会计档案，并且在此基础上积极的改革和创新，才能充分调动工作人员的主动性和积极性，及时发现行政事业单位经营管理中存在的问题。行政事业单位只有定期整理会计档案，才能有效总结财务管理中存在的不足，及时销毁超过管理范围的档案，为会计档案的真实性、完整性和可靠性提供重要保障。除此之外，会计档案有利于科学预算行政事业单位发展前景，编写完善的财务计划，促进行政事业单位健康可持续发展。

二、优化会计档案管理的策略

（一）做好会计档案归档管理工作。行政事业单位需要统一管理、保存和归档所有的会计档案，为了促进该工作的顺利进行，行政事业单位必须建立完善的会计档案归档制度。在具体归档中，行政事业单位要保证会计档案是属于本单位的，而财务部门则要有效整理、规范和收集日常会计档案，暂存一段时间后转交给档案管理部门。同时行政事业单位财务部门要严格按照相关标准编制目录，制作案卷，将档案统一保存和存档。如果行政事业单位没有设置专门的档案管理部门，那么财务部门要派遣专人负责会计档案的管理工作，禁止出纳人员管理会计档案。

（二）做好会计档案立卷管理工作。行政事业单位在开展会计档案立卷管理工作过程中，要严格按照规定使用专门的封皮装订档案，然后密封装订线，在密封处加盖会计专用章。在编制封面内容中，要保持内容的完整性、真实性，防止出现漏填现象。当完成立卷装订后，要按照一定的顺序将档案装填在档案盒中，并且在档案盒中明确标订。如果出现账目已经设置，但是并没有真实业务往来，可以保留相关的账页[2]。将会计档案转交给专业管理部门时，要保证档案的完整性。如果由于一些原因必须拆封会计档案，需要档案管理人员、业务人员、财务人员同时在场拆封，从而避免意外事件的发生。

（三）提升对会计档案管理工作的重视程度。首先，我国相关部门和工作人员要积极宣传会计档案管理工作，使用多种媒介宣传会计档案管理工作开展的必要性，积极创造良好的会计档案管理环境。其次，行政事业单位管理人员要积极响应国家的号召，合理开展各种活动，开展多种会议宣传会计档案管理工作。管理人员要充分发挥自身的榜样作用，让工作人员正确认识会计档案管理对行政事业单位发展的重要性，从而为会计档案管理工作的开展提供足够的人力支持。

（四）做好会计档案存放管理工作

无论是在档案室，还是在财务部门存放会计档案，都要派遣专人负责，并设置专门的档案存放柜。在存放档案过程中，相关工作人员要做好防火、防潮、防盗等工作，保证档案的通风性和透气性。同时行政事业单位要建立完善的档案查阅报备制度，当工作人员需要查阅档案时，必须有档案管理人员在旁监督。如果因工作需要将档案带出档案室，借阅人员和档案管理人员需要共同仔细检查档案材料，填写借阅单。当将档案归还时，要根据档案借阅单反复的检查。

（五）做好会计档案数字管理工作。首先，行政事业单位要重点培养档案管理人员的业务能力，提升档案管理人员网络技术水平，促使档案管理人员能够更加有效、全面的使用现代化档案管理软件，提升管理人员现代数字管理技术水平，打造一支高水平的、专业的管理队伍，为会计档案管理工作顺利开展奠定重要基础。行政事业单位要加强硬件设施建设，为财务部门提供专业的、先进的计算机设备，安装完善的账务管理系统，做好数据和信息备份工作，从而保证账务管理系统正常工作[3]。

（六）加强对会计档案管理人员的培训工作。档案管理人员是管理会计档案的主要负责人，因此要想优化会计档案管理工作，必须加强对会计档案管理人员的培训，组织会计档案管理人员参加专业学习活动，使他们形成正确的工作理念，较强的工作能力和较高水平的职业道德。在考核行政事业单位工作情况开展中，要将档案管理人员培训情况作为重要指标。在具体培训中，要提升档案管理人员专业知识的丰富性，使档案管理人员掌握熟练操作技能。行政事业单位要紧跟时代发展的步伐，在培训工作中有效融入先进的模式、理念和方法，为会计档案管理人员专业素养和水平的提升奠定基础。除此之外，要加强对会计档案管理人员的思想政治教育，使档案管理人员具有较强的责任心和使命感，坚持走科学发展道路，从而提升会计档案管理质量，促进行政事业单位档案管理工作有序开展。

结语：在行政事业单位会计工作开展中，会计档案管理是重要组成部分。为了更好的开展会计档案管理工作，优化各个工作环节，行政事业单位要做好会计档案归档、存放、数字管理等工作，有效利用各种资源，从根本上提升会计工作的有效性。